Rückkehr in den Berufsalltag

Mittlerweile stellen sich immer mehr Firmen die Frage, wie sie es schaffen, nach der Corona-Krise in den Berufsalltag zurückzufinden. Zwar ist das Infektionsrisiko noch immer hoch und viele Beschränkungen für die Wirtschaft gelten nach wie vor, es wurden aber erste Lockerungen vorgenommen. So dürfen mittlerweile in den meisten Bundesländern kleine bis mittelgroße Geschäfte sowie Schulen wieder den Betrieb aufnehmen, sofern sie bestimmte Schutzmaßnahmen treffen, um das Infektionsrisiko zu minimieren.

Entsprechende Hygienemaßnahmen sind für Betriebe allerdings mit Kosten verbunden, die es im Vorfeld zu berechnen gilt. In diesem Artikel vermitteln wir daher einen Überblick über die neuen Regelungen und zusätzlichen Kostenpunkte, die auf Unternehmen zukommen können.

Wichtigste Hygienemaßnahmen:

Im Grunde ändert sich für die meisten Betriebe, die nicht im Einzelhandel tätig sind, durch die angesprochenen Lockerungen nicht allzu viel. Es gilt auch weiterhin, die Gefahr für Mitarbeiter zu minimieren, sich bei der Arbeit anzustecken. Daher sollten Unternehmen Vorkehrungen treffen, um den festgelegten Mindestabstand von 1,5 Metern jederzeit einhalten zu können. Es empfiehlt sich also, Angestellten auch in Zukunft das Arbeiten im Homeoffice nahezulegen. Das kann zwar zu Schwierigkeiten führen, wenn mehrere Mitarbeiter sich etwa über gemeinsame Projekte austauschen wollen, ist aber die sicherste Lösung. Nur so können Arbeitgeber garantieren, dass kein Ansteckungsrisiko besteht. Weiterhin ist es notwendig – wenn der Betrieb innerhalb der Büroräume wieder aufgenommen wird – dass Firmen ihre Angestellten mit Schutzkleidung und Hygieneartikeln versorgen. Diese umfassen in der Regel eine Schutzmaske und Hand-Hygienereiniger sowie Flächendesinfektionsmittel.

Die Geschäftsleitung sollte außerdem Sorge tragen, dass alle, die innerhalb der Räumlichkeiten arbeiten, die allgemeinen Schutzmaßnahmen kennen. 

Diese sind:

• 1,5 Meter Abstand halten
• Bei Husten und Fieber zu Hause bleiben
• Hygieneartikel getrennt benutzen
• In die Armbeuge husten
• Hände regelmäßig und gründlich mit Seife waschen

Firmen müssen also sichergehen, dass sie entsprechende Schutzartikel an die Mitarbeiter ausgeben oder diese zumindest innerhalb der Büroräumlichkeiten vorhanden sind.

Aufwand für die Buchhaltung:

All Dies bedeutet allerdings größeren Aufwand für den Bereich der Finanzbuchhaltung. Diese zusätzlichen Kostenpunkte müssen die Verantwortlichen nämlich zusammenfassen und kategorisieren, um im Anschluss die zu erwartenden Mehrkosten zu berechnen. Wenn beispielsweise jeder Mitarbeiter eine Atemschutzmaske erhält, muss die Buchhaltung dies notieren.

Den Aufwand können Firmen allerdings minimieren, indem sie Buchhaltungsprogramme nutzen, die Zusatzkosten managen sowie Rechnungen und Gehälter automatisch berechnen. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Softwares, die aber – was Leistungsumfang und Bedienbarkeit betrifft – teilweise stark variieren. Im Voraus sollten Unternehmen daher einen Vergleichstest heranziehen, um das Programm zu finden, welches optimal auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Frage, wie Betriebe die jeweiligen Beschäftigungsverhältnisse in Zukunft gestalten wollen.

Viele haben im Verlauf der Krise Kurzarbeit angemeldet, bedingt dadurch, dass Aufträge ausblieben und entsprechend Umsätze einbrachen. Sobald sich allerdings die Märkte wieder stabilisieren und normalisieren, gibt es für Firmen keinen Grund mehr, weiterhin Fördergelder zu empfangen. Auch das müssen also die Verantwortlichen in der Buchhaltung im Hinterkopf behalten und entsprechende Vorbereitungen treffen.

Wie Firmen das Arbeiten im Homeoffice erleichtern:

In vielen Betrieben wurden die Corona-Maßnahmen zum Anlass genommen, um grundsätzliche Änderungen in Bezug auf Homeoffice-Regelungen einzuführen. So werden Arbeitgeber in Zukunft Arbeitnehmern voraussichtlich immer häufiger die Möglichkeit eröffnen, von zu Hause aus zu arbeiten. In vielen Branchen hat sich dies während der Krise bewährt, da Firmen auf diese Weise den Grundbetrieb aufrechterhalten konnten. Und tatsächlich hat sich in diesem Zusammenhang auch gezeigt, dass viele (nicht alle) Mitarbeiter im Homeoffice genauso produktiv arbeiten wie im Büro.

Mit Blick darauf ist es aber notwendig, dass Firmen für eine gute Vernetzung von Bereichen und Personen sorgen. Angestellte sollten – möglichst unabhängig vom Standort – in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Mittlerweile gibt es eine Fülle von Programmen und Software-Lösungen, die sich darauf spezialisieren.

Beispiele:

• Microsoft Teams
  
  

Microsoft Teams ist eine chatbasierte Arbeitsplatz-App. Sie ermöglicht es also einzelnen Mitarbeitern oder Teams, miteinander zu kommunizieren. Dazu verbindet es die Funktionen von Skype, Sharepoint, OneDrive sowie Planner und Stream mit zusätzlichen internen Tabs. Auch der schnelle Austausch von Daten wird so garantiert. Teams fasst also eine Fülle von Tools zusammen, die User bei der Arbeit normalerweise separat nutzen. Benutzer müssen nicht mehr zwischen Fenstern, Logins und Ansichten hin- und herwechseln und sparen dadurch Zeit. Insbesondere mit Blick auf die Tätigkeit im Homeoffice ist diese App also überaus nützlich.

• Slack

Auch Slack erleichtert es Teams und Einzelpersonen miteinander zu kommunizieren. Diese App besticht unter anderem durch Benutzerfreundlichkeit. Personen sowie Gruppen können innerhalb von „Channels“ miteinander chatten. Zusätzlich sind Sprach- und Video-Calls möglich. Auch diese App verbindet Anwendungen wie Microsoft Outlook, Google Kalender, Evernote etc. miteinander und vereinfacht so den Austausch von Daten.

Bei der Auswahl einer App oder Software sollten Firmen in jedem Fall vergleichen und diejenige auswählen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.