Elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch
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Elektronische Rechnungen finden in der deutschen Unternehmenspraxis immer höhere Verbreitung und Akzeptanz. Das zeigt die Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ der Mittelstand 4.0-Agentur Handel, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg als Träger der Agentur im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat. Auch wenn die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist, besteht dennoch viel Potential für Effizienzsteigerungen. So drucken vier von zehn Unternehmen eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. 42 Prozent erfassen die Rechnungsdaten nochmals manuell in den internen Systemen, obwohl die Rechnungsdaten ja bereits in digitaler Form vorliegen. Ein weiteres Ergebnis: Mit den rechtlichen Vorschriften zur Archivierung von elektronischen Rechnungen nehmen es viele Unternehmen nicht so genau.
Die Ergebnisse der Unternehmensbefragung zeigen, dass sich die elektronische Form der Rechnung in Deutschland immer weiter durchsetzt. So gaben 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger an, dass sie die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung bevorzugen – rund 20 Prozentpunkte mehr als in der vorherigen Befragung aus dem Jahr 2015. Und es ist damit zu rechnen, dass der Anteil elektronischer Rechnungen weiter steigt: Sechs von zehn Rechnungsversendern und empfängern wollen den digitalen Anteil steigern. Die Empfänger wollen dieses Ziel überwiegend durch die Ansprache ihrer Lieferanten erreichen.
Als Haupttreiber für den Trend zur elektronischen Rechnung sehen die Unternehmen Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungs-verarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen. „Zur Vorbereitung der Studie haben wir zahlreiche Gespräche mit Unternehmen und Experten geführt. Einige Unternehmen gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie anstatt papierhafter Rechnungen elektronische Rechnungen versenden und die Prozesse auch beim Rechnungseingang digitalisieren. Hier schlummert also auch enormes finanzielles Potenzial.“, so Holger Seidenschwarz, Projektleiter und Verantwortlicher für die Studie beim durchführenden Institut ibi research an der Universität Regensburg.
Die Anpassung der internen Prozesse und die Suche nach in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbaren technischen Lösung sind demnach die größten Herausforderungen für die Unternehmen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. Deutlich zeigt sich aber auch, dass die Schere bei der Prozessdigitalisierung zwischen kleinen und großen Unternehmen auseinandergeht. So haben rund drei Viertel der großen Unternehmen digitale Bearbeitungsprozesse für elektronische Rechnungen und die Hälfte nutzt strukturierte Rechnungsdaten, die vom Versender zur Verfügung gestellt werden. Kleine Unternehmen bearbeiten elektronische Rechnungen dagegen häufig gar nicht selbst im Haus: Knapp ein Viertel von ihnen leitet sie an externe Dienstleister – wohl häufig den Steuerberater – weiter. Bei vielen Unternehmen besteht weiterhin hohes Digitalisierungspotential: So drucken vier von zehn Unternehmen eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. 42 Prozent erfassen die Rechnungsdaten nochmals manuell in den internen Systemen, obwohl die Rechnungsdaten ja bereits in digitaler Form vorliegen.
Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation, insbesondere bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen. Gerade in diesem Bereich hat sich aber durch die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) einiges getan. Trotz der Pflicht, elektronische Rechnungen im (digitalen) Original zu archivieren, tun dies rund ein Drittel der kleinen Unternehmen nicht. Und gar 68 Prozent von ihnen haben keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen für Rechnungsbearbeitung und archivierung. „Hier müssen die Unternehmen weiterhin sensibilisiert und über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten informiert werden“, konstatiert Seidenschwarz.
Für die Studie wurden von Juni bis August 2017 rund 300 Unternehmen aller Branchen und Unternehmensgrößen befragt.
Die Ergebnisse der Unternehmensbefragung zeigen, dass sich die elektronische Form der Rechnung in Deutschland immer weiter durchsetzt. So gaben 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger an, dass sie die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung bevorzugen – rund 20 Prozentpunkte mehr als in der vorherigen Befragung aus dem Jahr 2015. Und es ist damit zu rechnen, dass der Anteil elektronischer Rechnungen weiter steigt: Sechs von zehn Rechnungsversendern und empfängern wollen den digitalen Anteil steigern. Die Empfänger wollen dieses Ziel überwiegend durch die Ansprache ihrer Lieferanten erreichen.
Als Haupttreiber für den Trend zur elektronischen Rechnung sehen die Unternehmen Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungs-verarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen. „Zur Vorbereitung der Studie haben wir zahlreiche Gespräche mit Unternehmen und Experten geführt. Einige Unternehmen gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie anstatt papierhafter Rechnungen elektronische Rechnungen versenden und die Prozesse auch beim Rechnungseingang digitalisieren. Hier schlummert also auch enormes finanzielles Potenzial.“, so Holger Seidenschwarz, Projektleiter und Verantwortlicher für die Studie beim durchführenden Institut ibi research an der Universität Regensburg.
Die Anpassung der internen Prozesse und die Suche nach in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbaren technischen Lösung sind demnach die größten Herausforderungen für die Unternehmen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. Deutlich zeigt sich aber auch, dass die Schere bei der Prozessdigitalisierung zwischen kleinen und großen Unternehmen auseinandergeht. So haben rund drei Viertel der großen Unternehmen digitale Bearbeitungsprozesse für elektronische Rechnungen und die Hälfte nutzt strukturierte Rechnungsdaten, die vom Versender zur Verfügung gestellt werden. Kleine Unternehmen bearbeiten elektronische Rechnungen dagegen häufig gar nicht selbst im Haus: Knapp ein Viertel von ihnen leitet sie an externe Dienstleister – wohl häufig den Steuerberater – weiter. Bei vielen Unternehmen besteht weiterhin hohes Digitalisierungspotential: So drucken vier von zehn Unternehmen eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. 42 Prozent erfassen die Rechnungsdaten nochmals manuell in den internen Systemen, obwohl die Rechnungsdaten ja bereits in digitaler Form vorliegen.
Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation, insbesondere bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen. Gerade in diesem Bereich hat sich aber durch die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) einiges getan. Trotz der Pflicht, elektronische Rechnungen im (digitalen) Original zu archivieren, tun dies rund ein Drittel der kleinen Unternehmen nicht. Und gar 68 Prozent von ihnen haben keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen für Rechnungsbearbeitung und archivierung. „Hier müssen die Unternehmen weiterhin sensibilisiert und über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten informiert werden“, konstatiert Seidenschwarz.
Für die Studie wurden von Juni bis August 2017 rund 300 Unternehmen aller Branchen und Unternehmensgrößen befragt.