Dokumente sind entscheidend für die Digitalisierung von Unternehmen

Autor: Gabriela Garner, Product Marketing Director bei Kofax

Dokumente sind in Unternehmen allgegenwärtig: Sie werden täglich gedruckt, gescannt, gespeichert und weitergegeben. Unternehmen funktionieren auf Basis der Informationen, die sowohl in physischen als auch in digitalen Unterlagen vorliegen. Die Verwaltung und Sicherung dieser Dokumente ist deshalb ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Digitalisierung.

Viele Unternehmen haben bereits in Tools investiert, die den Bedarf an gedruckten Dokumenten deutlich reduzieren. Dennoch sind Papierdokumente nach wie vor ein wichtiger Bestandteil im täglichen Geschäftsbetrieb. Bis ins Jahr 2022 sollen – laut einer Studie von IDC [1] – fast drei Billionen Seiten gedruckt werden. Unternehmen müssen deshalb einen Weg finden, ihre Papierdokumente und Druckinfrastruktur so zu gestalten, dass sie auch den gesellschaftlichen Anforderungen gerecht werden (etwa hinsichtlich Umweltbewusstseins) und gleichzeitig den Übergang zu digitalen Prozessen vollziehen können.

Datenmenge nimmt zu

Während Unternehmen die zunehmende Datenmenge managen müssen, wächst gleichzeitig der Markt- und Wettbewerbsdruck, die Produktivität zu steigern. Hinzu kommen gesetzliche und behördliche Auflagen – und der Schutz von sensiblen Informationen. Laut der IDC-Studie verfügen über 40 Prozent der Unternehmen über keine formalisierte Sicherheitsrichtlinie bezüglich der Dokumente, die gedruckt, gescannt, kopiert, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Das heißt, dass es in vielen Fällen keinen ausreichenden Schutz – etwa vor versehentlicher oder absichtlicher Offenlegung – gibt. Dabei hat die COVID-19-Pandemie gezeigt, wie wichtig es ist, die Druckinfrastruktur adäquat aufzustellen. Denn nur so können Unternehmen schnell skalieren und auch Mitarbeiter im Homeoffice bei ihrer mobilen Tätigkeit unterstützten.

Inhaltszentriertes Drucken und Erfassen von Daten

Es ist daher Zeit, etwas zu unternehmen. Einige Hersteller haben sich bereits mit Softwareanbietern zusammengeschlossen, um die Funktionalität intelligenter Multifunktionsdrucker (Multifunction Printer, MFP) zu erweitern. Beispielsweise um Capture, Dokumentenmanagement, Sicherheit, Mobilität, Cloud und Output-Management. Das bietet für Drucker einen neuen, ganzheitlichen Ansatz und läutet die Zeit des inhaltszentrierten Druckens und Erfassens ein. Im Gegensatz zu herkömmlicher Technologie ist diese in der Lage, die Inhalte eines Dokuments zu verstehen. Eine Software wendet entsprechende Geschäftsregeln auf jedes Dokument an, um sicherzustellen, dass die Informationen ordnungsgemäß gesichert sind – etwa vor Fremdzugriff. Dieser ganze Prozess geschieht vollkommen ohne menschliches Eingreifen.

Wie funktioniert diese Technologie?

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter druckt versehentlich ein Dokument mit Sozialversicherungsnummern über einen MFP, der in einem Gemeinschaftsbüro steht. Bislang ist es so, dass das Dokument mit sensiblen Daten nach dem Drucken nun so lange an Ort und Stelle verweilt, bis es der Mitarbeiter aus dem Drucker nimmt. Die neue Technologie ist aber jetzt in der Lage, zu erkennen, dass der Mitarbeitende persönliche Informationen ausdrucken möchte und reagiert darauf, indem sie den Druck abbricht. In einigen Fällen ist es auch möglich, sensible Daten – wie die Sozialversicherungsnummern – automatisch zu schwärzen, sodass der Drucker den Auftrag durchführt. Anschließend kann der Mitarbeitende das Dokument mit einer entsprechenden Authentifizierung (etwa einem Ausweis) abrufen, sobald es am Drucker ankommt.

Herausforderungen im Netzverkehr

Herkömmliches Scannen macht Unternehmen anfällig für Probleme in der Versionsverwaltung, sorgt für E-Mail-Chaos und schafft Unordnung im Netzverkehr. Mit der intelligenten Erfassungstechnologie können Firmen deutlich besser gescannte Dokumente im Hinblick auf deren Sicherheit und Compliance überprüfen. Insbesondere für Bereiche wie das Gesundheitswesen oder Behörden ist das von Vorteil. Dort benötigen Organisationen maximale Systemverfügbarkeit, skalierbare Dokumentenverarbeitung und -durchsatz sowie Geschäftskontinuität.

Flexibilität ist und bleibt wichtig

Im Zuge der Corona-Pandemie wurde zugunsten der Gesundheit, soweit möglich, ein Großteil der Belegschaft ins Homeoffice geschickt. Die Drucker und MFPs blieben im Büro zurück. Somit standen auch nicht mehr alle unternehmenskritischen Abläufe, die von diesen Geräten abhängig sind, zur Verfügung. Dadurch gerieten Geschäftsprozesse ins Stocken und es entstand ein hoher manueller Aufwand. Der große Vorteil der inhaltszentrierten Druck- und Erfassungstechnologie ist, dass es keine Rolle spielt, wo sich Angestellte befinden. Denn die Tools sind für Mitarbeitende verfügbar, egal wo sie sich aufhalten. Die Sicherheit ist ebenfalls gewährleistet, da jeder Benutzer nur auf für ihn verfügbare Workflows zugreifen kann. Dank der Technologie lassen sich somit auch persönliche Drucker oder Scanner in ein personalisiertes Gerät verwandeln. Die Geschäftsprozesse können folglich ungehindert weiterlaufen.

Für Wettbewerbsfähigkeit Effizienz steigern

Unternehmen müssen heute mehr denn je – wo immer möglich – Automatisierungsmöglichkeiten finden, um ihre Effizienz zu steigern, manuell anfallende Arbeit zu reduzieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihre Kunden zufriedenzustellen und ihre Geschäfte ohne Einschränkungen fortzuführen. Das erfordert allerdings ein Verständnis darüber, was im gesamten Unternehmen gedruckt und erfasst wird. Außerdem sollten Organisationen die Kosten ebenso wie die Sicherheit genau im Blick behalten. Sensible und vertrauliche Informationen sind zwingend zu schützen. Druck- und Erfassungsvorgänge sollten sich des Weiteren skalieren lassen. Eine inhaltszentrierte Druck- und Erfassungstechnologie verbessert die Sicherheit, steigert die Produktivität, stellt sicher, dass die Druckprozesse optimal ablaufen und fördert letztlich die kontinuierliche digitale Transformation. Unternehmen können somit heute schon wie morgen arbeiten.

[1] https://www.kofax.com/-/media/Files/White-Papers/EN/wp_idc-today-market-need-for-smart-mfps_en.pdf?la=en&hash=BB0C210894CEA5C03F9375EB8DD49DFC946DAC1E.