Die perfekte Softwarelösung für Eventagenturen

Warum braucht ihr eine richtig gute Agentursoftware?

Eventagenturen jonglieren täglich mit komplexen Projekten und straffen Zeitplänen – keine leichte Aufgabe. easyJOB ist der Joker, wenn es darum geht, selbst anspruchsvolle Projekte übersichtlich zu managen. Mit unserer Agentursoftware wird jedes Event von der ersten Idee bis zur letzten Abrechnung effizient umgesetzt.

Kalkulation und Angebote: Schnell, präzise und unkompliziert

easyJOB bietet alles, was für die kaufmännische Abwicklung von Eventprojekten nötig ist:

• Strukturierte Projektorganisation: Als oberste Einheit wird ein Job angelegt, in dem alle angebotenen Leistungen detailliert aufgeführt und kalkuliert werden. Sub-Jobs ermöglichen eine weitere Unterteilung, ideal für die Abbildung von Kosten einzelner Bestandteile mit unterschiedlichen Kundenauftragsnummern. Auch für die Versionierung sind Sub-Jobs sehr gut geeignet. So kann beispielsweise ein Leistungskatalog kopiert und dann als Alternative A, B oder C angepasst werden – perfekt für verschiedene Szenarien.
• Detaillierte Planung: Die präzise kaufmännische Planung von Agentur- und Fremdleistungen wird durch hinterlegte Musterjobs und Preislisten unterstützt, was die Kalkulation deutlich effizienter macht. Diese Musterjobs und bereits abgeschlossene Projekte dienen als Vorlagen für verschiedene Veranstaltungstypen. Da viele Elemente wiederkehrend sind, beschleunigt easyJOB die Erstellung neuer Projekte spürbar.
• Internationales Handling: easyJOB verwaltet problemlos beliebig viele Fremdwährungen, die tagesaktuell aktualisiert werden können. Das Modul für Anfragenmanagement vereinfacht die Bearbeitung multipler Anfragen für Hotels, Locations oder Flüge bei internationalen Events. Hinterlegte MwSt.-Sets unterstützen ebenfalls die Abwicklung.
• Kalkulierte Zeilen: Mit easyJOB lassen sich auch komplexe Kalkulationsanforderungen problemlos abbilden. So können beispielsweise für eine Veranstaltungsreihe 5 Hostessen an 3 Standorten über 5 Tage hinweg im Kostenvoranschlag detailliert und transparent ausgewiesen werden. easyJOB sorgt dafür.

Projektplanung: Zeit ist Geld – und beides wird effizient gemanagt

Aber easyJOB kann nicht nur rechnen, es ist auch ein starker Partner bei der zeitlichen Planung:

• Visuelle Zeitplanung: Gantt-Diagramme und Kalender helfen, den Eventablauf detailliert darzustellen.
• Aufgabenmanagement: Jeder im Team hat seine individuellen Aufgaben zugewiesen.
• Ressourcenmanagement: Die effiziente Einsatzplanung für Personal und Objekte wird unterstützt.
• Meilenstein-Tracking: Übersichtliche Verwaltung von Meilensteinen, Deadlines und Terminabhängigkeiten
• Mobile Unterstützung: Mit der easyJOB NEO App bleiben alle Beteiligten auch unterwegs auf dem Laufenden. Zeiten erfassen, Aufgaben checken, Termine koordinieren – alles just in time.

Das Zusatzmodul "Ressourcenplanung Mitarbeiter und Objekte" bringt noch mehr Möglichkeiten:

• Mitarbeiterplanung: Aufgaben werden zugewiesen, und die Auslastung wird im Ampel-System visualisiert.
• Objektverwaltung: Umfassende Ressourcenplanung für Veranstaltungsräume, Fahrzeuge und Equipment ist möglich.
• Synchronisierte Ansichten: Gleichzeitige Nutzung und automatische Aktualisierung der Mitarbeiter- und Objektplanung.

 

Finanzmanagement mit easyJOB: Finanzen leicht gemacht

Auch beim Finanzmanagement überzeugt easyJOB:

• Rechnungserfassung: Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen können sofort auf das jeweilige Projekt erfasst werden, Belege gehen nicht mehr verloren.
• Rechnungsnachweis: Automatischer Ausdruck aller für ein Projekt relevanten Eingangsrechnungen zusammen mit der Kundenrechnung, um die Nachweispflicht zu erfüllen.

easyJOB erleichtert die Verwaltung von Fremdleistungen und verbessert die Liquidität:

• A-Konto-Abrechnung: Mit easyJOB lassen sich Vorauszahlungen einfach und zuverlässig erstellen, um die Liquidität für Fremdleistungen zu sichern.
• Layout für Liquiditätsprüfung: Die übersichtliche Darstellung ermöglicht es, jederzeit den Überblick zu behalten – wie viel bereits als Akonto bezahlt wurde, welche Fremdkosten angefallen sind und wie viel Budget noch zur Verfügung steht.
• Kosten- und Erlösplanung: Durch die zeitliche Planung von Kosten und Erlösen, unabhängig von einer Detailkalkulation, kann rechtzeitig reagiert werden, um die Liquidität sicherzustellen.

Reporting und Analysen: Zahlen lügen nicht

easyJOB bietet alles, was für ein professionelles Projektcontrolling nötig ist:

• Exakte Stundenerfassung: Die Projektzeiten der Mitarbeiter werden genau erfasst. Mit der easyJOB NEO App ist das auch vor Ort ganz bequem möglich (just in time). Dies ermöglicht eine genaue Nachkalkulation aller Aufwände.
• Mitlaufendes Projektcontrolling: In Echtzeit liefert easyJOB stets die aktuellen finanziellen Daten des Projekts. Die Ad-hoc-Darstellung von Gewinnen und Verlusten (Plan, erwartet, Ist) pro Job und Leistungszeile macht Abweichungen sofort sichtbar. Verantwortliche können sofort reagieren, Abweichungen korrigieren, erfasste Stunden einsehen, Nachberechnungen verhandeln oder ausstehende Zahlungen anmahnen.
• Deckungsbeiträge genau im Blick: Die finanzielle Performance wird präzise analysiert, um den Erfolg des Projekts zu sichern.

Echtzeit-Reports zur Erfolgsmessung und Optimierung verbessern die Entscheidungsfindung und unterstützen die kontinuierliche Weiterentwicklung der Projekte.

Integrationsmöglichkeiten: easyJOB harmoniert mit anderen Tools

Die Integration mit branchenspezifischen Tools, wie Ticketing-Systemen oder Veranstaltungsmanagement-Software, ist ein weiterer Pluspunkt. easyJOB lässt sich nahtlos mit branchenspezifischen Anwendungen verbinden.

Hier sind einige der unterstützten Tools:

• Rydoo: Für die Spesenabrechnung
• pliant: Firmenkreditkarte z.B. für Hotelzahlungen
• Pleo: Eine weitere Lösung für Firmenkreditkarte
• OCR Scan: Scannen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen
• CrewBrain: Für die Personalplanung
• Eventworx: Zur Materialdisposition

Die Integrationen ermöglichen eine reibungslose Verbindung zwischen easyJOB und anderen wichtigen Anwendungen, wodurch die Verwaltung von Veranstaltungen optimiert wird.

Praxisbeispiel: breakoutMoments

Unser Kunde breakoutMoments zeigt eindrucksvoll, wie die Integration von easyJOB,  Eventworx und Crewbrain in der Praxis reibungslos funktioniert. Die Agentur nutzt easyJOB als führendes System für ihre Eventplanung und -durchführung und übergibt mittels RESTful API Daten an die externen Tools.

Anbindung von Eventworx
Das Zusammenspiel zwischen breakout Moments und Eventworx läuft wie folgt ab:

• Individuelle Zusatzfelder: Im Job werden spezifische Felder wie Artikelnummer, Eventzeitraum, Anlieferungs- und Rücklieferungsdatum hinterlegt.
• Automatischer Sync: Alle 5 Minuten synchronisiert sich easyJOB mit Eventworx, sodass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind.
• Angebot und Reservierung: Im Kostenvoranschlag (KV) werden alle Artikel aufgelistet und in Eventworx reserviert. Sobald der KV beauftragt wird, werden die Artikel geblockt.
• Lieferscheinerstellung und Lagerverwaltung: Der Lieferschein von Eventworx erscheint im Scanner. Mitarbeiter scannen die Artikel, um den Lagerplatz angezeigt zu bekommen, entnehmen diese und lagern sie nach dem Event wieder ein. So bleibt die Übersicht über den Bestand stets gewährleistet.
• Abrechnung: Die finale Abrechnung erfolgt problemlos und effizient über easyJOB.

Anbindung von CrewBrain
breakoutMoments nutzt CrewBrain hauptsächlich zur Organisation von freien Mitarbeitern und Teilzeitkräften. CrewBrain übernimmt die Struktur der einzelnen Leistungszeilen aus easyJOB und teilt diese auf einzelne Schichten auf, die den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen werden können. Über die App bleiben die Mitarbeiter jederzeit informiert und können sich interaktiv auf freie Schichten bewerben.

Diese nahtlosen Schnittstellen sorgen dafür, dass die Abläufe wie am Schnürchen laufen – für eine präzise und hocheffiziente Eventplanung, bei der alles reibungslos funktioniert.

Wir haben Rick Ziemba, Geschäftsführer von breakoutMoments gefragt, wie seine Agentur von der Nutzung unserer Agentursoftware profitiert:

“Als Full-Service-Agentur vereinen wir die Bereiche Eventplanung, Umsetzung, Veranstaltungstechnik, Mobiliar, Sonderbau und Eventinfrastruktur unter einem Dach. Um trotz der Vielzahl an Fachbereichen und Abteilungen stets den Überblick zu behalten, setzen wir auf easyJOB, das uns ermöglicht, die gesamte Projektkommunikation sowohl im Team als auch mit dem Kunden zu bündeln und alle relevanten Daten zentral zu verwalten.

Für spezielle Anforderungen, wie die Personalplanung oder die Lagerwirtschaft, nutzen wir die leistungsstarke API-Schnittstelle, um zusätzliche Softwareanwendungen nahtlos in unser System zu integrieren. Diese Vorgehensweise steigert nicht nur die Effizienz unserer Prozesse, sondern minimiert auch potenzielle Fehlerquellen. Unsere Kunden profitieren so von einer präzisen und hochgradig effizienten Arbeitsweise, die den Grundstein für erfolgreiche und reibungslose Events legt.”

Namhafte Agenturen arbeiten mit easyJOB

Zahlreiche erfolgreiche Agenturen, wie VOK DAMS, PROSKE Group, Avantgarde, insglück, Jazzunique, needed, artimage, Nordisk Büro, PP live, Kontrapunkt, h+s veranstaltungen,brandmood, Büro für Eventmarketing, WDL Event und Veranstaltung, vantage, projekt x, PACE Paparazzi Catering & Event, bestzeit sowie EVENTSERVICE, vertrauen auf easyJOB, um ihre Events zu managen. Auch Grand Hall Zollverein und das Waschhaus Potsdam nutzen easyJOB für ihre gesamte Veranstaltungsplanung, was die Software zu einer bevorzugten Wahl für Event-Location-Management macht.
 

Fazit: easyJOB – für alle, die mehr wollen

Wer bei der Eventplanung nichts dem Zufall überlassen möchte, trifft mit easyJOB die richtige Wahl. Mit seinen umfassenden Funktionen zur kaufmännischen Abwicklung, detaillierten Projektplanung, präzisen Zeiterfassung und nahtlosen Integration mit anderen Tools bietet easyJOB die optimale Steuerung für jedes Projekt.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, easyJOB einzusetzen und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: herausragende Events zu planen und erfolgreich umzusetzen.