Jahresende – auch in der PR Zeit zum Aufräumen

Die Medienlandschaft hat sich in diesem Jahr einmal mehr verändert. Während einige Anbieter vom Markt verschwanden, kamen neue hinzu. Manche Zeitungen, Zeitschriften, Sender und Agenturen haben andere Ansprechpartner bestimmt. Somit können Unternehmen, die ihre Kontaktdaten nicht permanent aktuell halten, davon ausgehen, dass ein Teil ihrer Informationen veraltet ist. Werden diese zeitnah korrigiert, können Unternehmen mit guten Voraussetzungen in die PR-Arbeit 2022 starten.

Eine Datenbank, die sich auf dem neuesten Stand befindet, ist ein wesentlicher Baustein erfolgreicher Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Denn nur wenn die E-Mail-Adresse korrekt ist, erreicht etwa eine Presseinformation die Redaktion. Ebenso wichtig ist es, den zuständigen Ansprechpartner anzugeben. Ein falscher Name kann dafür sorgen, dass die Nachricht ihren Empfänger nicht erreicht und an anderer Stelle schlicht unbeachtet untergeht.

Distributionsanalyse als Ansatzpunkt

Sämtliche vorhandene Daten manuell zu überprüfen und neue zu recherchieren, ist zeitaufwendig, insbesondere wenn keine persönlichen Kontakte in die Redaktionen bestehen. Jedoch müssen Unternehmen diese Kapazitäten nicht per se selbst vorhalten, wenn sie eine gute Datenqualität sicherstellen wollen. Sie können auch mit externen, spezialisierten Partnern zusammenarbeiten. Die PR-Agentur good news! beispielsweise bietet eine solche Distributionsanalyse an.

Die Experten untersuchen bestehende Presseverteiler darauf, ob grundsätzlich die passenden Medien adressiert werden und ob der Versand nach Zielgruppen gesteuert wird. Denn die Erfahrung zeigt, dass das häufig genutzte Gießkannenprinzip – alle Redaktionen erhalten alle Presseinformationen – kontraproduktiv ist. Darüber hinaus wird geprüft, ob die Basis-Informationen der Unternehmensrepräsentanzen in den sozialen Netzwerken aktuell sind – etwa das Impressum rechtsgültig eingebunden ist –, ob Bilder optimal eingebettet werden und wie es um die Reichweite bestellt ist. Die Ergebnisse inklusive Verbesserungsvorschlägen werden erläutert, sodass das Unternehmen entscheiden kann, ob es diese selbst oder zusammen mit der PR-Agentur umsetzen möchte.

Warum Selektion wichtig ist

Damit die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ihr gesamtes Potenzial entfalten kann, gilt es insbesondere, auf Relevanz zu achten. Um diese zu erreichen, ist der Versand wie angesprochen nach Zielgruppen zu steuern. Denn jede Presseinformation an alle Redaktionsadressen zu schicken, ist nicht zielführend. Erstens nervt es Redakteure, wenn sie mit Mitteilungen zugespammt werden, die überhaupt nichts mit ihrem Themenfeld zu tun haben. Und zweitens ist die Gefahr groß, dass der Redakteur künftig grundsätzlich E-Mails dieser Absender löscht und damit auch eventuelle Meldungen übersieht, die für ihn relevant sind. Wie PR-Verantwortliche Redaktionsadressen nach Themen- und Branchenaffinitäten klassifizieren und diese beim selektiven Versand von Pressemeldungen nutzen können, ist in dem Blogbeitrag „Pressetexte distribuieren – weniger ist mehr“ zusammengefasst.

Grundstein für die PR-Arbeit 2022

Weiterhin ist es wichtig, Pressemitteilungen professionell zu versenden, beispielsweise die Blindkopie-Funktion von Outlook zu verwenden, damit nicht etwa ein Redakteur den gesamten Empfängerkreis einsehen kann. Da einige Verlage Word-Dateien blockieren, sollten die Pressemeldungen als PDF angeboten werden und zusätzlich zum leichten Kopieren direkt im E-Mail-Body zu lesen sein. Nicht zuletzt kommt es auf korrekte Formulierungen an. Doch diese sind ein eigenständiges Thema.
Fakt ist: Mit einer unabhängigen Distributionsanalyse können Unternehmen einen wichtigen Grundstein für ihre PR-Arbeit 2022 legen. Dafür ist jetzt die richtige Zeit, die Analyse kann hier beauftragt werden.