Zeitaufwand bei Behörden kann halbiert werden
© McKinsey
Bürger und Behörden könnten den Zeitaufwand für einzelne Verwaltungsdienstleistungen um bis zu 60 Prozent mehr als halbieren, Unternehmen jährlich bis zu 1 Milliarde Euro einsparen. Wie dies gelingen kann, zeigt eine neue gemeinsame Analyse des Branchenverbandes Bitkom und der Unternehmensberatung McKinsey & Company mit dem Titel „Smart Government – Wie die öffentliche Verwaltung Daten intelligent nutzen kann“. Die Studie analysiert zehn internationale Fallbeispiele für erfolgreiche Smart-Government-Initiativen. Unter Smart Government versteht man die Nutzung digitaler Technologien, um Dienstleistungen, Prozesse und Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern und neue Anwendungen zu ermöglichen.
Die zehn Erfolgsbeispiele zeigen ein gemeinsames Muster rund um sieben Erfolgsfaktoren: „Wenn die Verwaltung koordiniert, nutzerorientiert und agil vorgeht, kann sie mit oft erstaunlich geringem Aufwand beeindruckende Verbesserungen erzielen“, sagte McKinsey-Partner Matthias Daub bei der Präsentation der Studie auf der Smart Country Convention am Mittwoch in Berlin. Wichtig sei aber auch, offen für innovative Technologien und Partnerschaften zu sein sowie rechtliche und politische Hürden aktiv anzugehen.
Bitkom-Präsident Achim Berg: „Durch den Einsatz digitaler Technologien wird die Arbeit von öffentlichen Verwaltungen schneller, effizienter, kostengünstiger und transparenter. Nur ein leistungsfähiger Staat garantiert ein großes Vertrauen in seine Institutionen und ist die Grundlage für eine starke Wirtschaft, um langfristig Wachstum und Wohlstand zu sichern. Die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen bietet die große Chance, verloren gegangenes Vertrauen bei den Bürgern zurückzugewinnen, und bringt Staat und Verwaltung wieder näher an Bürger und Unternehmen. Zudem erschließt er den Unternehmen einen Multi-Milliarden-Markt mit zahlreichen neuen Anwendungen. Dafür gibt die Studie viele spannende Anschauungsbeispiele.“
Das große Potenzial für Deutschlands Verwaltungen erklärt sich der Analyse zufolge aus drei Trends: Immer mehr und immer vielfältigere Daten können gesammelt werden. Gleichzeitig sinken die Kosten für das Speichern und Auswerten der erhobenen Daten. Und schließlich bieten Fortschritte im Bereich der Statistik und künstlichen Intelligenz (KI) immer bessere Möglichkeiten zur Datenanalyse.
Die zehn Fallbeispiele, die analysiert wurden, nutzen diese Trends: In Dänemark können Bürger vorausgefüllte Formulare auf einem zentralen Online-Portal für Verwaltungsdienstleistungen nutzen. Die Stadt Los Angeles hat die Verkehrssicherheit von Schülern durch die gezielte Auswertung von Verkehrsdaten verbessert. Und in Frankreich nutzen Arbeitsbehörden erfolgreich KI-gestützte Datenanalysen, um Arbeitssuchende bei der Jobvermittlung besser zu unterstützen. Aber auch in Deutschland finden sich bereits erste erfolgreiche Anwendungen, etwa die datengestützte Fangquotenüberwachung in deutschen Gewässern.
Aus den Erfolgsbeispielen leiten sich nach Aussage von McKinsey-Partner Daub klare Handlungsempfehlungen ab. Dazu zählt unter anderem die Weiterentwicklung des regulatorischen Rahmens beispielsweise durch die gesetzliche Verankerung des „Once Only“-Prinzips. Dieses regelt, dass Bürger und Unternehmen bestimmte Standardinformationen den Behörden nur noch einmal mitteilen müssen. Diese Wiedernutzung von Daten bringe eine „Datensparsamkeit“ mit sich, die dem Datenschutz diene, statt ihn zu schwächen, betonte Daub.
Darüber hinaus seien Smart-Government-Anwendungen oft auf den Austausch oder die Zusammenführung von Daten über Behördengrenzen hinweg angewiesen. Deshalb müsste von der Politik der Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur gezielt gefördert werden. Wichtig auch: die Etablierung einer Mentalität „Learning by doing“ in Behörden: „Verschiedenste Anwendungen sollten einfach mal ausprobiert und gegebenenfalls auch wieder verworfen werden“, empfiehlt Daub. Wichtig sei hier vor allem, sich immer an den Nutzerbedürfnissen zu orientieren. Auch externe Kooperationen spielen eine zentrale Rolle: „Behörden sollten über Partnerschaften mit Start-ups oder Forschungseinrichtungen nachdenken und sich mit anderen Behörden aktiv austauschen.“ Kaum eine Behörde verfüge intern über alle erforderlichen Kompetenzen oder Ressourcen, um Smart Government direkt in die Praxis zu übertragen.
Geringer Aufwand, beeindruckende Resultate
Die zehn Erfolgsbeispiele zeigen ein gemeinsames Muster rund um sieben Erfolgsfaktoren: „Wenn die Verwaltung koordiniert, nutzerorientiert und agil vorgeht, kann sie mit oft erstaunlich geringem Aufwand beeindruckende Verbesserungen erzielen“, sagte McKinsey-Partner Matthias Daub bei der Präsentation der Studie auf der Smart Country Convention am Mittwoch in Berlin. Wichtig sei aber auch, offen für innovative Technologien und Partnerschaften zu sein sowie rechtliche und politische Hürden aktiv anzugehen.
Bitkom-Präsident Achim Berg: „Durch den Einsatz digitaler Technologien wird die Arbeit von öffentlichen Verwaltungen schneller, effizienter, kostengünstiger und transparenter. Nur ein leistungsfähiger Staat garantiert ein großes Vertrauen in seine Institutionen und ist die Grundlage für eine starke Wirtschaft, um langfristig Wachstum und Wohlstand zu sichern. Die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen bietet die große Chance, verloren gegangenes Vertrauen bei den Bürgern zurückzugewinnen, und bringt Staat und Verwaltung wieder näher an Bürger und Unternehmen. Zudem erschließt er den Unternehmen einen Multi-Milliarden-Markt mit zahlreichen neuen Anwendungen. Dafür gibt die Studie viele spannende Anschauungsbeispiele.“
Das große Potenzial für Deutschlands Verwaltungen erklärt sich der Analyse zufolge aus drei Trends: Immer mehr und immer vielfältigere Daten können gesammelt werden. Gleichzeitig sinken die Kosten für das Speichern und Auswerten der erhobenen Daten. Und schließlich bieten Fortschritte im Bereich der Statistik und künstlichen Intelligenz (KI) immer bessere Möglichkeiten zur Datenanalyse.
Smart Government: Zehn Erfolgsbeispiele aus zehn Ländern
Die zehn Fallbeispiele, die analysiert wurden, nutzen diese Trends: In Dänemark können Bürger vorausgefüllte Formulare auf einem zentralen Online-Portal für Verwaltungsdienstleistungen nutzen. Die Stadt Los Angeles hat die Verkehrssicherheit von Schülern durch die gezielte Auswertung von Verkehrsdaten verbessert. Und in Frankreich nutzen Arbeitsbehörden erfolgreich KI-gestützte Datenanalysen, um Arbeitssuchende bei der Jobvermittlung besser zu unterstützen. Aber auch in Deutschland finden sich bereits erste erfolgreiche Anwendungen, etwa die datengestützte Fangquotenüberwachung in deutschen Gewässern.
Aus den Erfolgsbeispielen leiten sich nach Aussage von McKinsey-Partner Daub klare Handlungsempfehlungen ab. Dazu zählt unter anderem die Weiterentwicklung des regulatorischen Rahmens beispielsweise durch die gesetzliche Verankerung des „Once Only“-Prinzips. Dieses regelt, dass Bürger und Unternehmen bestimmte Standardinformationen den Behörden nur noch einmal mitteilen müssen. Diese Wiedernutzung von Daten bringe eine „Datensparsamkeit“ mit sich, die dem Datenschutz diene, statt ihn zu schwächen, betonte Daub.
Darüber hinaus seien Smart-Government-Anwendungen oft auf den Austausch oder die Zusammenführung von Daten über Behördengrenzen hinweg angewiesen. Deshalb müsste von der Politik der Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur gezielt gefördert werden. Wichtig auch: die Etablierung einer Mentalität „Learning by doing“ in Behörden: „Verschiedenste Anwendungen sollten einfach mal ausprobiert und gegebenenfalls auch wieder verworfen werden“, empfiehlt Daub. Wichtig sei hier vor allem, sich immer an den Nutzerbedürfnissen zu orientieren. Auch externe Kooperationen spielen eine zentrale Rolle: „Behörden sollten über Partnerschaften mit Start-ups oder Forschungseinrichtungen nachdenken und sich mit anderen Behörden aktiv austauschen.“ Kaum eine Behörde verfüge intern über alle erforderlichen Kompetenzen oder Ressourcen, um Smart Government direkt in die Praxis zu übertragen.