Erfolgreiches Bewerbermanagement in sozialen Einrichtungen

Bewerbermanagement-Software in 5 Schritten positiv und nachhaltig einführen

Ein intelligentes Bewerbermanagement-System erleichtert die Arbeit in sozialen Einrichtungen erheblich. Gerade dort sind durch den akuten Fachkräftemangel und die immer weiter steigende Anzahl an pflegebedürftigen Personen die Folgen des demografischen Wandels zu spüren. Es ist also höchste Zeit, die Digitalisierung auch in der Gesundheitsbranche voranzutreiben und sich für ein effizienteres digitales HR-Management zu entscheiden. Dabei ist ein planvolles strukturiertes Vorgehen in fünf Schritten empfehlenswert.

Nicht selten laufen in sozialen Einrichtungen Recruiting-Prozesse noch manuell und auf Papierdokumenten ab. Hinzu kommt, dass durch die meist dezentral organisierten Verbände ein Flickenteppich an unterschiedlichen Prozessen entsteht. Dies erzeugt Chaos und kostet Zeit. Der Fachkräftemangel gebietet es zunehmend, durch ein effizientes Bewerbermanagement schneller an qualifizierte Bewerber zu gelangen und Prozesse zu verschlanken. Eine Bewerbermanagement-Software wie von MHM HR, die dabei außerdem die aktuelle DSGVO berücksichtigt, leistet wertvolle Unterstützung. In nur 5 Schritten können soziale Einrichtungen ein Bewerbermanagement-System einführen und davon nachhaltig profitieren.

Schritt 1: Definition von Ist- und Soll-Zustand 

Zu Beginn müssen aktuelle Gegebenheiten sowie etwaige Fehlerquellen und Schwachpunkte untersucht und analysiert werden. Daraus ergibt sich ein umfänglicher Überblick des gegenwärtigen Ist-Zustands. Daran angelehnt wird abgeleitet, welche Problematiken durch die Software in Zukunft gelöst werden sollen, um im Bewerbungsprozess bestmöglich zu unterstützen. Darüber hinaus müssen eine Infrastruktur und die dazugehörigen Rahmenbedingungen festgelegt werden. Beispielsweise sollten sich Zuständige auf ein einheitliches Vorgehen im Bewerbungsprozess einigen – unter anderem ob Bewerbungen per Post, Mail oder über eine Karriere-Landingpage entgegengenommen werden. Wichtig ist es auch, mögliche Schnittstellen zu bereits bestehenden Systemen – etwa zu SAP – miteinzubeziehen. Insgesamt müssen ab dem ersten Schritt HR- und IT-Abteilungen sowie die Datenschutzbeauftragten eingebunden werden.

Schritt 2: Festlegung der Prozesse und Verantwortlichen

Soziale Einrichtungen sind meist dezentral in verschiedenen Verbänden organisiert, sodass eine Bewerbermanagement-Software individuell die Komplexität der Einrichtungen sowie die dahinterstehenden Verwaltungsprozesse berücksichtigen muss. Um einen ganzheitlichen Überblick zu bekommen, sollten für den kompletten Bewerbungsablauf vom Eingang der Bewerbung bis hin zur Einstellung klare Verantwortliche definiert werden. Hierzu gehört etwa eine Unterteilung, welche Aufgaben bei HR und welche bei der jeweiligen Fachabteilung liegen. Die Verantwortungsbereiche lassen sich im Anschluss entsprechend in der Software abbilden. Eine beliebte Software-Lösung ist SaaS (Software as a Service). Die Einrichtung erhält hier ein Rundum-sorglos-Paket, das sich jederzeit an neue Vorgaben und Bedürfnisse anpassen kann. Außerdem erhält der Anwender kostenlos neue Funktionen sowie Pflege und Support der Software.

Schritt 3: Anbieter mit flexiblem Portfolio auswählen

Damit die unterschiedlich organisierten Mitglieder-Verbände das Bewerbermanagement problemlos einsetzen können, muss das System eine hohe Flexibilität aufweisen. Darüber hinaus gilt zu beachten, eine intuitiv bedienbare Software auszuwählen, da Führungskräfte und Mitarbeiter üblicherweise neben ihrem eigentlichen Job das Recruiting stemmen müssen und oftmals nur wenig Zeit dafür bleibt. Außerdem sollten sich Verantwortliche für ein Tool entscheiden, das sich immer weiterentwickelt und nötige Zusatzfunktionen zur Verfügung stellen kann. So bietet beispielsweise ein Talent Pool die Möglichkeit, passende, qualifizierte Bewerber mit deren Erlaubnis zu speichern, sodass Synergien geschaffen werden können, um qualifizierte Pflegefachkräfte zu finden. Eine weitere praktische Zusatzfunktion bietet ein Multiposting-Tool, das ermöglicht, Ausschreibungen in mehreren verschieden Stellenplattformen gleichzeitig zu veröffentlichen. Auch eine Analytics-Funktion kann sehr hilfreich sein: Sie liefert informative Kennzahlen und bewertet den Erfolg einzelner Recruiting-Kanäle sowie externer Stellenbörsen.

Schritt 4: Cloud-Lösung oder eigenes Rechenzentrum?

Im nächsten Schritt sollte grundlegend geklärt werden, ob das Bewerbermanagement direkt im eigenen Rechenzentrum der sozialen Einrichtung implementiert oder extern über die Cloud des ausgewählten Dienstleisters gesteuert werden soll. Während bei einer Cloud-Lösung die Kontrolle beim Dienstleister liegt, trägt die Einrichtung bei einer Implementierung in der eigenen IT-Infrastruktur selbst die Verantwortung. Dies ist jedoch mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden, sodass die soziale Einrichtung bei einer Wahl für die Cloud entlastet werden kann. Außerdem kann der Dienstleister innerhalb kürzester Zeit reagieren. Mitarbeiter in einer sozialen Einrichtung haben oft noch andere Aufgaben, sodass eine unmittelbare Reaktion meistens nicht möglich ist. Des Weiteren muss ein System unbedingt die Anforderungen des DSGVO erfüllen – in gewissen Fällen auch das kirchliche Datenschutzgesetz.  

Schritt 5: Mitarbeiter in den Fokus der Implementierung setzen

Das beste Bewerbermanagement-System nützt nichts ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter. Deshalb sollten diese von Beginn an abgeholt und in den Entscheidungsprozess miteinbezogen werden – letztendlich sind sie es, die das System nutzen. Dies gelingt durch eine frühzeitige offene Kommunikation: Der Belegschaft müssen vor allem die Vorteile des neuen Systems offengelegt werden. Gleichzeitig sollte eine gegenseitige offene Feedback-Kultur den Einführungsprozess begleiten. So ist es auch wichtig, die Mitarbeiter nach Wünschen oder Verbesserungsvorschlägen zu fragen. Sie wissen durch ihre Arbeit am besten, was von einem guten System verlangt wird. Erst wenn die Mitarbeiter die Bewerbermanagement-Software akzeptieren und annehmen, steht einer erfolgreichen, effizienten Nutzung nichts mehr im Wege.

Steffen Michel, Geschäftsführer von MHM HR, erklärt: „Wollen sich soziale Einrichtungen in Zeiten des Fachkräftemangels nicht abhängen lassen, müssen sie in schnelle Recruiting-Prozesse investieren. Ein Bewerbermanagement-System hilft, Durchlaufzeiten zu verkürzen und schafft damit eine positive Candidate Experience. Bei der Auswahl der Lösung ist es wichtig, dass diese zuvor definierte Anforderungen erfüllt und sich einfach um zusätzliche Funktionen erweitern lässt. Ein guter Anbieter unterstützt nicht nur vor Ort bei der Einführung, sondern steht auch anschließend für Änderungen und Beratung zur Verfügung.“