Happy Birthday PDF: Ein Meilenstein der Digitalisierung wird 30

Die Bestellbestätigung des Geschäftspartners, die Präsentation aus der Uni oder die Konzerttickets für das Wochenende – sie alle erreichen uns in der Regel als Portable Document Format, besser bekannt als PDF. Die erste öffentliche Vorstellung des Dateiformats jährt sich am 15. Juni zum dreißigsten Mal. Seitdem hat es insbesondere die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen maßgeblich vorangebracht: 9 von 10 Unternehmen (90 Prozent) sehen die Entwicklung des PDF-Standards als einen Meilenstein für die Digitalisierung des Büros. 88 Prozent geben an, täglich mit PDFs zu arbeiten. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die über 500 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigen befragt wurden.

Demnach ist das PDF für die allermeisten Unternehmen kaum noch wegzudenken: Insgesamt sagen 92 Prozent der Unternehmen, PDFs haben sich bei ihnen als Standard etabliert. „Mit der PDF-Einführung vor 30 Jahren konnten endlich elektronische Dokumente originalgetreu und plattformübergreifend ausgetauscht werden, ohne dass sich das Layout, die Schriftarten oder die Formatierung änderten. Diese Unabhängigkeit von Hardware, Software oder Betriebssystem hat maßgeblich zum Siegeszug des PDFs beigetragen – und zur Übermittlung digitaler Dokumente in allen Lebensbereichen“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Das PDF hat einen globalen Standard gesetzt und damit die Art und Weise, wie wir Informationen austauschen und dokumentieren, in fast allen Branchen revolutioniert. So konnten nicht nur Arbeitsabläufe innerhalb und zwischen Unternehmen optimiert werden, sondern gerade durch die Möglichkeit der Textsuche und Anpassungsfähigkeit in Bezug auf Textgröße und Kontrast die Funktionalität und Barrierefreiheit von Dokumenten verbessert werden.“ 

Dies ist den Unternehmen auch bewusst: 86 Prozent sagen, PDFs leisten einen wichtigen Beitrag zum barrierefreien Arbeiten. Insgesamt 82 Prozent sagen, PDFs erleichtern ihnen den Geschäftsalltag, unter großen Unternehmen ab 500 Beschäftigten sogar 90 Prozent. Darüber hinaus leistet das PDF aber auch einen Beitrag zum schonenderen Umgang mit Ressourcen: 84 Prozent der Unternehmen geben an, zunehmend PDFs anstelle von Briefen zu verschicken. Außerdem nutzen 58 Prozent PDFs zur Archivierung. Dies ist unter großen Unternehmen mit über 500 Beschäftigten mit 75 Prozent bereits wesentlich weiter verbreitet als unter mittleren mit 100 bis 499 Beschäftigten (62 Prozent) und kleinen Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten (57 Prozent). 

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverband Bitkom durchgeführt hat. Dazu wurden 505 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten telefonisch befragt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellung lautete: „Im Folgenden lese ich Ihnen Aussagen zur Verwendung von PDF-Dokumenten vor. Bitte sagen Sie mir, inwiefern die folgenden Aussagen auf Ihr Unternehmen bzw. Ihrer Meinung nach zutreffen.“