6 Tipps zum besseren Data-Onboarding

In Handelsunternehmen sind heute oft ganze Abteilungen damit beschäftigt, Produktdaten von Lieferanten in den eigenen Systemen zu erfassen. Selbst etablierte Online-Shops tauschen immer noch Excel-Listen mit ihren Lieferanten aus. Das Problem: Wer wettbewerbsfähig bleiben will, braucht schlanke interne Prozesse! Feed Dynamix, Anbieter für Datenfeed-Technologie, hat die wichtigsten Informationen und Tipps zusammengestellt, damit Händler ihr Data-Onboarding in den Griff bekommen.

Das Onboarding von Produktdaten stellt für den Handel immer noch eine Herausforderung dar. Klagen, dass Hersteller oder Lieferanten einfach nicht die nötigen Produktdaten in der gewünschten Qualität, im gewünschten Format oder der nötigen Aktualität liefern, hört man dementsprechend oft. Tatsächlich ist es so, dass mangelhafte Datenqualität Handel und Industrie laut Handelsjournal (Ausgabe 15.8.2017) durchschnittlich 8,2 Millionen US-Dollar im Jahr kostet. Hinzu kommen Zeitverluste und Mehraufwände wegen zusätzlicher Abstimmungsschleifen oder manuellem Datenhandling.

Es gibt mehrere Gründe für eine falsche, ungenaue oder unvollständige Datenerfassung. Oftmals liegt das Problem darin, dass der Lieferant die Anforderungen des Händlers an die Produktdaten nicht genau kennt. Aber selbst wenn diese bekannt sind, der Lieferant sie aber nicht erfüllen kann oder will, kann der Händler vorsorgen! Wer also das Onboarding von Fremddaten effizienter gestalten und zudem unabhängiger von der gelieferten Datenqualität werden möchte, sollte sich die nachfolgenden sechs Tipps zur Optimierung der Geschäftsprozesse in Sachen Data-Onboarding genauer ansehen:

Tipp 1: Prioritäten setzen!

Setzen Sie je nach Produkttyp und Warengruppe Prioritäten für das Data Onboarding. Dann stellen Sie sicher, dass in jedem Fall die wichtigsten Produkte in der ausreichenden Qualität, Geschwindigkeit und Quantität zur Verfügung stehen.

Tipp 2: Definieren Sie eine Zieldatenstruktur!

Legen Sie fest, wie Ihre Datenstruktur aussehen soll. Eine sog. Zieldatenstruktur ist dann die Basis, um Fremddaten zu erfassen und einheitlich zu strukturieren. Beachten Sie von Beginn an vorherrschende Datenstandards und Austauschformate.

Tipp 3: Definieren Sie ein zentrales System für die Erfassung Ihrer Produktdaten!

Anstatt Produktdaten parallel in PIM-, ERP- und Shop-Systemen zu erfassen, sollte ein zentrales System definiert werden, welches die Daten an weitere Systeme verteilt. Das verhindert Redundanzen und minimiert Fehlerquellen und Schnittstellenkosten.

Tipp 4: Validieren Sie Produktdaten bereits bei der Erfassung!

Eine nachträgliche Überarbeitung der Daten ist sehr zeitaufwändig und daher teuer.

Tipp 5: Gestalten sie effiziente Kommunikationswege mit Ihren Lieferanten!

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Lieferanten Zugang zu allen relevanten Informationen bekommen, um Mängel an ihren Stammdaten zu erkennen und ggf. sogar selbst zu beheben.

Tipp 6: Bieten Sie Ihrem Geschäftspartner flexible Möglichkeiten der Datenintegration!

Begegnen Sie den heterogenen Datenstrukturen Ihrer Lieferanten mit Flexibilität. Je mehr Möglichkeiten Sie ihm bieten, desto schneller kann der Upload erfolgen.