Mit dem passenden ERP-System zum erfolgreichen Unternehmen

Im Rahmen der betrieblichen Software-Landschaft steht den ERP-Lösungen eine erhebliche Sonderrolle zu: Sie dienen als „Single Source of Truth“ für die zentralen Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette (z. B. Material-, Artikel- und Kundenstamm). Gleichzeitig fungieren ERP-Systeme als „Integrations-Hub“ für die betriebliche Software-Landschaft und „Taktgeber“ für die Aktivitäten im Rahmen der inner- und überbetrieblichen Auftragsabwicklung. 

Auslöser für ERP-Projekte

Neue Geschäftsmodelle, steigender Wettbewerbsdruck, zunehmende Internationalisierung und Digitalisierung sind nur einige der Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Den meisten Strategien, mit denen Unternehmen auf dieses dynamische Umfeld reagieren, ist eines gemeinsam: Sie wirken sich spürbar auf die Unternehmensorganisation und die Geschäftsprozesse aus. In der Folge verändern sich die Anforderungen an die ERP-Software, die letztlich als Werkzeug zur Planung, Abwicklung und Steuerung der Geschäftsprozesse dient. In der Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2020/2021“ benennen die Teilnehmer die Auslöser für die Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems relativ eindeutig: Die Ablösung der vorhandenen ERP-Infrastruktur erfolgt überwiegend (ca. 53 % der Installationen), weil die vorhandene Lösung den Anforderungen des Betriebs nicht mehr gerecht wird, sei es in technologischer Hinsicht (z. B. Integration mit anderen Systemen, Passung zur Hardware-/Datenbank-Technologie, mobile Zugriffsmöglichkeiten) oder mangels notwendiger Funktionalität. So stellen Unternehmen z. B. häufig fest, dass die vorhandene ERP-Infrastruktur nicht in der Lage ist, neue Anforderungen aufgrund veränderter Unternehmensstrukturen (z. B. Übernahmen bzw. Verkauf von Unternehmensteilen) zu erfüllen. Offenbar schlägt die oft zitierte Dynamik durch Unternehmenszu- und -verkäufe, Standortverlagerungen etc. sowie intensive Bemühungen um rationellere Arbeitsabläufe stärker als früher auf die ERP-Infrastruktur durch. So stellt z. B. die zunehmende Internationalisierung der Anwenderunternehmen manche ERP-Software vor gravierende Herausforderungen. Nicht selten erfolgen Neuimplementierungen von ERP-Lösungen auch im Zuge der Harmonisierung von IT-Landschaften nach einer Unternehmensübernahme.

Prozessorientiert zur richtigen ERP-Lösung

Bereits bei der ERP-Auswahl werden in vielerlei Hinsicht die Weichen für die erfolgreiche Einführung und den Betrieb der neuen Lösung gestellt: Die Festlegung auf eine ERP-Lösung bestimmt dabei nicht nur die Möglichkeiten zur Unterstützung der Geschäftsprozesse sowie das Niveau der Anschaffungs- und Folgekosten. Die Auswahlentscheidung erstreckt sich in gleicher Weise auf den Dienstleister, mit dem der ERP-Anwender in der Regel eine sehr langfristige Partnerschaft eingeht. Mit der Festlegung auf einen Lieferanten werden die verfügbaren Beratungs-, Implementierungs- bzw. Support-Kompetenzen und -Ressourcen sowie letztlich die Service-Qualität definiert.

Zu Beginn eines jeden Software-Projekts ist es wichtig, sich einen Überblick über den IST-Zustand der Unternehmensprozesse zu verschaffen. In den Prozessen offenbaren sich nicht zuletzt die fachlichen Anforderungen an die neue Software-Lösung. Im Rahmen eines Prozess-Assessments, wie es z.B. das  Aachener Einführungsmodell ImplAiX® vorsieht, werden die bestehenden Organisationsstrukturen und Prozesse im Unternehmen erfasst und analysiert.

Die Prozessaufnahme und -analyse wird wesentlich durch den Einsatz von Referenzmodellen erleichtert: Diese beschreiben typische Unternehmensprozesse und/ oder -aufgaben, die sich in ähnlicher Form bei einer Vielzahl von Unternehmen finden. Bei der Analyse der Unternehmensabläufe ohne Referenzmodell müssen im Rahmen der Prozessaufnahme alle relevanten Prozessschritte eigenständig identifiziert und dokumentiert werden - eine Aufgabe, die nur mit entsprechender Erfahrung in überschaubarer Zeit erfüllt werden kann. Bei der Prozessanalyse unter Zuhilfenahme von Referenzmodellen werden die unternehmensspezifischen Abläufe aus den standardisierten Bausteinen zusammengesetzt. Durch diese Vorgehensweise wird die Identifikation und Dokumentation von relevanten Prozesselementen deutlich erleichtert.

Prozesse optimieren

Bei der Optimierung der Prozesse unterstützen spezielle Programme für die Prozessmodellierung, wie z.B. sycat BPM oder ViFlow, die über Schnittstellen in den IT-Matchmaker® eingebunden werden. Mithilfe dieser Werkzeuge können die unterschiedlichen Prozesse eines Unternehmens in eine grafische Form gebracht und in einer Modellsprache beschrieben werden. Denn erst wenn so sichtbar wird, wie ein Prozess abläuft, lässt er sich genauer analysieren und bei Bedarf unter Verwendung des IT-Matchmaker-Referenzprozessmodells neu modellieren und dadurch optimieren. Natürlich visualisiert man nicht alle Prozesse eines Unternehmens auf diese Art und Weise, das würde den zeitlichen Rahmen deutlich überstrapazieren. Eine solche Prozessmodellierung eignet sich vor allem für jene Geschäftsprozesse, in denen das Optimierungspotenzial hoch eingeschätzt wird. Soll ein Geschäftsprozess beispielsweise zukünftig stärker durch eine Software-Lösung unterstützt werden, dann ist es im Vorfeld wichtig, diesen möglichst detailliert zu beschreiben, um daraus die genauen Spezifikationen der Software ableiten zu können. Im Idealfall erhält man in dieser Phase ein erstes Sollkonzept hinsichtlich der zukünftigen Prozessabläufe, welches vor allem die Anforderungen an die zukünftige Software-Lösung enthält. 

Die so identifizierten Anforderungen an die neue Software-Lösung können dann - gemeinsam mit weiteren, z.B. technischen Anforderungen - in ein Lastenheft übernommen werden, das im weiteren Verlauf des Projektes die Grundlage für die Ausschreibung des ERP-Projekts bildet.

Potenziale im Auge behalten!

Allein die Einführung einer Software-Lösung stellt kein Patentrezept zur Beseitigung organisatorischer Probleme dar. Vielmehr zeigt die Erfahrung, dass betriebliche Abläufe durch die Einführung einer Software-Lösung gefestigt und damit u.U. Schwachstellen manifestiert werden können. Daher sollte man auch während der Implementierung immer wieder überprüfen, ob die identifizierten Potenziale und daraus abgeleiteten organisatorischen Verbesserungsmaßnahmen entsprechend berücksichtigt und umgesetzt werden.