Konferenzen werden immer kurzfristiger gebucht

Die MICE Service Group mit Standorten in Zürich, Berlin und Salzburg hat im vergangenen Jahr über 4'200 Konferenzen, Meetings oder Events organisiert. Damit konnte weiteres Wachstum erzielt werden. Die Gruppe von Inhaber Oliver Stoldt erreichte einen Rekordum-satz. Dies ist unter anderem auf die konsequente Digitalisierung der Angebote und deren Abwicklung zurück zu führen. Die Digitalisierung wirkt sich vor allem auf das Buchungsver-halten aus, immer kürzere Buchungsprozesse sind die Folge.

Oliver Stoldt erklärt den Erfolg seiner Unternehmensgruppe mit der Digitalisierung im MICE-Umfeld: «Wir akquirieren nicht mehr über klassisch-analoge Verkaufskanäle, sondern vor allem über unsere digitalen Plattformen.» Der Markt habe sich gewandelt: «Unsere Kunden suchen heute online und da müssen wir präsent sein. Dafür haben wir zwei Online Experten engagiert, welche sich aus-schließlich diesen Verkaufskanälen widmen. Der klassische Sales-Manager ist Geschichte.» Trotz-dem sei der persönliche Kontakt nicht aus dem Organisationsprozess wegzudenken, die Kunden schätzen einen persönlichen Ansprechpartner, hält Stoldt fest.

Die Digitalisierung wirkt sich auch auf das Buchungsverhalten aus. So werden komplette Tagungen in immer kürzerer Frist gebucht, sagt Oliver Stoldt: «Dies geht sogar so weit, dass wir am Morgen die Anfrage erhalten und am Nachmittag eine komplette mehrtägige Tagung gebucht wird. Heute wird deutlich schneller entschieden.» Ein Erfolgsfaktor für eine Konferenz in der Schweiz, ist zudem die ÖV-Anbindung einer Tagungslocation: «Im Vergleich zu Österreich oder Deutschland ist es für Schweizer MICE-Organisatoren absolut zentral, dass der Tagungsort mit dem öffentlichen Verkehr gut zu erreichen ist.»

Dienstleistungskette für den MICE-Kunden

Die MICE Service Group bietet den Kunden modulare „Out-of-the-Box-Lösungen“. Sie unterstützt Unternehmen, Konferenzplaner und Event-Manager bei der Konzeption, Planung, Vermarktung und Durchführung von Tagungen, Konferenzen und Kongressen. Entlang des sogenannten Konferenz-„Plan-O-Meters“ bietet die MICE Service Group integrierte und ineinandergreifende Lösungen. Sie basiert auf den vier Veranstaltungsphasen Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbearbei-tung. Angefangen bei der Konzepterstellung und dem Teilnehmermanagement bis hin zur Durch-führung der Veranstaltung und Zahlungsabwicklung.

Globales Netz von Locations und Rednern

Die MICE Service Group verfügt über ein engmaschiges Netz von Partnerschaften mit Locations im DACH-Raum und Zugang zu Tagungsorten weltweit. Dabei ist Kostenoptimierung durch strukturier-ten Einkauf ein Erfolgsfaktor: Aufgrund der abgewickelten Volumen kann die MICE Service Group ihren Kunden attraktive Konditionen offerieren. Durch jahrelange Erfahrung im Konferenz- und Kon-gressbereich und das globale Netzwerk kann zudem der passende Referent, Redner, Trainer oder Keynote-Speaker engagiert werden. Sämtliche Finanzkennzahlen können den Kunden mittels Schnittstellen zugänglich gemacht und übermittelt werden.

Oliver Stoldt: «Unsere Kunden schätzen, dass bei uns alles aus einer Hand gebucht, abgewickelt und abgerechnet werden kann. Sie sind teilweise börsenkotiert und müssen zudem ein transparen-tes und detailliertes Reporting sicherstellen. Ebenfalls müssen die jeweiligen Corporate-Compli-ance-Richtlinien beachtet werden, welche wir mit unseren digitalen Buchungssystemen jederzeit gewährleisten können. Zudem beschäftigt die MICE Service Group nur Mitarbeitende mit Hospita-lity-Background in den entsprechenden Bereichen.»