Bilijana Retzlik von Grabarz & Partner zieht Resümee nach 18 Jahren Zusammenarbeit mit easyJOB

Frau Retzlik, Sie haben in Ihrem Berufsleben schon einige Agenturen von innen gesehen. Schon bei Ihren vorherigen Arbeitgebern, wie z. B. Jung von Matt und kempertrautmann (heute thjnk), waren Sie für easyJOB zuständig. Bei Jung von Matt und Grabarz waren Sie sogar federführend für die Auswahl verantwortlich.

Was waren denn die Gründe, sich für easyJOB zu entscheiden?

Wichtig bei der Entscheidung für easyJOB war uns, dass die Software webbasiert, also plattformunabhängig ist. Dadurch konnten wir auf die Installation einer zusätzlichen Software verzichten und waren losgelöst von Betriebssystemen und deren Updates. Ein weiteres Plus war die Mandanten-Fähigkeit von easyJOB. Im Gegensatz zu anderen vergleichbaren Lösungen können wir hier mehrere Mandanten zeitgleich bearbeiten und Auswertungen unterhalb der Mandanten kombinieren. Auch unsere „Durchläufer“ können in der Software abgebildet werden, was uns einen guten Überblick über unser Auftragsvolumen mit Dienstleistern verschafft. Zudem versteht easyJOB den Umgang mit künstlerischen Leistungen, inklusive der gesetzlich relevanten Künstlersozialversicherung. Ein wesentlicher Grund bei der Einführung bei Grabarz & Partner war allerdings damals schon der digitale Eingangsrechnungs-Workflow. Gescannte Eingangsrechnungen ablegen, auf die alle Zugriff haben, war vor neun Jahren fast noch Science Fiction und ist auch heute nicht überall gegeben. Das gleiche gilt übrigens für Kostenvoranschläge: Dass ich Kostenvoranschläge mit easyJOB einfach kopieren und von einem Job in den nächsten übertragen kann, ist eine enorme Erleichterung und spart gerade bei sich wiederholenden Projekten viel Zeit.

Was sind die USPs, die easyJOB von anderen Lösungen abhebt?

Die gute Agenturdurchdringung und das damit einhergehende Verständnis für die Bedürfnisse unserer Branche ist ein absoluter USP. easyJOB hat für individuelle Anpassungen immer ein offenes Ohr und prüft, ob sich entsprechende Wünsche in das System integrieren lassen. Zusätzlich wird evaluiert, ob entsprechende Änderungen zum großen Ganzen beitragen und einen Mehrwert für alle Nutzer der Software generieren. Man muss zwar ein wenig Ausdauer mitbringen, aber die Offenheit der Berater:innen und die Möglichkeit der Mitgestaltung schätzen wir sehr und nehmen sie auch gerne in Anspruch.

In Summe arbeiten Sie ja schon seit 18 Jahren mit easyJOB. Dabei mussten sie ja in jeder Agentur einen ganz individuellen Workflow abbilden. Wie hat Sie easyJOB da unterstützt?

Ich hatte immer Because Ansprechpartner:innen, die verstanden haben, wo das Problem der Agentur liegt und wie sich das Programm auf individuelle Anforderungen anpassen lässt. Gleichzeitig haben sie stets kritisch hinterfragt, welche individuellen Workflows erforderlich sind und dabei geholfen, diese umzusetzen. Alle Agenturen, für die ich bisher tätig war, sind klassische Werbeagenturen und in ihrem Grundduft von der Kalkulation bis zur Abrechnung identisch. Man unterscheidet sich eher dann, wenn es um individuelle Ansprüche und Präferenzen geht. Läuft der Urlaubsfreigabeprozess über die Geschäftsführung oder Vorgesetzte? Wo setzt der Controller einen Schwerpunkt und wie genau müssen die Reportings aussehen? All das lässt sich mit easyJOB umsetzen, weil das Programm viele Facetten bietet, die Individualität zulassen.

Wenn Sie so auf die Entwicklung von easyJOB zurückblicken. Was hat sich in den 18 Jahren bei der Lösung getan?

Also kurz vorweg: Es hat sich verdammt viel getan! Als ich bei Jung von Matt easyJOB implementiert habe, war das die erste webbasierte Plattform ihrer Art. Und jetzt ist das Tool seit 2004 plattformunabhängig. Das heißt, von der Usability bis zum Look and Feel hat sich eine Menge geändert: einfachere Wege, Integration von Mail, Anbindung an Azure und auch API Schnittstellen stehen seit kurzem zur Verfügung. Der Urlaubsfreigabeprozess wurde entwickelt und implementiert, ebenso der Eingangsrechnungs-Workflow und -Freigabeprozess. Dazu kommt die stetige Weiterentwicklung der Workflows und des Dashboards. Es werden auch immer mehr Automatismen eingebaut und wir sehen die Vision, die das Programm immer noch hat. Richtig gelungen finden wir den eDV – den „easy Data Visualizer". Denn damit können wir eigenständig – ohne Support von Because – die ganzen Auswertungen, Ansichten im Jobcenter und Stundenübersichten individuell gestalten. Das heißt, ich kann vom Kunden gewünschte Anpassungen per Knopfdruck vornehmen und bin dabei unabhängig: Der Kunde ruft an und drei Stunden später hat er die Anpassung wie gewünscht in der Auswertung.

Seit fast 10 Jahren ist easyJOB bei Grabarz & Partner im Einsatz. Welche aktuellen Anforderungen lösen Sie mit easyJOB?

Wir bilden unseren ganzen kaufmännischen Workflow professionell mit easyJOB ab. Darüber hinaus machen wir mittlerweile unseren gesamten Urlaubsfreigabe-Workflow über das Tool und das kam in der Agentur sehr gut an. Jetzt sehen Team- und Gruppenleitung schnell per Knopfdruck, wann wer Urlaub hat und müssen keine parallelen Excellisten mehr führen. Freigaben können besser erteilt werden, dadurch wird die Kapazitätsplanung besser. Darüber hinaus haben wir positive Erfahrungen mit unseren easyJOB-Schnittstellen gesammelt, denn die funktionieren problemlos. Gerade im Hinblick dessen, dass für viele das Thema „Schnittstellen“ ein Knock-out Kriterium ist und einige deshalb integrierte Lösungen/Programme bevorzugen.

Welche Funktionen sind im Lauf der Zeit für Sie unverzichtbar geworden? Welche nutzen Sie am häufigsten?

Die Funktion „Abfrage Leistung” ist für mich unverzichtbar, denn dort habe ich mir individuelle Abfragen angelegt wie z. B. zeige mir alle offenen Eingangsrechnungen, die noch nicht abgerechnet sind. Und diese Auswertung geht schnell, ohne die Anfrage in irgendwelche Warteschleifen zu schicken (wie es andere Programm machen). Darüber hinaus nutze ich das individuelle Dashboard, auf dem ich mir Ansichten anzeigen lasse wie z. B. mit welchem Partner setzen wir einen gewissen Umsatz um, bzw. lasse ich mir Urlaubsübersichten anzeigen.

Welche Funktionen nutzen Sie bewusst nicht und welche Funktionen fehlen Ihnen bei der täglichen Arbeit? Was für Funktionalitäten könnte easyJOB zusätzlich einführen?

Die Kostenrechnung nutzen wir nicht, da wir das über unser Fibu-Programm lösen. Was wir uns noch wünschen würden, wäre, dass man die Urlaube in Outlook übertragen kann. Da wir mit Outlook arbeiten, wäre es praktisch, den Urlaub automatisch im Hauptkalender zu sehen.
Grundsätzlich wäre ich eher für das Finetuning und Abrunden von bestehenden Funktionen, anstatt noch mehr Features einzubauen. Lieber das Handling perfektionieren und sich anschauen, ob man alles noch geschmeidiger machen kann. Zusätzliche Funktionalität brauche ich vorerst gar nicht – da steckt ja schon eine Menge in easyJOB, die ich auch meinem Team beibringen muss.

Wie werden Ihre Mitarbeiter an das Tool und neu eingeführte Funktionen herangeführt?

Je besser unser Onboarding ist, desto besser sind die Daten, die wir am Ende generieren. Wir legen großen Wert auf einen hohen Qualitätsstandard und auf die Richtigkeit unserer Reports, Auswertungen und Kalkulationen. Daher bekommen unsere Mitarbeiter ein umfassendes Onboarding und wir passen genau auf, ob die Zeiten richtig gepflegt werden. Wir sind ein Team von drei Leuten, die für easyJOB zuständig sind und gehen bewusst auf Mitarbeitende zu, wenn etwas falsch eingetragen wurde. Wenn Kolleg:innen dann in andere Agenturen wechseln, erzählen sie mir im Nachhinein: „Also ich habe immer gedacht, dieses easyJOB ist total nervig. Aber ganz ehrlich, das Programm kann verdammt viel! Hier wird das alles noch per Hand gemacht, es werden Excel-Listen geführt und die Auswertungen sind nicht möglich…“. Viele merken den Mehrwert von easyJOB erst dann, wenn sie es mit alternativen Lösungen zu tun haben.

Wie eng arbeiten Sie mit Because Software zusammen?

Seit 9 Jahren arbeiten wir sehr eng mit Because zusammen und haben mit unserer Ansprechpartnerin, Frau Sadowski, eine sehr motivierte und engagierte Partnerin an der Seite, die uns in allen Belangen eine wertvolle Unterstützung ist. Und wenn wir in der hintersten Nische mal etwas finden, bei dem sie uns nicht direkt weiterhelfen kann, findet sie es für uns heraus. Wir sind mehr als zufrieden. Aber auch der Gründer und Inhaber nimmt sich Zeit und ist dankbar für Impulse aus unserem Arbeitsalltag.