Steuern sparen mit Smartphone, Notebook & Co.

Ob dienstliche E-Mails auf dem privaten Smartphone, Webinare zur Weiterbildung auf dem eigenen Notebook oder ein letzter Feinschliff an der Präsentation am Abend vor dem nächsten großen Meeting: Wer private IT-Geräte und Software beruflich nutzt, kann die Ausgaben dafür als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Bei der Einkommensteuererklärung können sowohl die Anschaffungskosten als auch die monatlichen Kosten für die Telefon- und Internetnutzung berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass der dienstliche Nutzungsanteil zumindest zehn Prozent umfasst. IT-Ausgaben können dabei helfen, die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.000 Euro zu überschreiten und die Steuerrückerstattung zu erhöhen. Erstattungsberechtigte Arbeitnehmer erhalten im Durchschnitt nach Daten des Statistischen Bundesamtes 1.027 Euro vom Fiskus zurück. Darauf weist der Digitalverband Bitkom hin. Die Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung läuft am 31. Juli ab. Wenn die Erklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 1. März 2021. Wer ohne eigenes Verschulden, etwa aufgrund der Corona-Pandemie, an einer rechtzeitigen Abgabe der Steuererklärung verhindert ist, kann durch Antrag beim Finanzamt Verlängerung der Abgabefrist beantragen. Bitkom gibt Tipps, unter welchen Voraussetzungen die Kosten für IT als Werbungskosten angerechnet werden können:

• Smartphone, Notebook, Drucker etc.: Wer privat angeschaffte IT-Geräte so gut wie ausschließlich (mindestens 90 Prozent) beruflich nutzt, kann die Kosten dafür in voller Höhe von der Steuer absetzen. Bei geringerer beruflicher Nutzung sind die Kosten in berufliche und private Nutzungsanteile aufzuteilen. Die Aufteilung ist bei einer Nachfrage des Finanzamts nachzuweisen. Hierfür sollte eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers vorgelegt werden können oder drei Monate lang die Nutzung des Geräts aufgezeichnet werden. Ist ein Nachweis nicht möglich, geht die Rechtsprechung von einer Aufteilung von 50 zu 50 (beruflich/privat) aus. Anschaffungskosten bis 800 Euro (netto) können im Jahr des Kaufs komplett geltend gemacht werden. Wird diese Wertgrenze überschritten, muss der Nettokaufpreis zusammen mit der gezahlten Umsatzsteuer über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Die 800-Euro-Grenze gilt für Hardware wie PC, Notebook oder Tablet sowie für zugehörige Peripheriegeräte wie Drucker, Monitor oder Maus. Für diese Geräte wird eine gewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren angenommen. Für Smartphones beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer fünf und für Faxgeräte sechs Jahre. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputt geht oder eine Reparatur nötig wird, können die Ersatzkosten sofort (entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil des zugehörigen Geräts) abgezogen werden. Das Gleiche gilt für die Kosten von Verbrauchsmaterialien, etwa Toner, Tinte und Druckerpapier.

• Software: Die steuerliche Beurteilung von beruflich genutzter Software orientiert sich an den Grundsätzen für die zugehörige Hardware. So wird als gewöhnliche Nutzungsdauer von Anwendungssoftware wie Textprogrammen drei Jahre angenommen. Ist der Anschaffungspreis der Software nicht höher als 800 Euro (netto), kann er im Jahr der Anschaffung in voller Höhe angesetzt und mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Teil der Werbungskosten geltend gemacht werden.

• Internet- und Telefongebühren: Steuerzahler können auch berufliche Telefon- und Internetkosten (Grundgebühr und Verbindungsentgelte) als Werbungskosten absetzen. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat pauschal als Werbungskosten an. Wer höhere Aufwendungen absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen. Dabei ist berufliche Nutzung sogar weiter gefasst als es viele Steuerzahler vermuten: Der Bundesfinanzhof erkennt sogar Kosten für rein private Telefonate mit der Familie steuermindernd an, wenn ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen länger als eine Woche von seiner Familie getrennt ist. Für Telefongebühren ist ein Einzelverbindungsnachweis über ein- und ausgehende Gespräche hilfreich. Beim Internetzugang ist in der Regel durch die Nutzung von Flatrates kein Einzelnachweis möglich. Daher überträgt die Rechtsprechung die Grundsätze für die Aufteilung von Hardware und nimmt bei fehlenden sonstigen Anhaltspunkten eine Aufteilung von 50 zu 50 (privat/beruflich) an.

• Fortbildungen: Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Computer-Kurse und Software-Schulungen werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung ist, dass ein PC-Kurs mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht und die erworbenen Kenntnisse im Beruf eingesetzt werden. Das muss der Kursteilnehmer nachweisen. In jedem Fall sollte er eine Teilnahmebescheinigung für den Kurs vorweisen können. Besser ist eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren können die Fahrtkosten zum Kursort (0,30 Euro pro Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe können bei der Besteuerung geltend gemacht werden, soweit sie beruflich veranlasst sind. Aufgrund einer Rechtsänderung in § 3 Nr. 19 EStG sind mit Wirkung ab 1. Januar 2019 Zuschüsse des Arbeitgebers zu einer Fortbildung des Arbeitnehmers (zum Beispiel Computer- oder Programmierkurse) auch dann steuerfrei, wenn die Fortbildung nicht direkt mit der Beschäftigung des Arbeitnehmers in Zusammenhang steht, sondern lediglich seine allgemeine Beschäftigungsfähigkeit erhöht.

• Private Nutzung der IT des Arbeitgebers: Im umgekehrten Fall, wenn der Arbeitnehmer also nicht eigene Geräte beruflich, sondern vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Geräte privat nutzt, gibt es übrigens keine steuerlichen Probleme. Die Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus dieser Nutzung zieht, unterliegen regelmäßig weder der Einkommen- noch der Mehrwertsteuer. Schon 2012 hat der Gesetzgeber zudem klargestellt, dass sich die Steuerfreiheit auch auf Software und Anwendungen für mobile Endgeräte, also Apps, erstreckt, die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassen wurden, aber vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werden dürfen.

• Steuerliche Berücksichtigung des Homeoffice: Steht dem Arbeitnehmer in seinem Privathaushalt ein separates Arbeitszimmer zur Verfügung und hat er daneben keinen weiteren Arbeitsplatz – etwa weil der Arbeitgeber wegen der Corona-Epidemie das Büro geschlossen hat –, so können auch die Kosten für das private Arbeitszimmer als Werbungskosten angesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel anteilige Mietkosten, anteilige Finanzierungskosten bei Wohneigentum, anteilige Nebenkosten für Reinigung, Energie, Entsorgung, Versicherung und Grundsteuer sowie Abschreibungen für Schreibtisch und Schreibtischstuhl. Allerdings kann nur der Nutzungsanteil für berufliche Zwecke geltend gemacht werden. In seinen Vorschlägen für einen Digitalpakt Deutschland regt Bitkom eine Vereinfachung und Erweiterung des Werbungskostenabzugs für das Homeoffice an.

• 1.000-Euro-Grenze beachten: Die detaillierte Auflistung von beruflich bedingten Kosten für IT und Fortbildung lohnt sich nur, wenn die insgesamt im Jahr 2019 angefallenen berufsbedingten Kosten (inklusive der Kosten für den Weg zur Arbeit) 1.000 Euro überschreiten. Denn Werbungskosten bis 1.000 Euro erkennt das Finanzamt pauschal, das heißt ohne Einzelauflistung und Nachweis, steuermindernd an.

Hinweis zur Methodik: Die Angaben zur durchschnittlichen Steuerrückerstattung basieren auf Daten des Statistischen Bundesamtes für das Steuerjahr 2016.