Doxnet setzt wieder Maßstäbe: Aufschlussreiche Einblicke in die Branche
Prozessabläufe in Unternehmen und Neuausrichtungen des Workflows: Die 15. DOXNET-Fachkonferenz in Baden-Baden lenkte den Blick auf die Gegenwart und in die Zukunft des Dokumentenmanagements. Die Referenten gaben Einblicke in Unternehmensabläufe, beleuchteten Prozesse des digitalen Farbdrucks und stellten Prozessoptimierungen rund um intelligentes Dokumentenmanagement vor.
Zwei Megatrends hob Dr. Bernd Huber von der SET GmbH vor: Elektronifizierung der Kommunikation und Farbdruck im Massengeschäft. „Wer als Druckzentrum sein Geschäftsmodell nicht konsequent an diese Trends anpasst, wird in absehbarer Zeit untergehen“, prognostizierte Dr. Huber. Unternehmen können hierbei nur zwei Erfolgswege gehen: Entweder einen hohen Marktanteil erarbeiten oder sich in einer Nische als Spezialanbieter etablieren. Drei Erfolgsfaktoren sollten dabei im Blick behalten werden: erstens dem Qualitätsdruck standhalten, zweitens Kostenmanagement betreiben, drittens Optimierung der Auslastung. „Das Geschäftsmodell Output-Center generiert nachhaltige Wettbewerbsvorteile und hohe Kundenbindung“, sagte Dr. Bernd Huber. werden muss“. Insbesondere die Bedeutung der personalisierten Kundenkommunikation hob Clemens Graßmann in diesem Zusammenhang hervor.
„Flüssiger, smarter und schlanker“, so beschrieb Wolfgang Nickel die Effekte der Umstellung auf „White Paper Solution“. Der Leiter des Output Managements und des Druckzentrums der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) sprach über die Erfahrungen der Bank bei der Prozessoptimierung. Ziele waren die versandfertige Auslieferung aller Sendungen an die Poststelle, kein manuelles Nacharbeiten in der Poststelle und die Minimierung von Verschwendung, wie beispielsweise Überproduktion, Warte- und Liegezeiten und Produktionsfehler. Nach Analyse der Prozessbetrachtung wurden Schwächen erkannt, wie beispielsweise die hohen Rüstzeiten von vorbedruckten Formularen, die häufig gewechselt werden mussten.
Heute lautet der Standard: White Paper Factory. Dazu mussten eine DOM Plattform und ein Single Point of Operations geschaffen werden. Logo und Daten werden jetzt direkt auf das Papier gedruckt. Der dynamische Prozess ermöglicht einen zügigen und reibungslosen Versand. Das Premiumadress-Verfahren hat die Rücklaufquote reduziert. Die Papierrolle wird um den Faktor 16 seltener bewegt als die Druckstapel. Die manuelle Zusammenstellung von Sendungen in der Poststelle ist komplett entfallen. Alles in allem zeigte sich Nickel über die positiven Folgen der Umstellung hochzufrieden, denn die brachte eine Reduktionen der Prozesskosten, der Produktionszeit und der Fehlerrate. Die Fehlerquote in der Produktion und im Kundenkontakt wurde um 98 Prozent reduziert. Eine Zahl, die die Verantwortlichen der Bank überraschte, aber relativ gesehen konnte die Zahl tatsächlich von 100 Vorfällen im Monat nach der Umstellung auf 2 Vorfälle reduziert werden.
Stefan Dürkopp von der LVM Versicherung aus Münster gewährte einen Einblick in die Prozessabläufe des Versicherungsunternehmens. 2011 war der „Maschinenpark“ im Druckzentrum nicht mehr zeitgemäß: Die Kosten hoch, der Workflow kompliziert und die Ergebnisse nicht effizient. Es reifte die Entscheidung, eine grundlegende Umstrukturierung samt eines Umbaus vorzunehmen. Geplant werden musste der Austausch der gesamten Kuvertieranlage im „großen Stil“: Von 4 bis 5-Kanal auf Zwei-Kanal, Umstellung auf White-Paper-Produktion, Produktion mit Farbdruckern und auf anderem Papier.
Das bedeutet: Neue Drucker, neue Kuvertiermaschinen und neue Abläufe. Der bebilderte Überblick über den gesamten Prozessablauf von der Planung bis zur Umsetzung des Projekts verdeutlichte anschaulich die Dimension der Umstellungsmaßnahme. Mittlerweile läuft der größte Teil über die zwei neuen Drucklinien, bis zum dritten Quartal 2013 soll der gesamte Prozess darauf umgestellt sein.
Eine interessante Fortsetzung ihres Vortrags von 2012 boten Udo Schäfer und Bernd Wiktor von der ITERGO GmbH, zuständig für IT-Dienstleistungen bei der ERGO-Versicherungsgruppe. Während die Referenten im Vorjahr einen Einblick in ihre Vorplanungen und die Durchführung des Umstellungsprozesses auf Vollfarbdruck gaben, sprachen Schäfer und Wiktor jetzt zum Thema „Beyond the color: Theorie und Wirklichkeit“. Ziel der Umstrukturierung war die Integration dynamischen Perforierens und die Integration der Qualitätskontrolle Druck, die vor allem beim Logo-Druck hohen Standards entsprechen muss.
Nach der Investition in die neue Hardware traten Probleme auf: So stoppte zum Beispiel mehrfach der Drucker unberechtigterweise. Im nächsten Schritt mussten die hochkomplexen Prozesse aufeinander abgestimmt werden, um das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten zu verbessern. Lösungsansatz: Es wurden zusätzliche DataMatrix-Codes entwickelt, die dieses Zusammenspiel dynamisch verbessern sollten. Dabei mussten Hard- und Softwarekomponenten einbezogen werden. Schäfer und Wiktor verdeutlichten die Schwierigkeiten solcher Abstimmungsprozesse, sehen sich aber auf einem guten Weg. „Wir haben uns ein hohes Ziel gesetzt und daher arbeiten wir weiter hart daran, dieses zu erreichen.“
Die Frage, ob die Bedeutung des Papiers in Zukunft abnehmen wird, wird in der Branche seit Jahren kontrovers diskutiert. Die Tendenz der meisten DOXNET-Referenten geht in die Richtung, dass Papier in absehbarer Zeit nicht verschwinden, der Verbrauch aber zurückgehen wird.
Informativ und nah an der Praxis: Mit 30 Vorträgen aus dem Anwender- und Herstellerbereich nahm die 15. DOXNET-Fachtagung die ganze Bandbreite der unterschiedlichen Prozesse des Dokumentenmanagements ins Visier.
Zum Auftakt des Kongresses erläuterte Keynote-Speaker Frank Astor auf seine Art die verschiedenen Perspektiven von Kundenorientierung. Den Kunden charakterisierte Astor als ein „unbekanntes Wesen“, dem sich der Redner auch musikalisch zu nähern versuchte. Astor geißelte Warteschleifen als die „Folterinstrumente von heute“ und hatte auch für diese Endlosschleifen ein Schmählied parat.
Zwei Megatrends hob Dr. Bernd Huber von der SET GmbH vor: Elektronifizierung der Kommunikation und Farbdruck im Massengeschäft. „Wer als Druckzentrum sein Geschäftsmodell nicht konsequent an diese Trends anpasst, wird in absehbarer Zeit untergehen“, prognostizierte Dr. Huber. Unternehmen können hierbei nur zwei Erfolgswege gehen: Entweder einen hohen Marktanteil erarbeiten oder sich in einer Nische als Spezialanbieter etablieren. Drei Erfolgsfaktoren sollten dabei im Blick behalten werden: erstens dem Qualitätsdruck standhalten, zweitens Kostenmanagement betreiben, drittens Optimierung der Auslastung. „Das Geschäftsmodell Output-Center generiert nachhaltige Wettbewerbsvorteile und hohe Kundenbindung“, sagte Dr. Bernd Huber. werden muss“. Insbesondere die Bedeutung der personalisierten Kundenkommunikation hob Clemens Graßmann in diesem Zusammenhang hervor.
„Flüssiger, smarter und schlanker“, so beschrieb Wolfgang Nickel die Effekte der Umstellung auf „White Paper Solution“. Der Leiter des Output Managements und des Druckzentrums der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) sprach über die Erfahrungen der Bank bei der Prozessoptimierung. Ziele waren die versandfertige Auslieferung aller Sendungen an die Poststelle, kein manuelles Nacharbeiten in der Poststelle und die Minimierung von Verschwendung, wie beispielsweise Überproduktion, Warte- und Liegezeiten und Produktionsfehler. Nach Analyse der Prozessbetrachtung wurden Schwächen erkannt, wie beispielsweise die hohen Rüstzeiten von vorbedruckten Formularen, die häufig gewechselt werden mussten.
Heute lautet der Standard: White Paper Factory. Dazu mussten eine DOM Plattform und ein Single Point of Operations geschaffen werden. Logo und Daten werden jetzt direkt auf das Papier gedruckt. Der dynamische Prozess ermöglicht einen zügigen und reibungslosen Versand. Das Premiumadress-Verfahren hat die Rücklaufquote reduziert. Die Papierrolle wird um den Faktor 16 seltener bewegt als die Druckstapel. Die manuelle Zusammenstellung von Sendungen in der Poststelle ist komplett entfallen. Alles in allem zeigte sich Nickel über die positiven Folgen der Umstellung hochzufrieden, denn die brachte eine Reduktionen der Prozesskosten, der Produktionszeit und der Fehlerrate. Die Fehlerquote in der Produktion und im Kundenkontakt wurde um 98 Prozent reduziert. Eine Zahl, die die Verantwortlichen der Bank überraschte, aber relativ gesehen konnte die Zahl tatsächlich von 100 Vorfällen im Monat nach der Umstellung auf 2 Vorfälle reduziert werden.
Stefan Dürkopp von der LVM Versicherung aus Münster gewährte einen Einblick in die Prozessabläufe des Versicherungsunternehmens. 2011 war der „Maschinenpark“ im Druckzentrum nicht mehr zeitgemäß: Die Kosten hoch, der Workflow kompliziert und die Ergebnisse nicht effizient. Es reifte die Entscheidung, eine grundlegende Umstrukturierung samt eines Umbaus vorzunehmen. Geplant werden musste der Austausch der gesamten Kuvertieranlage im „großen Stil“: Von 4 bis 5-Kanal auf Zwei-Kanal, Umstellung auf White-Paper-Produktion, Produktion mit Farbdruckern und auf anderem Papier.
Das bedeutet: Neue Drucker, neue Kuvertiermaschinen und neue Abläufe. Der bebilderte Überblick über den gesamten Prozessablauf von der Planung bis zur Umsetzung des Projekts verdeutlichte anschaulich die Dimension der Umstellungsmaßnahme. Mittlerweile läuft der größte Teil über die zwei neuen Drucklinien, bis zum dritten Quartal 2013 soll der gesamte Prozess darauf umgestellt sein.
Eine interessante Fortsetzung ihres Vortrags von 2012 boten Udo Schäfer und Bernd Wiktor von der ITERGO GmbH, zuständig für IT-Dienstleistungen bei der ERGO-Versicherungsgruppe. Während die Referenten im Vorjahr einen Einblick in ihre Vorplanungen und die Durchführung des Umstellungsprozesses auf Vollfarbdruck gaben, sprachen Schäfer und Wiktor jetzt zum Thema „Beyond the color: Theorie und Wirklichkeit“. Ziel der Umstrukturierung war die Integration dynamischen Perforierens und die Integration der Qualitätskontrolle Druck, die vor allem beim Logo-Druck hohen Standards entsprechen muss.
Nach der Investition in die neue Hardware traten Probleme auf: So stoppte zum Beispiel mehrfach der Drucker unberechtigterweise. Im nächsten Schritt mussten die hochkomplexen Prozesse aufeinander abgestimmt werden, um das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten zu verbessern. Lösungsansatz: Es wurden zusätzliche DataMatrix-Codes entwickelt, die dieses Zusammenspiel dynamisch verbessern sollten. Dabei mussten Hard- und Softwarekomponenten einbezogen werden. Schäfer und Wiktor verdeutlichten die Schwierigkeiten solcher Abstimmungsprozesse, sehen sich aber auf einem guten Weg. „Wir haben uns ein hohes Ziel gesetzt und daher arbeiten wir weiter hart daran, dieses zu erreichen.“
Die Frage, ob die Bedeutung des Papiers in Zukunft abnehmen wird, wird in der Branche seit Jahren kontrovers diskutiert. Die Tendenz der meisten DOXNET-Referenten geht in die Richtung, dass Papier in absehbarer Zeit nicht verschwinden, der Verbrauch aber zurückgehen wird.
Informativ und nah an der Praxis: Mit 30 Vorträgen aus dem Anwender- und Herstellerbereich nahm die 15. DOXNET-Fachtagung die ganze Bandbreite der unterschiedlichen Prozesse des Dokumentenmanagements ins Visier.
Zum Auftakt des Kongresses erläuterte Keynote-Speaker Frank Astor auf seine Art die verschiedenen Perspektiven von Kundenorientierung. Den Kunden charakterisierte Astor als ein „unbekanntes Wesen“, dem sich der Redner auch musikalisch zu nähern versuchte. Astor geißelte Warteschleifen als die „Folterinstrumente von heute“ und hatte auch für diese Endlosschleifen ein Schmählied parat.