Agentursoftware: Vorteile von SaaS und Self-Managed-Lösungen im Überblick
Serverraum © Shutterstock / Fractal pictures, FOTOGRIN
Jedes Unternehmen muss sorgfältig das beste Modell für den Einsatz seiner Software wählen. Häufig hören wir von Interessenten: „Wir haben alle Daten in der Cloud.“ Doch dieser Begriff kann irreführend sein, denn nicht immer verbirgt sich dahinter der Einsatz von SaaS-Lösungen – oft handelt es sich auch um eigene Server in einem Rechenzentrum.
Cloud-Lösung/Saas (Software as a Service)
Cloud-Anbieter bieten Software als Service über das Internet an, in der Regel verbunden mit einem Mietmodell. Das bedeutet, dass Ihre Daten und Software auf externen Servern des Softwareanbieters gespeichert und verwaltet werden, die Sie ausschließlich über das Internet erreichen können.
Vorteile:
- Kosten: Geringe Vorabinvestitionen und planbare monatliche Kosten.
- Flexibilität: Einfaches Skalieren der Ressourcen entsprechend aktueller Bedürfnisse.
Nachteile:
- Datensicherheit: Ihre sensiblen Daten werden auf fremden Servern gespeichert.
- Abhängigkeit von der Internetverbindung: Die Performance Ihrer Anwendungen hängt von der Verfügbarkeit und Qualität Ihrer Internetverbindung ab.
- Kosten: Bei langfristiger Betrachtung kann das Mieten in der Cloud teurer als Kauf- oder Leasingmodelle sein.
- Schnittstellen: Cloud-Lösungen versprechen oft Standard-Schnittstellen, die sich je nach vorhandener Systemlandschaft integrieren lassen. Die Entwicklung individueller Schnittstellen für Ihre Systeme ist jedoch selten möglich oder sehr aufwändig. Das gilt meist auch für eine individuelle Anpassung (z. B. FiBu-Schnittstelle).
- Updates: Updates werden häufig ohne Vorankündigung aufgespielt, was zu unvorhergesehenen Ausfallzeiten oder Kompatibilitätsproblemen führen kann, da Unternehmen keine Kontrolle über den Zeitpunkt oder die Inhalte der Updates haben.
Bei vielen SaaS-Modellen teilen Sie sich die Serverressourcen mit anderen Kunden des Anbieters. Dies kann das Hochladen und Speichern zusätzlicher eigener Daten oder das Ausführen anderer Anwendungen auf denselben Servern kompliziert oder unmöglich machen.
Darüber hinaus sind beim Einsatz einer Cloud-basierten Lösung rechtliche Aspekte zu beachten, besonders für die Beendigung des Cloud-Vertrags. Es ist entscheidend, dass Sie dann alle relevanten Daten, insbesondere Buchhaltungsunterlagen, Verträge und andere steuerlich relevante Dokumente, die gemäß Handels- und Steuerrecht aufbewahrt werden müssen, herunterladen und sichern können.
Wichtig ist, dass die Server des Cloud-Anbieters in der EU stehen oder dass eine Bewilligung der Finanzbehörden vorliegt, um den steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Bei einer Betriebsprüfung müssen diese Daten jederzeit verfügbar und prüfbar sein.
Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten: Alle Ihre Daten wie Adressen, Stammdaten, Projektinfos, Auswertungen, Stunden- und Arbeitszeitaufzeichnungen stehen nach einer Kündigung des Cloudvertrages nicht mehr zur Verfügung, da der Zugriff auf die Datenbank nicht mehr möglich ist. Häufig werden die Daten nach kurzer Zeit vom Anbieter gelöscht. Auch diese Daten sollten Sie also rechtzeitig übertragen, um weiter über Ihre relevanten kaufmännischen Informationen verfügen zu können.
Bei der On-Premise-Variante wird die Software auf der eigenen Hardware des Unternehmens installiert und betrieben. Beim Einsatz selbstverwalteter Lösungen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Inhouse oder im Rechenzentrum. Der Unterschied liegt in der Art und Weise, wie die Server bereitgestellt und betrieben werden. Bei beiden Varianten haben Unternehmen die exklusive Nutzung. Alle Ressourcen des Servers wie CPU-Leistung, Speicherplatz und Bandbreite stehen ausschließlich dem eigenen Unternehmen zur Verfügung und können individuell konfiguriert werden. Dies unterscheidet sich von Shared-Hosting-Lösungen, bei denen die Ressourcen zwischen mehreren Kunden aufgeteilt werden.
Inhouse (Server im Unternehmen)Die Server befinden sich physisch in den Räumlichkeiten des Unternehmens, beispielsweise im eigenen Serverraum. Das Unternehmen ist selbst für den Betrieb, die Wartung und die Sicherheit der Server verantwortlich.
Vorteile:
- Volle Kontrolle: Sie behalten die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und die Infrastruktur.
- Hohe Anpassungsmöglichkeiten: Die Systeme lassen sich genau an spezifische Anforderungen anpassen, um optimale Funktionalität zu gewährleisten.
- Unabhängigkeit: Es besteht keine Abhängigkeit von externen Anbietern, was Ihnen mehr Sicherheit in der Datenhandhabung bietet.
Nachteile:
- Kosten: Anfangsinvestitionen sind erforderlich, wenn ein eigener Server im Haus betrieben wird.
- Technischer Aufwand: Spezialisiertes IT-Personal wird benötigt, um die Systeme intern zu verwalten.
- Komplexe Skalierung: Die Anpassung der Ressourcen an sich ändernde Bedürfnisse kann zeit- und kostenaufwändig sein.
Bei gehosteten Lösungen mietet das Unternehmen die Server bei einem Anbieter und betreibt die Software in einem externen Rechenzentrum. Die Hardware befindet sich nicht mehr vor Ort, sondern wird vom Anbieter bereitgestellt und gewartet.
Vorteile:
- Geringere Anfangsinvestitionen: Es ist keine eigene Hardware notwendig, wodurch Sie Kosten sparen können.
- Skalierbarkeit der Ressourcen: Der Anbieter ermöglicht meist eine flexible Anpassung der Ressourcen an Ihre Bedürfnisse.
- Ausfallsicherheit und hohe Verfügbarkeit: Redundante Systeme im Rechenzentrum sorgen für eine hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Dienste.
- Kein Bedarf an internem IT-Personal: Sie benötigen kein eigenes Fachpersonal, da das Rechenzentrum im Rahmen eines „managed Service“ die regelmäßigen Backups und Sicherheitsupdates des Betriebssystems übernimmt.
Nachteile:
- Laufende Mietkosten: Regelmäßige Kosten für die Servermiete sind zu berücksichtigen.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Sie sind auf die Service-Levels und die Leistungsfähigkeit des Anbieters angewiesen.
- Datenschutz: Die Speicherung von Daten außerhalb des Unternehmens kann datenschutzrechtliche Risiken bergen.
Wir empfehlen, besonders bei einer langfristigen Nutzungsperspektive, den Betrieb von Agentursoftware auf einem eigenen Server (inhouse oder im Rechenzentrum), um optimale Wirtschaftlichkeit und Kontrolle zu sichern.
Kosten
Bei der Entscheidung zwischen Cloud-Lösungen und On-Premise-Alternativen ist eine gründliche Betrachtung der langfristigen Kosten entscheidend. Während Cloud-Lösungen mit niedrigeren anfänglichen Kosten locken, müssen die kontinuierlichen Mietkosten berücksichtigt werden. Insbesondere bei langfristiger Nutzung – typischerweise halten Unternehmen ihre Systeme etwa 10 bis 15 Jahre – können sich diese Kosten signifikant aufsummieren und letztendlich teurer als eine self-managed Lösung ausfallen. Häufig ist ein Break-Even schon nach 5 Jahren erreicht.
Die Investitionen in Hardware und die regelmäßigen Ausgaben für Wartung und Betrieb lassen sich mit sorgfältiger Planung und Verwaltung effizient steuern.
Sicherheit und Compliance
Eine eigene Serverlösung bietet Ihnen vollständige Kontrolle über Ihre Daten, was besonders vorteilhaft ist, wenn Sie Bedenken gegenüber Cloud-Lösungen haben oder spezielle Compliance-Anforderungen erfüllen müssen.
Wir bieten easyJOB als On-Premise Lösung an, weil uns die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten wichtig ist.
- Inhouse oder im Rechenzentrum: Sie entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden.
- Kundenorientierte Updates: Systemupdates werden in Abstimmung mit Ihnen durchgeführt, sodass Sie entscheiden können, ob und wann ein Update installiert wird – eine Flexibilität, die bei vielen Cloudlösungen so nicht gegeben ist.
- Finanzierung: Sie haben die Wahl zwischen Kauf, Miete oder Leasing, um die Nutzung der Software nach Ihren finanziellen Wünschen optimal zu gestalten.
- Schnittstellen: Die Einrichtung von individuellen Schnittstellen z. B. FiBu, RESTful API etc. ist möglich.
Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten Servers und erklären Ihnen die wichtigsten Vorbereitungsmaßnahmen, um eine reibungslose Implementierung und den Betrieb Ihres Systems sicherzustellen.