Caya gibt Expertentipps zur Einführung von Agentursoftware

Die Empfehlung lautet, nicht unbedingt auf typische Standardsoftware zu setzen, sondern stattdessen auf einzelne Tools, die individuell kombiniert werden können. Damit die Einführung erfolgreich ist, finden Interessenten außerdem wichtige Kriterien, auf die sie achten sollten, sowie einen Vier-Schritte-Fahrplan zur Implementierung.

„Die passende Software kann die tägliche Arbeit enorm vereinfachen, beschleunigen und qualitativ verbessern“, weiß Caya-Geschäftsführer Alexander Schneekloth und ergänzt: „Voraussetzung ist, dass die Lösung oder die Lösungen wirklich geeignet sind, korrekt implementiert und verwendet werden.“ Dabei stehen alle Unternehmen vor denselben grundlegenden Herausforderungen. Dementsprechend sollten sie in jedem Fall bestimmte Kriterien beachten. „Welche das sind, haben wir in einer Checkliste zusammengetragen“, so Alexander Schneekloth.

Alexander Schneekloth, Caya-Geschäftsführer

Erfolgskritische Aspekte

Dieser Zusammenstellung zufolge sollte jede Businesssoftware eine gute Usability aufweisen und out of the box anwendbar sein. Dadurch werden eine einfache Bedienung und ein schneller Start möglich. Modularität stellt sicher, dass benötigte Funktionen vorhanden sind, irrelevante Features das Tool jedoch nicht aufblähen. Für eine gute Vernetzung verschiedener Lösungen ist eine hohe Konnektivität von Vorteil. Skalierbarkeit eröffnet Wachstumschancen und App-Anwendungen schaffen mobile Lösungen. Darüber hinaus ist wichtig, dass digitale Tools den Mitarbeitern Arbeit abnehmen anstatt aufbürden. Selbstverständlich sollte auch die EU-Datenschutzgrundverordnung berücksichtigt werden und der Preis angemessen sowie transparent sein.

Zur Einführung empfiehlt Caya ein Vorgehen in vier Etappen. „Als Erstes sollten die Verantwortlichen die Ausgangssituation analysieren und herausarbeiten, welchen Prozess sie digitalisieren und welches Problem sie lösen wollen“, rät Alexander Schneekloth. Danach gelte es, klein zu beginnen. Dies ist zum Beispiel mit der Terminverwaltung möglich. Haben Unternehmen dann Erfahrungen gesammelt, können sie zu weiteren Projekten übergehen. Der dritte Meilenstein: die Mitarbeiter einbeziehen. „Dem Team einfach eine Software vorzusetzen und zu hoffen, dass etwas passiert, ist der größte Fehler, den Verantwortliche begehen können“, weiß Alexander Schneekloth. Daher hat Caya erläutert, dass auch Onboarding und Changemanagement berücksichtigt werden sollten und Ansatzpunkte dafür aufgezeigt. Zuletzt bilde professionelles Mitarbeiter-Empowerment eine tragende Säule für die aktive Beschleunigung der Digitalisierung in einem Unternehmen und das Schaffen höherer Akzeptanz.

Lösungen im Vergleich

Um Verantwortliche bei der Auswahl von Agentursoftware zu unterstützen, hat Caya die Produkte MOCO, Troi sowie HQ einander gegenübergestellt. Statt eines Komplettsystems empfiehlt der Dienstleister jedoch den Best-of-Breed-Ansatz zu verfolgen. Für jede Aufgabe das beste Tool auszuwählen und alle zu einem individuellen Stack miteinander zu kombinieren, bringe mehr Agilität und Reaktionsfähigkeit, Sicherheit, Aktualität und Skalierbarkeit mit sich. Unternehmen können effizienter und produktiver arbeiten.

Beispielhaft werden 13 Tools für verschiedene Bereiche vorgestellt. Die Spanne reicht von Postdigitalisierung und Task Management über Zeiterfassung, Kollaboration und Buchführung bis hin zu Wissensmanagement, Workflows und Datenaustausch. Je nach Auswahl und Kombination können unzählig viele Variationen eines perfekten Tool Stacks entstehen.

Mühe, die sich rentiert

Dies kostet Zeit und Aufwand. Allerdings lohnt sich die Investition. Denn jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und Ausgangslagen aufgrund bereits bestehender Tools. Deshalb kann selbst die beste standardisierte Komplettlösung nicht das leisten, was eine individuell zusammengestellte und optimierte Softwarelandschaft zu erbringen vermag. Trotzdem ist für den Erfolg letztlich die Nutzung ausschlaggebend. Für diese wiederum kommt es auf das richtige Vorgehen an. Der Agentursoftware Vergleich  liefert dafür eine solide Basis und ist auf der Website von Caya kostenfrei verfügbar.