Hat easyJOB ein Gehirn? Über das Intelligenzzentrum unserer Agentursoftware

Unser Gehirn ist die Zentrale, die alles wahrnimmt, bewertet, speichert und uns steuert. Es ist ein gigantisches Netzwerk, das Denken, Fühlen und Handeln ermöglicht. Hat easyJOB auch ein Gehirn? Sehr wohl! Wir nennen es „Jobblatt“. Hier ist eine unendliche Fülle an Informationen intelligent vernetzt. Mit einem Blick auf das Jobblatt treffen Sie fundierte Entscheidungen und steuern mit wenigen Klicks komplette Projekte.

Empfangen, verarbeiten, weitergeben und speichern

Es ist unverzichtbar und einzigartig, enthält das gesamte Wissen, verarbeitet alle Eindrücke und sorgt auf verblüffende Weise dafür, dass alles rund läuft: das Jobblatt in easyJOB. Wie in der menschlichen Informationszentrale findet hier integriertes Denken statt. easyJOB ist ein hochgradig komplexes Netzwerk mit vielfältigsten Funktionen, flexibel und individuell wie jedes kognitive Zentrum, und im Jobblatt wird dies offensichtlich.

Hier sind alle wichtigen Daten eines Projekts strukturiert sichtbar: Auftragsstatus, Stundenausnutzung, Deckungsbeiträge. Hier kalkulieren Sie Leistungen im Ein- und Verkauf, fragen Lieferanten an und erstellen Kostenvoranschläge. Und vieles mehr…

Wie das Jobblatt als zentrale Schaltstelle funktioniert

Über verschiedene Layouts aus unterschiedlichen Blickwinkeln – ohne den Funktionsbereich zu wechseln – zeigt Ihnen das Jobblatt alle kaufmännisch relevanten Daten für Ihr Controlling. Sie erreichen außerdem mit einem Klick das  Jobtiming (Kalenderfunktion), die gesamte Kommunikation (Notizen, E-Mails) und die Dokumentenablage und vieles mehr.

Mit dem Jobblatt steuern und überwachen Sie:

• Vorkalkulation
• Lieferantenanfragen
• Angebote
• Aufträge
• Kosten- und Erlösplanung
• Stunden- und Materialerfassung
• Fremdrechnungserfassung
• Rechnungserstellung
• Jobcontrolling
• Terminplanung und -kontrolle
• E-Mails und Notizen
• Dokumentenarchiv

Auf einen Blick: alle Kennzahlen

Jedes Projekt bekommt ein eigenes Jobblatt. In den Jobdaten sehen Sie die Basis-Informationen: Kundenname und Adresse, Projektstart und Zeitraum, vereinbarte Konditionen, zugeordnete Mitarbeiter, Job-Status und weitere frei definierte Kriterien. Dann kommen die entscheidenden Details.

Für jede einzelne Position des Projekts gibt es eine eigene Zeile im Jobblatt. In diesen Leistungszeilen werden Einkaufs- und Verkaufswerte (Plan und Ist) kalkuliert und erfasst. Alles, was zu einer Position gehört, wird in der dazugehörigen Leistungszeile des Jobblatts hinterlegt bzw. referenziert, ohne dass dazu man den Funktionsbereich verlassen muss. Dadurch wird alles gleichzeitig sichtbar und vergleichbar. Alle Zeilen lassen sich auch einfach direkt im Jobblatt per drag-and-drop verschieben.

Mit Klick auf die Leistungszeile öffnet sich der Eingabedialog 

Auf der Einkaufsseite stehen die Eigenleistungen, die geplanten und erfassten Stunden der eigenen Mitarbeiter und der Materialeinsatz, wie z. B. Proofs. Dazu kommen die Fremdleistungen: Angebote der Lieferanten, beauftragte Fremdleistungen und dazu erfasste Eingangsrechnungen und Zahlungen. Auf der Verkaufsseite sehen Sie die Angebote bzw. Kostenvoranschläge für den Kunden, dazu die Ausgangsrechnungen und eingegangene Zahlungen.

Gegenübergestellt werden also jeweils bei Einkauf und Verkauf die Planwerte und die aktuellen Ist-Werte. Idealerweise stimmen die Werte von Soll und Ist bei Abschluss des Projekts überein. Das Jobblatt bildet die Synapsen und weist pro Leistungszeile, pro Leistungsgruppe und für Job den geplanten und tatsächlichen Deckungsbeitrag aus. Diese Einsicht erhalten Sie zu jedem Zeitpunkt, was der Projektleitung die Möglichkeit der rechtzeitigen Nachforderung eröffnet.

Da liegt der Hase im Pfeffer: die unverzichtbare Echtzeitkontrolle

Das Jobblatt spiegelt zu jedem Zeitpunkt die kaufmännische Wahrheit des Projekts. Schon bevor Ihr Projekt startet, erkennen Sie im Jobblatt anhand der Planwerte auf einen Blick, wie profitabel es im besten Fall laufen wird. Die unmittelbare und umfassende Übersicht des Plan- / Ist-Vergleichs pro Job und pro Leistungszeile ist der springende Punkt: Differenzen und abweichende Deckungsbeiträge fallen direkt ins Auge. Wenn Zahlen im Laufe des Projekts aus dem Ruder laufen, können die Verantwortlichen sofort eingreifen, abweichende Fremdleistungsbeträge korrigieren, erfasste Stunden einsehen, erforderliche Nachberechnungen verhandeln oder fehlende Zahlungseingänge anmahnen.

Diese integrierte Denkweise von easyJOB und die Echtzeitkontrolle im Jobblatt sorgen für rentable Projekte und langfristig für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Möglich ist es auch, bei vorher definierten Abweichungen, eine Warnmeldung generieren zu lassen. Neben der Kontrolle des Deckungsbeitrages werden im Jobblatt viele weitere Kennzeichen und variable Felder dargestellt, die wichtige Informationen für diverse Anforderungen in unterschiedlichen Stadien des Jobs liefern.

Beispiel für ein Jobblatt mit aussagekräftigen Kennzahlen 

Ohne Umwege: weitere Infos zum Job direkt abrufen

Daten und Dokumente werden in easyJOB konsequent referenziert, d. h. einem Job oder einer Leistung zugeordnet. Die Referenzierung nutzen Sie auch im Jobblatt, z. B. wenn Sie Ihre Angebote generieren oder einsehen möchten. Direkt – also ohne den Funktionsbereich zu wechseln – können Sie z. B. entsprechende Dokumente öffnen und unmittelbar als PDF per E-Mail versenden. Sie können hier gezielt und schnell – dank Multiwindowing auch gleichzeitig – weitere Funktionen öffnen, die verbundene Daten anbieten.

Direkt im Jobblatt können Dokumente, z. B. PDFs von Angeboten geöffnet werden 

Übrigens, auch auf der easyJOB-Startseite können Sie über ein kontextbezogenes Rechtsklick-Menü zum Job gehörige Informationen abrufen.

Mit Rechtsklick auf einen Job im Widget der Startseite erreichen sie viele Funktionsbereiche und Dokumente 

Das ist ja mal wieder typisch: individuelle Layouts

Ist das alles? Nein, typisch für easyJOB sind weitere Individualisierungen möglich. Die Darstellung der Werte im Jobblatt ist nicht festgelegt, sondern lässt sich über unseren easyDataVisualizer (eDV) an die Vorlieben des Users anpassen, ist also nicht fest programmiert. Häufig verwendete Layouts werden als Standards angeboten. In der Implementierungsphase lassen sich bei Bedarf die Layouts zusammen mit dem easyJOB-Berater für jede Agentur an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können Spalten auswählen oder entfernen und sogar freie Formeln hinterlegen. Zur Hervorhebung besonders wichtiger Felder stehen Formatierungsmöglichkeiten zur Auswahl. Die Layouts sind im laufenden Betrieb über den eDV jederzeit editierbar. Mit dem eDV haben Sie die volle Flexibilität, um exakt die Daten auf einen Blick zu sehen die für Ihre Auswertung wichtig sind.

Mit Hilfe des easyDataVisualizer gestalten Sie das Layout Ihres Jobblatts in vielen Details 

Es müssen keine Kennzahlen sein, auch Termine können im Jobblatt eingesehen werden 

Wenn die Basis stimmt, geht alles flott von der Hand

Preislisten
Sie können unterschiedliche Preislisten für Produkte und für die Dienstleistungen Ihrer Mitarbeiter in den Stammdaten hinterlegen und pro Kunde bzw. nach Bedarf anwenden. Dadurch sind sie flexibel in den Konditionen, aber schnell in der Umsetzung. Hier werden auch kundenspezifische Leistungen und Gültigkeitsperioden definiert. Die Preislisten werden in einer Historie dokumentiert.

Lieferanten
Bei festen Lieferantenbeziehungen können Sie auch für den Einkauf häufiger Leistungen Preise und Konditionen abspeichern.

Besondere Konditionen
In den Stammdaten definieren Sie außerdem unterschiedliche Mehrwertsteuersets, Währungen und mögliche Rabatte und wählen diese je nach Bedarf der einzelnen Leistung aus. Möglich ist auch eine automatische KSV-Unterstützung (Künstlersozialversicherung).

So geht’s noch einfacher

Einen neuen Job anzulegen kann ganz schnell funktionieren, wenn man ein paar Tricks kennt:
Kopieren Sie einfach einen bereits vorhandenen, ähnlichen Job und ändern nur das Nötigste. Für Jobs, die immer wieder in ähnlicher Form verwendet werden, können Sie auch einen Musterjob definieren und sich auf diese Weise viel Arbeit ersparen. Was genau Sie vordefinieren, ist frei wählbar, z. B. können in dem Fall anhand Ihrer Erfahrungswerte auch zu erwartende Daten für Leistungen, Beschreibungen, Aufgaben oder Zuordnungen bestimmter Mitarbeiter vorausgefüllt sein und benötigen dann nur wenige Anpassungen.

easyJOB ermöglicht auch einen Import von Leistungsdaten aus Excel. Kunden- oder Job-Ordner für Dokumente werden vom System automatisch angelegt. Auf Wunsch können Reminder, Hinweise und Warnungen generiert werden.

Und um einen Job aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten und vergleichen zu können, lassen sich mehrere Jobblätter dank Multiwindowing parallel öffnen und bearbeiten.

Wenn die Übersicht über alle Kennzahlen da ist, kann der Kopf frei denken

Jetzt sind Sie gefragt, jetzt werden aus Zahlen Sprache, analytisches Denken, Emotionen. Mit dem gewonnenen Überblick und Ihrer Intuition sehen Sie die ganzheitlichen Zusammenhänge. Die Erkenntnisse setzten Sie in fundierte Entscheidungen um und gewinnen so Zeit und Raum für die ganz große Kunst: freies kreatives Arbeiten im Projektgeschäft. Jetzt tanzen Sie endlich auf sicherem Boden.