Das Potenzial automatisierter Dokumentenerstellung

Für Marketers weltweit rückt die kreative Arbeit – gezwungenermaßen – zunehmend in den Hintergrund. Anstatt im Team neue Slogans und Ideen zu entwickeln, die neuesten Marketingtrends zu evaluieren und Kampagnen auszuwerten, nimmt die Erstellung und Freigabe von Dokumenten einen Löwenanteil ihrer kostbaren Arbeitszeit ein. Laut einer Templafy Studie, ist die Content-Erstellung für drei Viertel der Befragten ein tägliches To-do, für knapp die Hälfte gar die wichtigste Komponente ihres Jobs (1). 

Das hat seinen Grund. Marketingabteilungen erstellen kontinuierlich neue Materialien mit verkaufsfördernder Wirkung, müssen dabei stets das aktuelle Messaging des Unternehmens einbauen, Branding und Compliance Richtlinien beachten und Unternehmensdaten aktualisieren. So entsteht ein breites und hilfreiches Portfolio an verschiedensten Unterlagen für die weltweiten Mitarbeiter:innen – von eBooks und Newslettern über Produktkataloge bis hin zu Vertragsvorlagen. Letztendlich also ein Portfolio aus alltäglichen Werkzeugen, die für den Verkaufsabschluss und die Umsätze des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. 

Doch die wertvolle, ressourcenintensive Arbeit verläuft sich im Ablagechaos der Arbeitgeber oftmals im Sande: kaum jemand weiß, wo die richtigen Materialien gefunden werden. Laut der Templafy Studie müssen 60 Prozent der Befragten mehrmals die Woche nach Ablageorten für den gesuchten Content die Kollegschaft um Hilfe bitten. In puncto Vorlagen und Dokumente wird vielerorts noch immer in Silos gearbeitet. Dadurch entstehen Problematiken für die Brand Reputation. Denn: eine unternehmensweite, konsistente Kommunikation ist oft schlicht nicht gegeben. Während Abteilung A bereits Zugriff auf das neueste Messaging hat, verwendet Abteilung B noch immer veraltete Vorlagen, Abteilung C nutzt gar eigens erstellte, nicht freigegebene Versionen von Marketingmaterialien. Insbesondere Großunternehmen müssen reagieren und die standardisierte Bereitstellung und automatisierte Erstellung von Content unternehmensweit ermöglichen. Nur so werden Marketing Mitarbeitende entlastet, während ihre Arbeit die volle Wirksamkeit entfalten kann. 

Zentrale Bereitstellung – maximale Wirkung von Marketingmaterialien

Ansprechende Marketingmaterialien und vielversprechende Vertriebsunterlagen zu erstellen, geschieht oft, ohne die Bereitstellung dieser Inhalte unternehmensweit zu gewährleisten. Das sorgt bei den Beteiligten für Frust: die Marketing Expert:innen nutzen ihre Kapazitäten zum Erstellen wichtiger Dokumente, die letztlich nicht genutzt werden, weil die Kollegschaft keinen Zugriff darauf hat. Damit beide Parteien in ihrer Arbeit unterstützt werden, müssen alle benötigten Inhalte ohne Zutun der Arbeitnehmer:innen in deren gewohnter Arbeitsumgebung bereitgestellt werden. Am Beispiel einer Infografik bedeutet dies: Das Marketing Team aktualisiert eine Grafik, baut die neuesten Unternehmenszahlen ein und passt das Branding den aktuellsten Richtlinien an. Über digitale Tools und per Mausklick wird die Grafik in Sekundenschnelle jedem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und in der gewohnten Arbeitsumgebung, beispielsweise Microsoft Office oder Google Workspace, angezeigt. Per Drag-and-drop kann die Infografik an der gewünschten Stelle im Dokument eingefügt werden, das mühsame Suchen der benötigten Informationen gehört der Vergangenheit an. Mit solchen Technologien stellen Unternehmen sicher, dass die Arbeit der Marketingabteilungen auch wirklich dort ankommt, wo sie gebraucht wird – und flächendeckend ausschließlich konsistente und rechtssichere Dokumente entstehen. 

Effizienz dank Automatisierung

Das Problem des Versionschaos und der unzähligen Ablageorte ist bekannt. Doch nachdem Marketingteams neuen, aussagekräftigen Content, wie Präsentationsvorlagen oder Produktkataloge, allen Mitarbeitenden erfolgreich zur Verfügung gestellt haben, fängt die Arbeit oft erst an. Verschiedene Märkte, spezielle Vorgaben in der Kundenansprache und veränderte Marktgegebenheiten – je größer das Unternehmen, desto höher ist das Bedürfnis nach individualisiertem Content. Im Umkehrschluss erreichen Marketingteams eine Unzahl an Anfragen für die Individualisierung bestimmter Dokumente. Technologische Lösungen schaffen hier Abhilfe, indem sie allen Mitarbeitenden das intuitive Zusammenstellen dieser Dokumente ermöglichen. Die Marketingabteilungen gewähren über Schnittstellen Zugriff auf alle benötigten Assets, wie Textbausteine und Logos. Per Baukastenprinzip können die einzelnen Teams dann genau die Assets einfügen, die sie benötigen und ohne IT-Kenntnisse oder marketingspezifische Fähigkeiten die Dokumente individuell anpassen. Das Marketing wird weiter entlastet – die Nutzung von Branding und Compliance-konformen Inhalten dennoch gewährleistet. Im Umkehrschluss können Ressourcen in fachliche wichtige Aufgaben, wie die Strategieentwicklung, fließen. 

Marketing Channel E-Mail Signatur: Mit Konsistenz zum Erfolg

Über kaum einen anderen Marketing-Channel werden tagtäglich so viele (potenzielle) Kund:innen erreicht, wie über E-Mail-Signaturen. In jeder Korrespondenz – von Newsletter bis Upselling-Angebot für Bestandskunden – kann die eigene E-Mail-Signatur zum Zünglein an der Waage werden. Dort kann auf die neuesten Produkte hingewiesen, die Anmeldung zum Newsletter vorgeschlagen oder das neue Messaging eingeführt werden. Das Problem auch hier: die Konsistenz. Die Mitarbeitenden aktualisieren ihre E-Mail-Signaturen nicht regelmäßig. In der Folge entstehen Ungleichheiten; selbst eklatante Fehler, wie veraltete Haftungsausschlüsse, können sich einschleichen. Über digitale Tools erhalten die Marketing Teams die volle Kontrolle über die Signaturen und können in Sekundenschnelle das aktualisierte Branding oder die neuste Kampagne in die Signaturen der Mitarbeitenden einfügen. Obendrein erhalten sie dank Analysetools spannende Einsichten in die Performance: Welche Klickrate erzielt die neue Call-to-Action? Welches Banner erhält die längste Aufmerksamkeit? Marketingteams können kontinuierlich und ohne Beteiligung der Belegschaft die E-Mail-Signaturen optimieren und ihre Wirksamkeit maximieren. 

Fazit

Kaum eine andere Aufgabe ist in Unternehmen flächendeckend so weit verbreitet wie das Erstellen von Dokumenten. Entsprechend hoch ist das Potenzial für Automatisierung: Digitale Tools übernehmen repetitive Aufgaben, Mitarbeitende erhalten umgehend freie Ressourcen, die für fachlich wertvolle Tasks aufgebracht werden können. Zeitgleich werden Fehler minimiert und eine konsistente, Compliance-konforme Markenkommunikation gewährleistet. Aussagekräftige Dokumente und Assets, von Vertragsvorlage bis hin zu E-Mail-Signaturen, sind für Unternehmen elementar. Häufig stellen sie den ersten Schritt, zum Beispiel in Form einer Marketing-E-Mail, sowie den letzten Schritt, in Form eines Vertragsangebots, im Verkaufszyklus dar. Den Erstellungsprozess von Dokumenten zu automatisieren, ist deshalb der logische Schritt hin zu einem erfolgreichen und digitalen Arbeitsmodell.

(1) https://docs.google.com/document/d/1L2e9ifGOkc8oMVj7qM6QDHyT6PMKf9ZUFlXc6yqR0tw/edit