Mit CRM-Software zum passenden Esel
Ein Esel ist nicht stur – er ist nur vorsichtig. Hat er einmal Vertrauen in einen Menschen gefasst, folgt er ihm ohne Zögern – das weiß die Interessengemeinschaft für Esel- und Mulifreunde (IGEM) in Deutschland, bei der sich alles um den Equus asinus dreht. Nicht nur die Daten ihrer Mitglieder verwaltet die IGEM mit der CRM-Lösung aus dem Hause cobra – auch Zuchtklasse, Körpermaße und Wettbewerbsergebnisse der Tiere sind in der Datenbank jederzeit abrufbar.
Der Verein, der sein ganzes Augenmerk auf Esel und Mulis richtet, organisiert bundesweit Veranstaltungen, führt Jugendliche an die Arbeit mit Eseln heran und versendet vierteljährlich die Vereinszeitschrift „Esel-Post“. Erklärtes Ziel sind Tierschutz sowie artgerechte Haltung und Nutzung von Eseln und Mulis. Die Umstellung auf cobra CRM PLUS erleichtert die Organisation und Verwaltung erheblich – und schafft Freiräume für die Arbeit rund um das graue Huftier.
Datenabgleich gespart – dank Live-Zugriff
Zur Verwaltung ihres Adressbestands, mittlerweile bestehend aus mehr als 1.200 Haltern, Züchtern und Freunden von Eseln, Maultieren und Mauleseln, hatte die IGEM bereits cobra Adress PLUS im Einsatz. Mit wachsender Mitgliederzahl und einer zunehmend komplexen Aufgabenstellung sollte die Software so umgestellt werden, dass alle Beteiligten von ihrem jeweiligen Büro aus auf eine zentrale Plattform zugreifen können und damit ein aufwändiger, regelmäßiger Abgleich der Daten entfällt.
Die Lösung: Der Server wurde zu einem Hoster verlegt. Nun greifen die Mitglieder des Vorstands über eine CITRIX-Plattform auf die Adressen zu und verwalten auf diesem Wege alle Daten, ohne dass hierfür eine Synchronisation erforderlich ist. Die Datenbank wurde von cobra Adress PLUS auf cobra CRM PLUS umgestellt.
Das Maß ist toll: Zuchtklassen in Zusatztabellen
In cobra verwaltet der Verein alle Mitgliedsadressen. Der Versand der Mitgliedszeitschrift „Esel-Post“ und der Einladungen zu den Mitgliedertreffen erfolgt über den Adressbestand der Datenbank. Damit ist automatisch dokumentiert, welches Mitglied angeschrieben wurde. Auch Anfragen und Antworten werden in der cobra Kontakthistorie gespeichert und sind so jederzeit für alle Vorstandsmitglieder nachvollziehbar.
„cobra CRM PLUS erleichtert die Vereinsverwaltung enorm. Alles ist übersichtlich angeordnet und alle Informationen werden passend zum Mitglied angezeigt. Auch die Adressrecherchen für die Zeitschrift Esel-Post erfolgt in kürzester Zeit. Hier genügen wenige Klicks um die Adressen für die Druckerei getrennt nach In – und Ausland herauszufiltern“, erklärt Petra Maurer, zweite Vorsitzende des Vorstands, die Arbeitserleichterung durch die CRM Software. Mithilfe von cobra werden außerdem im Handumdrehen Etiketten oder Mitgliederlisten ausgedruckt und Adressen beispielsweise nach Regionen recherchiert.
Neu ist, dass auch die Tiere in der Datenbank erfasst sind. So existiert eine Zusatzdatentabelle, in der alle von den Mitgliedern gemeldeten Esel und Mulis mit ihren Stammdaten eingetragen werden. Dabei war es wichtig, dass auch zusätzliche Informationen wie Zuchtklassen, Körpermaße und Wettbewerbsergebnisse der Esel und Maultiere in cobra abrufbar sind und schnell dem entsprechenden Tier und dessen Halter zugeordnet werden können.
cobra Partner Siegel nutzte zu diesem Zweck mit den Untertabellen eine weitere Möglichkeit von cobra CRM PLUS, Daten strukturiert anzulegen. In diesen Untertabellen trägt Bernd Schmutz, zuständig für das deutsche Eselstammbuch, nun die Ergebnisse der Wettbewerbe und die Körpermaße der Tiere, möglichst von Geburt bis zum aktuellen Datum ein. Bei den Treffen legt eine Jury anhand von 15 Kriterien wie z.B. Gebiss, Bein- und Hufstellung oder Rücken, unter Berücksichtigung der in den Wettbewerben erreichten Punkte, die Einstufung der Tiere in die Zuchtklassen fest. Dabei geht es darum, die Nutzbarkeit der Tiere aufzuzeigen, die Eignung für die Zucht festzulegen und die erste Esel- und Mulidatenbank überhaupt zu erstellen, die auch wissenschaftlichen Zwecken dienen kann.
Da alle Daten der Tiere lückenlos erfasst werden, kann der Weg des Tieres von Geburt an nachvollzogen werden. Dank der umfangreichen Recherchefunktionen in cobra kann nun anhand eines Tieres der Besitzer ermittelt oder die Datenbank nach speziellen Zuchtklassen durchforstet werden.
Automatische Ermittlung der Zuchtklasse
Geplant ist nun in einem weiteren Schritt einen speziellen Erfassungsdialog zu erstellen, in dem die Bewertungen, Körpermaße und die Ergebnisse der Wettbewerbe eingetragen werden. Anhand dieser Infos kann über eine Zusatzprogrammierung automatisch die Einordnung eines Tieres in die entsprechende Zuchtklasse erfolgen. Für Bernd Schmutz bedeutet dies eine weitere Zeitersparnis und einen großen Schritt hin zur ersten umfangreichen Eseldatenbank in Deutschland: „Durch die Anpassungs- und Erweiterungsfähigkeit von cobra haben wir die Flexibilität, unsere Datenerfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten zu optimieren und auf Veränderungen schnell zu reagieren. So war es z.B. ein Leichtes, eine Auswertung über die Verteilung der Esel in Deutschland für die Zeitung "die Zeit" zu erstellen.“
Der Verein, der sein ganzes Augenmerk auf Esel und Mulis richtet, organisiert bundesweit Veranstaltungen, führt Jugendliche an die Arbeit mit Eseln heran und versendet vierteljährlich die Vereinszeitschrift „Esel-Post“. Erklärtes Ziel sind Tierschutz sowie artgerechte Haltung und Nutzung von Eseln und Mulis. Die Umstellung auf cobra CRM PLUS erleichtert die Organisation und Verwaltung erheblich – und schafft Freiräume für die Arbeit rund um das graue Huftier.
Datenabgleich gespart – dank Live-Zugriff
Zur Verwaltung ihres Adressbestands, mittlerweile bestehend aus mehr als 1.200 Haltern, Züchtern und Freunden von Eseln, Maultieren und Mauleseln, hatte die IGEM bereits cobra Adress PLUS im Einsatz. Mit wachsender Mitgliederzahl und einer zunehmend komplexen Aufgabenstellung sollte die Software so umgestellt werden, dass alle Beteiligten von ihrem jeweiligen Büro aus auf eine zentrale Plattform zugreifen können und damit ein aufwändiger, regelmäßiger Abgleich der Daten entfällt.
Die Lösung: Der Server wurde zu einem Hoster verlegt. Nun greifen die Mitglieder des Vorstands über eine CITRIX-Plattform auf die Adressen zu und verwalten auf diesem Wege alle Daten, ohne dass hierfür eine Synchronisation erforderlich ist. Die Datenbank wurde von cobra Adress PLUS auf cobra CRM PLUS umgestellt.
Das Maß ist toll: Zuchtklassen in Zusatztabellen
In cobra verwaltet der Verein alle Mitgliedsadressen. Der Versand der Mitgliedszeitschrift „Esel-Post“ und der Einladungen zu den Mitgliedertreffen erfolgt über den Adressbestand der Datenbank. Damit ist automatisch dokumentiert, welches Mitglied angeschrieben wurde. Auch Anfragen und Antworten werden in der cobra Kontakthistorie gespeichert und sind so jederzeit für alle Vorstandsmitglieder nachvollziehbar.
„cobra CRM PLUS erleichtert die Vereinsverwaltung enorm. Alles ist übersichtlich angeordnet und alle Informationen werden passend zum Mitglied angezeigt. Auch die Adressrecherchen für die Zeitschrift Esel-Post erfolgt in kürzester Zeit. Hier genügen wenige Klicks um die Adressen für die Druckerei getrennt nach In – und Ausland herauszufiltern“, erklärt Petra Maurer, zweite Vorsitzende des Vorstands, die Arbeitserleichterung durch die CRM Software. Mithilfe von cobra werden außerdem im Handumdrehen Etiketten oder Mitgliederlisten ausgedruckt und Adressen beispielsweise nach Regionen recherchiert.
Neu ist, dass auch die Tiere in der Datenbank erfasst sind. So existiert eine Zusatzdatentabelle, in der alle von den Mitgliedern gemeldeten Esel und Mulis mit ihren Stammdaten eingetragen werden. Dabei war es wichtig, dass auch zusätzliche Informationen wie Zuchtklassen, Körpermaße und Wettbewerbsergebnisse der Esel und Maultiere in cobra abrufbar sind und schnell dem entsprechenden Tier und dessen Halter zugeordnet werden können.
cobra Partner Siegel nutzte zu diesem Zweck mit den Untertabellen eine weitere Möglichkeit von cobra CRM PLUS, Daten strukturiert anzulegen. In diesen Untertabellen trägt Bernd Schmutz, zuständig für das deutsche Eselstammbuch, nun die Ergebnisse der Wettbewerbe und die Körpermaße der Tiere, möglichst von Geburt bis zum aktuellen Datum ein. Bei den Treffen legt eine Jury anhand von 15 Kriterien wie z.B. Gebiss, Bein- und Hufstellung oder Rücken, unter Berücksichtigung der in den Wettbewerben erreichten Punkte, die Einstufung der Tiere in die Zuchtklassen fest. Dabei geht es darum, die Nutzbarkeit der Tiere aufzuzeigen, die Eignung für die Zucht festzulegen und die erste Esel- und Mulidatenbank überhaupt zu erstellen, die auch wissenschaftlichen Zwecken dienen kann.
Da alle Daten der Tiere lückenlos erfasst werden, kann der Weg des Tieres von Geburt an nachvollzogen werden. Dank der umfangreichen Recherchefunktionen in cobra kann nun anhand eines Tieres der Besitzer ermittelt oder die Datenbank nach speziellen Zuchtklassen durchforstet werden.
Automatische Ermittlung der Zuchtklasse
Geplant ist nun in einem weiteren Schritt einen speziellen Erfassungsdialog zu erstellen, in dem die Bewertungen, Körpermaße und die Ergebnisse der Wettbewerbe eingetragen werden. Anhand dieser Infos kann über eine Zusatzprogrammierung automatisch die Einordnung eines Tieres in die entsprechende Zuchtklasse erfolgen. Für Bernd Schmutz bedeutet dies eine weitere Zeitersparnis und einen großen Schritt hin zur ersten umfangreichen Eseldatenbank in Deutschland: „Durch die Anpassungs- und Erweiterungsfähigkeit von cobra haben wir die Flexibilität, unsere Datenerfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten zu optimieren und auf Veränderungen schnell zu reagieren. So war es z.B. ein Leichtes, eine Auswertung über die Verteilung der Esel in Deutschland für die Zeitung "die Zeit" zu erstellen.“