Datenschutz mit Digital Asset Management

Das Kunsturhebergesetz (KUG) wird durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgehebelt: Personen zu fotografieren, fällt seit 25. Mai 2018 unter personenbezogene Datenerhebung, ebenso die Speicherung, Bearbeitung und Weitergabe der Fotos. Bildverwaltung war bereits vor der DSGVO anspruchsvoll, nun ist sie eine Herausforderung.

Vor Inkrafttreten der DSGVO galt in Deutschland das alte Bundesdatenschutzgesetz. Dieses regelte den Umgang und die Weiterverarbeitung sensibler Informationen wie personenbezogene Daten. Schon damals stellten Fotos und Bewegtbild eine besondere Form der Datenerhebung dar, die unter das Kunsturhebergesetz von 1907 fielen. Das KUG gab dem Bundesdatenschutzgesetz somit den Feinschliff.

Die DSGVO hebelte die alten Regelungen jedoch aus und gibt nunmehr vor, unter welchen Umständen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, verwendet und auch weitergegeben werden dürfen. Digital-Asset-Management-Systeme erleichtern den rechtskonformen Umgang mit Fotos, Videos oder Audiodateien.

Digitalisierung – Fluch und Segen

Seit Jahren geht der Trend zu mehr Content. Verstärkt wird Text durch Bild ersetzt, was die Welt auf der einen Seite sowohl analog als auch digital immer bunter macht, auf der anderen Seite aber zu einer regelrechten Flut an Bildern auf allen Kanälen führt. Die Digitalisierung macht es möglich.

Doch wenn man es kaum schafft, die eigenen Fotos auf dem privaten Telefon vernünftig zu sortieren, wie soll man dann erst die teilweise enorme Zahl an digitalen Assets, mit denen Unternehmen agieren und die die Wahrnehmung ganzer Marken prägen, managen? Nicht nur Management ist hier das Stichwort. Seit der DSGVO ist vor allem der rechtskonforme Umgang mit den Dateien und den darin befindlichen Informationen ausschlaggebend, da bei Missachtung der Richtlinien Strafen in Millionenhöhe drohen. Im Auge von Rechte- und Lizenzfragen also den Kopf in den Sand stecken und darauf hoffen, dass alles was läuft, schon soweit gut ist? Keinesfalls! Die Lösung ist manchmal einfacher und näher als man denkt.

In den Herausforderungen der Digitalisierung liegen zugleich ihre Chancen. Die Automatisierung bringt eine bisher nie dagewesene Strukturierung und Vereinfachung mit sich, die gerade in Zeiten von gefühlter Informationsflut, gewünschter Flexibilität und moderner Schnelllebigkeit in Form von Digital-Asset-Management-Systemen (DAM-Systeme) genutzt werden können und sollten. Gleichzeitig erleichtern diese Systeme, digitale Assets rechtssicher zu managen.

Vorteile von Digital-Rights-Management

Viele Inhalte, welche in DAM-Systemen verwaltet werden, stellen personenbezogene Daten dar. Unter der aktuellen Rechtslage stellt sich deshalb die Frage, inwiefern Kunden von DAM-Systemen von der DSGVO betroffen sind und wie sie ihre Prozesse rechtskonform optimieren können.

Einverständniserklärungen

Fotos bedürfen der Einwilligung zur Verwendung und Veröffentlichung der abgelichteten Personen bzw. ihrer Sorgeberechtigten. Die schriftliche Nutzungsvereinbarung, der sogenannte Model Release oder auch Modelvertrag, kann auf bestimmte Zeit begrenzt werden, muss aber in jedem Fall auf Nachfrage jederzeit nachweisbar sein. Es empfiehlt sich daher im Interesse der fotografierten als auch fotografierenden Partei, Modelverträge zu dokumentierten, ggf. mit Ablaufdaten zu markieren und zu archivieren. DAM-Systeme bieten den Vorteil, Model Release direkt im Original gekennzeichnet als „Vertrag“ bei den zugehörigen Assets zu hinterlegen. Beim Öffnen eines Bildes sieht der Nutzer somit alle mit dem Bild verknüpften Informationen übersichtlich auf einen Blick – unabhängig davon, welchen Wissensstand er zum Thema hat.

Nutzungsbedingungen und Verwendungshistorie

Ein Vertrag ist zwar bindend, kann aber geändert werden. Geschieht das mit einem Model Release eines Fotos, das aktuell und im besten Fall noch an verschiedenen Stellen veröffentlicht ist, bricht in Marketingabteilungen schnell Panik aus. Mit der Nutzungs- und Verwendungshistorie eines DAM ist schnell für Aufklärung gesorgt, da sie Aufschluss darüber gibt, wo (Kanal) und von wem (Downloads) das Asset verwendet wird oder wurde. Alle Parteien können zumeist sogar im interaktiven Kommentarbereich des Fotos selbst schnell informiert werden, um das Asset entsprechend zu sperren. Eine Sperrung ist sowohl dauerhaft als auch temporär, bis ein neuer Vertrag vorliegt, möglich und macht erneut deutlich, welchen erheblichen Vorteil die flexible Anpassung der Metadaten im DAM für die Nutzer und Asset-Nutzung bringt.

Urheberrecht und Wasserzeichen

Für den Fotograf oder künstlerischen Erschaffer eines Bildes gilt das Selbe wie für den Autor eines Textes: Bei der Veröffentlichung von Fotos ist es unbedingt erforderlich, die Quelle anzugeben. Diese Praxis hat zwar weniger mit der DSGVO zu tun, ist aber im Sinne des Urheberrechts genauso wichtig und notwendig, um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden. Unter Copyright werden in DAM-Systemen sämtliche Quellenangaben eines Assets dokumentiert, so dass bei Auswahl eines Bildes unausweichlich auch der Fotograf in Verbindung mit seinem Bild gebracht wird und das Urheberrecht gewahrt wird. Zusätzlich können z.B. beim Versand einer Vorauswahl automatisiert Wasserzeichen über die Fotos gelegt werden. Die entsprechenden Nutzungsbedingungen werden individuell je Asset in den Metadaten hinterlegt.

Fazit: Keine Panik – alles eine Frage der Metadaten

Unter Anwendung der digitalen Rechteverwaltung ist eine juristisch bedenkliche Bildnutzung nahezu ausgeschlossen. Digital-Asset-Management-Systeme bieten mit ihren umfangreichen Metadaten-Optionen, starken Filtern und der visuellen Übersichtlichkeit, aber auch mit KI-basierten Bilderkennungstechnologien wie die automatische Verschlagwortung (Auto Tagging) die besten Voraussetzungen, Bilder-, Video- oder Audiodaten nutzerfreundlich zu managen. Sie tragen damit nicht nur zur Vereinfachung und Strukturierung riesiger Datenmengen bei, sondern sorgen dafür, dass der Datenschutz gewahrt bleibt.