Go digital or go home?

Büro = ein Arbeitszimmer im Unternehmen, in dem eine oder mehrere Personen ihrem Job nachgehen? Nicht zuletzt dank Pandemie, New-Work-Konzepten und digitaler Transformation könnte diese Definition in absehbarer Zeit überholt sein. Selbst für eingefleischte Schreibtischtäter ist die Option, auch post-Corona zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten, oftmals Bedingung, um ihrem Unternehmen weiterhin die Treue zu halten. Entsprechend werden in der Ära der Dezentralität Arbeitsstätten immer mobiler – vorausgesetzt die technische Infrastruktur stimmt.

Was bedeutet dezentrales Arbeiten aus IT-Sicht?

Obwohl moderne Konzepte seit einigen Jahren diskutiert werden, glauben viele Unternehmer noch immer, dass Büro-Jobs ins Homeoffice zu verlagern technisch nicht mehr bedeutet, als Beschäftigten über ihre persönlichen Laptops einen Zugang zum Firmennetzwerk zu ermöglichen. Ganz so einfach gestaltet sich das Arbeiten in den eigenen vier Wänden aus IT-Sicht jedoch nicht. Die wichtigste Voraussetzung stellt die notwendige Hardware dar. Im Idealfall handelt es sich dabei um einen vorkonfigurierten Computer. Grundsätzlich können das zwar auch die eigenen Geräte der Mitarbeiter sein – sofern es die Unternehmensrichtlinien zulassen –, trotzdem empfiehlt sich eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung, insbesondere im Hinblick auf den Faktor Sicherheit. Darüber hinaus muss ein Fernzugriff, etwa über eine verschlüsselte VPN-Verbindung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, eingerichtet werden. Um orts- und geräteunabhängig Kommunikationskanäle teamintern und -extern offen zu halten, benötigen Mitarbeiter zudem Telefonie- und Kollaborationslösungen wie etwa Chat-Tools. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, sorgt mit einer schnellen Internet-Verbindung, einer guten Kamera, einem störungsfreien Mikrofon und passender Beleuchtung für gleiche Voraussetzungen bei allen.

Was ist also der erste Schritt?

Es hilft Beteiligten wenig, moderne Prozesse bisherigen und eventuell veralteten Strukturen unterzuordnen. Daher sollte auch beim Umzug ins Homeoffice eine gründliche Analyse der unternehmensspezifischen Merkmale durchgeführt werden. Interne Prozesse, bestehende Potenziale und die aktuelle Infrastruktur gilt es dabei ebenso zu berücksichtigen wie die Frage, welche Mitarbeiter überhaupt betroffen sind.

Welche technischen Lösungen machen Sinn?

Aus den Analysedaten ergeben sich bestimmte Anforderungsprofile, die beispielsweise cloudbasierten Lösungen für Telefonanlagen und CRM- oder ERP-Systeme Rechnung tragen. Selbst unternehmenseigene Programme können Experten via App über private Server Mitarbeitern im Homeoffice zugänglich machen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS), Dokumentenmanagement, komplett digitalisierte Dokumentationsprozesse, soweit diese nicht durch formularbasierte Systeme abgelöst werden können, schaffen das Fundament. Parallel dazu wird das sogenannte Edge-Computing einen immer größeren Raum einnehmen und Unternehmen etwa bei Rechenaufgaben, die nicht in der Cloud erledigt werden können, unterstützen. So ist Datenverarbeitung mit verringertem Netzwerkverkehr in Echtzeit möglich, was insbesondere Firmen im ländlichen Raum ohne entsprechende Breitbandanbindung zugutekommt.

Müssen Unternehmen die Transformation finanziell allein stemmen?

Insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern gehören Digitalisierung, Homeoffice und Co. zu den größten Herausforderungen. Um sie zu entlasten, hat der Bund entsprechende Förderrichtlinien bis 2024 verlängert. Unternehmen, denen die nötigen finanziellen Mittel für ein technisches Upgrade fehlen, greift ‚go-digital‘ unter die Arme. Im Rahmen dieses Programms übernimmt der Bund etwa für die Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie bis zu 50 Prozent der Kosten. Zudem begleiten autorisierte Beratungsunternehmen wie die SinkaCom AG diesen Prozess von Antragsstellung bis Projektabschluss.

Weitere Informationen unter: https://www.sinkacom.de/