12 Tipps wie Sie ungerechtfertigte Spam-Klassifizierung vermeiden
Spam ist immer noch ein großes Ärgernis im E-Mail Verkehr. Doch die Schutzmaßnahmen, die E-Mail Provider und Empfänger gegen Spam treffen, filtern auch immer wieder legitime E-Mails seriöser Anbieter aus. Wir haben zwölf Tipps für Sie zusammen gestellt, wie Sie die Spam-Klassifizierung legitimer E-Mails vermeiden können.
1. Blacklists überprüfen
In sog. Blacklists sind IP-Adressen/Domains von Mailservern aufgeführt, die als Versender von Spam deklariert wurden. Viele E-Mail Provider führen einen Abgleich de genutzten IP-Adresse/Domains mit Blacklists durch. Findet sich die IP-Adresse/Domain auf einer Blacklist, wird die E-Mail augenblicklich aussortiert bzw. abgewiesen. Da nicht alle Provider jede der verfügbaren Blacklists nutzen, empfiehlt sich eine Prüfung, welche konkreten Blacklists bei den relevanten Providern zum Einsatz kommen. Im Rahmen eines regelmäßigen Monitorings sollte überwacht werden, ob die eigenen IP- oder Domaindaten auf einer dieser Blacklists auftauchen. Ist dies der Fall, ist auch eine Austragung aus einer möglich. Diese kostet aber mitunter Geld und muss gut begründet werden. Neue Adressen sollten augenblicklich überprüft werden.
2. Betreffzeile schlicht gestalten
Die Betreffzeile einer E-Mail ist einer der sensibelsten Bereiche bei der Spam-Prüfung. Es empfiehlt sich, die Betreffzeile gestalterisch so schlicht wie möglich zu halten. Das heißt: Der übermäßige Gebrauch von Sonderzeichen ist ebenso zu vermeiden wie überflüssige Leerzeichen und durchgängige Großschreibung einzelner Wörter oder sogar des ganzen Betreffs. Selbst wenn der Spamfilter solche eine Betreffzeile passieren läßt, wird sie vom Empfänger höchstwahrscheinlich als unseriös wahrgenommen. Selbstverständlich ist auch die Wortwahl von Bedeutung. Schlagwörter wie Sex oder Viagra sind zu vermeiden – nicht nur in der Betreffzeile, sondern in der gesamten E-Mail.
3. Sparsam mit Farben umgehen
Texte in knalligen, aufälligen Farben wie rot oder blau sollten möglichst vermieden werden. Schwarz oder – bei dunklem Hintergrund – weiß sind die besten Farben, um eine Spam Klassifizierung zu vermeiden. Auch sollten möglichst wenige verschiedene Farben verwendet werden.
4. Links statt Anhänge nutzen
E-Mail Anhänge sind der meist genutzte Weg um Viren zu verbreiten, weshalb E-Mails mit Anhängen oftmals gefiltert werden. Möchte man trotzdem eine Datei versenden, empfiehlt es sich, diese als externen Download zu verlinken.
5. Multipart E-Mails versenden
Auch HTML-Elemente werden manchmal als Spam klassifiziert. E-Mails sollten daher entweder als Multipart-Mails – sowohl in HTML- als auch in Text-Form – versendet werden oder dem Empfänger sollte beim Opt-In eine Auswahl ermöglicht werden.
6. Statische IP-Adressen verwenden
E-Mails sollten immer von statischen IP-Adressen versendet werden. Dynamische IP-Adressen finden sich oft auf Blacklists wieder.
7. Opt-Outs sofort umsetzen
Trägt sich ein Empfänger vom Erhalt eines Newsletters aus, muss er sofort aus der Abonnentenliste gelöscht werden. Erhalten Empfänger trotz Abmeldung weiterhin ungewünschte Newsletters, ist es wahrscheinlich, dass sie den Versender irgendwann als Spam melden. Falls auf mehrere Adressdatenbanken zugegriffen wird, sollten diese regelmäßig synchronisiert werden, um alle Abmeldungen zu berücksichtigen.
8. Whitelisting betreiben
Eine generelle Möglichkeit Art und Umfang der Filtermaßnahmen zu reduzieren, besteht in der Verbesserung der eigenen Reputation (positive Reputation) durch Whitelisting. Whitelists sind Positivlisten, die einem gelisteten Absender eine besondere Reputation bescheinigen und seinen E-Mails eine bevorzugte Behandlung durch die E-Mail-Provider sichern. Nähere Informationen zu Whitelisting finden Sie in einem umfangreichen Whitepaper: www.artegic.de/whitelisting
9. BCC-Verteilung an mehrere Empfänger vermeiden
Wenn eine E-Mail an eine Vielzahl von Empfängern geschickt werden soll, sollten diese Empfänger nicht alle im BCC-Feld angegeben werden. Eine hohe Anzahl Empfänger im BCC-Feld ist für viele Filter ein Anzeichen für Spam.
10. Auf die Dateigröße achten
Die Dateigröße der meisten Spam E-Mails befindet sich unter 20KB. E-Mail Newsletter sollten daher möglichst zwischen 20KB und 50KB gross sein.
11. Keinen schlechten HTML-Code verwenden
HTML-Code für Newsletter sollte nicht durch gängige Tools wie Microsoft Word generiert werden. Dieser Code ist unter Umständen sehr “unorthodox” und daher anfällig für Spam-Klassifizierung.
12. Kostenfreie Spam-Checker verwenden
Es existieren eine Reihe von kostenfreien Tools, mit denen sich E-Mails auf Spam-Kriterien checken lassen. Die artegic AG hat einige nützliche Tools für Sie zusammen gestellt. Diese Zusammenstellung kann unter www.artegic.de/spam-check angefordert werden.
Pressekontakt:
artegic AG
Zanderstraße 7
53177 Bonn
Herr Stefan Mies
Tel: +49(0)228 22 77 97-56
Fax: +49(0)228 22 77 97-900
pr@artegic.de
http://www.artegic.de
twitter: twitter.com/artegic
Über die artegic AG:
Die artegic AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von loyalen und profitablen B-to-B- und B-to-C-Kundenbeziehungen über Online-Kanäle. Das Leistungsportfolio umfasst strategische Beratung, Technologien und Business-Services für Online CRM und Dialogmarketing per E-Mail, RSS, Mobile und Social Media.
Mit der Online CRM Technologie ELAINE FIVE bietet artegic eine leistungsfähige und einzigartige Lösung für die übergreifende Durchführung von Kampagnen sowie die Marketing-Automatisierung auf Basis von selbst schärfenden analytischen Kundenprofilen.
International werden jeden Monat über ELAINE FIVE Technologie rund 1,4 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages versandt. artegic greift dabei als assoziiertes Unternehmen auf das Know-how der Fraunhofer Gesellschaft zurück sowie auf die Expertise aus langjährigen Best-Practices mit namhaften Kunden wie RTL, A.T.U, Web.de, REWE, maxdome, Hyundai sowie den Bundesministerien der Finanzen und der Justiz.
1. Blacklists überprüfen
In sog. Blacklists sind IP-Adressen/Domains von Mailservern aufgeführt, die als Versender von Spam deklariert wurden. Viele E-Mail Provider führen einen Abgleich de genutzten IP-Adresse/Domains mit Blacklists durch. Findet sich die IP-Adresse/Domain auf einer Blacklist, wird die E-Mail augenblicklich aussortiert bzw. abgewiesen. Da nicht alle Provider jede der verfügbaren Blacklists nutzen, empfiehlt sich eine Prüfung, welche konkreten Blacklists bei den relevanten Providern zum Einsatz kommen. Im Rahmen eines regelmäßigen Monitorings sollte überwacht werden, ob die eigenen IP- oder Domaindaten auf einer dieser Blacklists auftauchen. Ist dies der Fall, ist auch eine Austragung aus einer möglich. Diese kostet aber mitunter Geld und muss gut begründet werden. Neue Adressen sollten augenblicklich überprüft werden.
2. Betreffzeile schlicht gestalten
Die Betreffzeile einer E-Mail ist einer der sensibelsten Bereiche bei der Spam-Prüfung. Es empfiehlt sich, die Betreffzeile gestalterisch so schlicht wie möglich zu halten. Das heißt: Der übermäßige Gebrauch von Sonderzeichen ist ebenso zu vermeiden wie überflüssige Leerzeichen und durchgängige Großschreibung einzelner Wörter oder sogar des ganzen Betreffs. Selbst wenn der Spamfilter solche eine Betreffzeile passieren läßt, wird sie vom Empfänger höchstwahrscheinlich als unseriös wahrgenommen. Selbstverständlich ist auch die Wortwahl von Bedeutung. Schlagwörter wie Sex oder Viagra sind zu vermeiden – nicht nur in der Betreffzeile, sondern in der gesamten E-Mail.
3. Sparsam mit Farben umgehen
Texte in knalligen, aufälligen Farben wie rot oder blau sollten möglichst vermieden werden. Schwarz oder – bei dunklem Hintergrund – weiß sind die besten Farben, um eine Spam Klassifizierung zu vermeiden. Auch sollten möglichst wenige verschiedene Farben verwendet werden.
4. Links statt Anhänge nutzen
E-Mail Anhänge sind der meist genutzte Weg um Viren zu verbreiten, weshalb E-Mails mit Anhängen oftmals gefiltert werden. Möchte man trotzdem eine Datei versenden, empfiehlt es sich, diese als externen Download zu verlinken.
5. Multipart E-Mails versenden
Auch HTML-Elemente werden manchmal als Spam klassifiziert. E-Mails sollten daher entweder als Multipart-Mails – sowohl in HTML- als auch in Text-Form – versendet werden oder dem Empfänger sollte beim Opt-In eine Auswahl ermöglicht werden.
6. Statische IP-Adressen verwenden
E-Mails sollten immer von statischen IP-Adressen versendet werden. Dynamische IP-Adressen finden sich oft auf Blacklists wieder.
7. Opt-Outs sofort umsetzen
Trägt sich ein Empfänger vom Erhalt eines Newsletters aus, muss er sofort aus der Abonnentenliste gelöscht werden. Erhalten Empfänger trotz Abmeldung weiterhin ungewünschte Newsletters, ist es wahrscheinlich, dass sie den Versender irgendwann als Spam melden. Falls auf mehrere Adressdatenbanken zugegriffen wird, sollten diese regelmäßig synchronisiert werden, um alle Abmeldungen zu berücksichtigen.
8. Whitelisting betreiben
Eine generelle Möglichkeit Art und Umfang der Filtermaßnahmen zu reduzieren, besteht in der Verbesserung der eigenen Reputation (positive Reputation) durch Whitelisting. Whitelists sind Positivlisten, die einem gelisteten Absender eine besondere Reputation bescheinigen und seinen E-Mails eine bevorzugte Behandlung durch die E-Mail-Provider sichern. Nähere Informationen zu Whitelisting finden Sie in einem umfangreichen Whitepaper: www.artegic.de/whitelisting
9. BCC-Verteilung an mehrere Empfänger vermeiden
Wenn eine E-Mail an eine Vielzahl von Empfängern geschickt werden soll, sollten diese Empfänger nicht alle im BCC-Feld angegeben werden. Eine hohe Anzahl Empfänger im BCC-Feld ist für viele Filter ein Anzeichen für Spam.
10. Auf die Dateigröße achten
Die Dateigröße der meisten Spam E-Mails befindet sich unter 20KB. E-Mail Newsletter sollten daher möglichst zwischen 20KB und 50KB gross sein.
11. Keinen schlechten HTML-Code verwenden
HTML-Code für Newsletter sollte nicht durch gängige Tools wie Microsoft Word generiert werden. Dieser Code ist unter Umständen sehr “unorthodox” und daher anfällig für Spam-Klassifizierung.
12. Kostenfreie Spam-Checker verwenden
Es existieren eine Reihe von kostenfreien Tools, mit denen sich E-Mails auf Spam-Kriterien checken lassen. Die artegic AG hat einige nützliche Tools für Sie zusammen gestellt. Diese Zusammenstellung kann unter www.artegic.de/spam-check angefordert werden.
Pressekontakt:
artegic AG
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Fax: +49(0)228 22 77 97-900
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Über die artegic AG:
Die artegic AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von loyalen und profitablen B-to-B- und B-to-C-Kundenbeziehungen über Online-Kanäle. Das Leistungsportfolio umfasst strategische Beratung, Technologien und Business-Services für Online CRM und Dialogmarketing per E-Mail, RSS, Mobile und Social Media.
Mit der Online CRM Technologie ELAINE FIVE bietet artegic eine leistungsfähige und einzigartige Lösung für die übergreifende Durchführung von Kampagnen sowie die Marketing-Automatisierung auf Basis von selbst schärfenden analytischen Kundenprofilen.
International werden jeden Monat über ELAINE FIVE Technologie rund 1,4 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages versandt. artegic greift dabei als assoziiertes Unternehmen auf das Know-how der Fraunhofer Gesellschaft zurück sowie auf die Expertise aus langjährigen Best-Practices mit namhaften Kunden wie RTL, A.T.U, Web.de, REWE, maxdome, Hyundai sowie den Bundesministerien der Finanzen und der Justiz.