Resümee easyUSERDAY 2023 - Leidenschaftliche Diskussionen am Tag der easyJOB-Supervisoren

Endlich einmal die Menschen hinter den Bildschirmen kennenlernen und mit anderen Anwendern ins Gespräch kommen, die ähnliche Herausforderungen meistern. Das war für viele ein wichtiger Grund, zum easyUSERDAY persönlich anzureisen. Aber vor allem standen wie immer die angekündigten Vorträge und Sessions im Vordergrund. An diesem Tag wurden wichtige neue Funktionen der kommenden Releases den Anwesenden exklusiv vorab präsentiert – Teilnehmer werden beim Update auf die nächste Software-Version priorisiert. Auch strategische Pläne wurden vorgestellt, um einen Einblick in die langfristige Entwicklung der Softwarelösung und die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens zu geben. Hier ein Überblick über die Highlights der Veranstaltung:

 

Arbeitszeiterfassung

Dieses Thema betrifft alle Unternehmen, deshalb war die Aufmerksamkeit und der anschließende Gesprächsbedarf hier besonders hoch. Unser Berater Thomas Maisel fasste die Dringlichkeit zusammen: Seit dem Urteil des EuGH in 2022 ist auch in Deutschland eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit verpflichtend, sie muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Da eine nationale Gesetzgebung noch auf sich warten lässt, gab es auch beim easyUSERDAY viele kontroverse Diskussionen über die Auslegung und Umsetzbarkeit der Maßnahmen. Stefanie Mehlich stellte die Highlights der neuen Arbeitszeiterfassung vor:

• Erfassung aller Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten
• einfache und minutengenaue Dokumentation, auch mit NFC
• vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
• getrennte Arbeitszeit- und Stundenerfassung
• diverse Hinweismeldungen
• mehrere Arbeitszeitblöcke an einem Tag sind möglich
• Lücken zwischen Blöcken werden als Pause gewertet
• nachträgliche Bearbeitung der Blöcke einfach und komfortabel

Die Entscheidung, Änderungen an bereits erfassten Arbeitszeiten zuzulassen, ist eine Frage der jeweiligen Unternehmenspolitik und wurde vor allem in der Session kontrovers diskutiert.

Für Aufregung und Debatten bei Anwendern sorgte vor allem die Frage, wie genau man das in der Agentur umsetzen muss und/oder möchte, wie sich die neuen Regelungen mit internen Regelungen zur Vertrauensarbeitszeit vereinbaren lassen, und ob dies einen nennenswert zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter darstellen wird. Denn viele Unternehmen im Projektgeschäft erfassen die Stunden referenziert auf Jobs schon lange, um Aussagen über die Rentabilität der Projekte zu erhalten. Eine Stundenschreibung kann aber keine Arbeitszeiterfassung (mehr) darstellen, da nun Beginn und Ende von Arbeits- und Pausenzeiten minutengenau dokumentiert werden müssen. Eine Erleichterung kann die Nutzung der easyJOB APP darstellen, denn ab Version 5.90 funktioniert sie auch mit NFC-Stickern, die beim easyUSERDAY erstmalig vorgestellt wurden.

 

Mehrwertsteuer-Sets und Mahnwesen

Daniel Rose präsentierte beim Thema Mehrwertsteuer in easyJOB einige gravierende Verbesserungen, die teilweise auf expliziten Kundenwünschen basieren und daher sehr positiv aufgenommen wurden.

Neu sind u.a.

• die Ablösung der Mehrwertsteuer vom Mitarbeiter und Gebiet
• die Einführung der Mehrwertsteuer-Sets
• die mögliche Trennung von Kunde/Lieferant und Leistungen
• die mögliche Trennung je Mandant

Mit den Sets werden Einkauf und Verkauf jetzt auseinandergehalten und Fehler vermieden. Das Handling für Multimandanten in unterschiedlichen Ländern wird erheblich verbessert.

Auch im Mahnwesen wurden grundlegende Verbesserungen von vielen Anwendern mit Applaus bedacht: Corinna Rosche zeigte ausführlich den bisherigen Workflow und die Optimierung in der nächsten easyJOB-Version 5.90. Hier ist die Abwicklung von Mahnungen deutlich übersichtlicher gestaltet und mit wichtigen praktischen neuen Features ausgestattet, was mehr Kontroll- und Einflussmöglichkeiten bietet und die Mahnabwicklung durch vereinfachte Prozesse beschleunigt. Neu ist die Möglichkeit, alle vorbereiteten Mahnungen in einem Durchgang per E-Mail zu versenden und dabei Rechnungskopien anzuhängen.

 

RESTful API, Power Automate und BI-Tools

Bei den Schnittstellen hat sich viel getan, easyJOB setzt verstärkt auf eine offene Lösung, bei der immer mehr zusätzliche Tools problemlos angebunden werden können. Die Agentursoftware steuert und verknüpft als All-in-One-Tool alle relevanten Prozesse des Projektgeschäfts. Zusätzlich können Sie über RESTful APIs weitere Tools, die in der Agentur beliebt und etabliert sind, zunehmend lesend und schreibend einbinden. Dabei werden immer mehr Zusatzfelder und Kriterien unterstützt. Victor Görgey stellte in seiner Session am Nachmittag außerdem verblüffende Lösungen mit Microsoft Power Automate vor, Daniel Rose gab Einblicke in die Anbindung von BI-Tools an easyJOB.

 

ER-Import, FiBu und weitere neue Funktionen

Auch bei diesen Themen wurden von easyJOB-Gründer und Geschäftsführer Lorenz Mrkos und Corinna Rosche neue Funktionalitäten präsentiert. Besonders unsere Kunden aus der Schweiz freuten sich über eine Änderung beim ER-Import: ab 5.90 wird bei OCR-Erkennung die im System hinterlegte IBAN mit der IBAN auf der Rechnung abgeglichen, um eine geänderte Bankverbindung des Lieferanten automatisch zu identifizieren.

Poweruser waren von einigen Verbesserungen in easyJOB begeistert, die ihre Arbeit fühlbar erleichtern und optimieren. So hatten mehrere Teilnehmer glänzende Augen vor Freude, als eine Anpassung der Ressourcenübersicht vorgestellt wurde.

Strategischer Ausblick, neues Design- und Interaktionskonzept

Kurz vor dem Mittagessen stellten Lorenz Mrkos, Product Owner Victor Görgey und Produktdesign-Entwickler David Ihl die Zukunft von easyJOB vor: ein erfrischend cleveres neues Design- und Interaktionskonzept, das die User Experience (UX) und das User Interface (UI) entscheidend modernisieren wird. Hierzu werden wir in Kürze einen eigenen News-Artikel veröffentlichen, der das Projekt „easyJOB NEO“ ausführlich beschreibt.

So viel vorab: Dank des neuen Softwareentwicklungs- und Strategie-Teams wird easyJOB ganz neue Wege gehen, bei gleichbleibender Funktionsbreite und -tiefe. Auch in 2022 wurde die Agentursoftware Testsieger ihrer Kategorie im unabhängigen Test-Portal „trusted“ – eine Auszeichnung, die das Team der Because Software auf Dauer verteidigen möchte. Um die Innovationskraft zu stärken, wurde ein neues UX/UI-Konzept auf Basis einer umfassenden Analyse der Nutzer-Bedürfnisse entwickelt.

easyUSERDAY 2024 in den Startlöchern

Beim easyUSERDAY stehen die Kunden im Mittelpunkt, denn ihre Erfahrungen und Einschätzungen sind für die Weiterentwicklung der Agentursoftware ein unschätzbarer Wert. Die Veranstaltung hat nicht nur neue Einblicke und Ideen auf beiden Seiten hervorgebracht, sondern auch das Vertrauen in die Zukunft von easyJOB gestärkt und die Partnerschaft zwischen Because Software und den Anwendern vertieft. Viel Lob gab es für die Speaker der Because Software für die gute Vorbereitung der Vorträge, auch bei sehr komplexen Themen. In den Sessions am Nachmittag konnten User in kleinen Gruppen vertiefende Fragen stellen und sich auch untereinander zu Tipps und Tricks bei Anwendung und ihren täglichen Workflows austauschen. Das Format „live und in Farbe“ erwies sich als sehr erfolgreich, denn es ermöglichte eine unkomplizierte und direkte Kommunikation zwischen den Teilnehmern und den easyJOB Beratern während der Pausen und der anschließenden Sprechstunde. Außerdem konnten die User von den Erfahrungen anderer Agenturen profitieren, indem sie deren Arbeitsweisen kennenlernten. In der erstmalig beim easyUSERDAY verwendeten Event-App konnten sich alle Teilnehmer – unterstützt durch eine Keyword-generierte Matchmaking-Funktion – auch noch nach der Veranstaltung blitzschnell vernetzen.

Viele Teilnehmer verabschiedeten sich mit einem dynamischen „bis zum nächsten Mal“ – für das Team der Because Software ein motivierender Antrieb für die Vorbereitungen des easyUSERDAY 2024.