Wir haben es schon wieder getan – Release 5.20 bietet viel Neues für easyJOB

Wir aktualisieren unsere Agentursoftware regelmäßig und statten sie mit aktuellen Features aus. Denn es ist uns wichtig, den vielen easyJOB-Usern attraktive und benutzerfreundliche Funktionen zu bieten und explizite Kundenwünsche umzusetzen. Freuen Sie sich unter anderem auf eine komfortable Verwaltung von Abwesenheitszeiten, neue Zusatzfunktionen für den E-Mail-Client, eine Schnittstelle zu Personio und mehr Sicherheit für Ihr easyJOB.

Krank, Urlaub oder Sonderurlaub – wer steigt da noch durch?

Damit Sie den Überblick behalten, haben wir die Verwaltung von Abwesenheitszeiten ganz neu konzipiert und einen eigenständigen Funktionsbereich entwickelt. Grundlagen sind das für jeden Mitarbeiter festgelegte Arbeitszeitmodell, die definierten Abwesenheitsarten sowie der im Mitarbeiterstamm hinterlegte Urlaubsanspruch, inkl. Resturlaub aus dem Vorjahr. Im Arbeitszeitmodell werden die Gebietsfeiertage, die Arbeitstage sowie die Definition eines halben Urlaubstags festgelegt.
 

easyJOB rechnet immer automatisch den verbleibenden Urlaubsanspruch aus. Das funktioniert auch, wenn ein Mitarbeiter nur einen halben Urlaubstag nimmt, Sonderurlaub erhält oder im laufenden Jahr das Arbeitszeitmodell wechselt. Auch Freizeitausgleich sowie ausbezahlte oder zusätzlich erworbene Urlaubstage können Sie ganz einfach verwalten. Tritt ein Mitarbeiter im laufenden Jahr aus dem Unternehmen aus, informiert Sie easyJOB über den noch zustehenden Resturlaub.

Falls gewünscht, wird bei der Abwesenheitserfassung automatisch ein Kalendereintrag, ein Stundeneintrag, eine Vertretungsaufgabe oder ein Freigabeprozess generiert. Wird für die Abwesenheit ein Termin (Kalendereintrag) angelegt, sind Urlaube etc. auch in der Ressourcenplanung sichtbar und verringern die zur Verfügung stehende Kapazität. Umfangreiche Übersichten informieren Sie auf Knopfdruck zum Beispiel, wann wieviel Urlaub geplant ist.

Mit der Personio-Schnittstelle Daten nach easyJOB importieren

Viele Agenturen nutzen die Software Personio für HR Management und Recruiting. Dort verwalten sie ihre Mitarbeiter und deren Urlaubs- und Krankheitstage. Damit diese Daten auch in easyJOB zur Verfügung stehen, haben wir eine Schnittstelle entwickelt. Sie importiert die Mitarbeiter, legt sie in easyJOB an und aktualisiert sie fortlaufend. Außerdem können die Abwesenheitszeiten übernommen werden. Diese werden dann in easyJOB angezeigt, sind dort aber nicht bearbeitbar.

Private Kalender und easyJOB-Termine in einer App

Unsere native App für Termine und Aufgaben ist jetzt im Apple App Store und Google Play Store verfügbar. Um die App zu nutzen, müssen Sie eine entsprechende Lizenz erwerben. Mit dem Release 5.20 können Sie auch private Kalender einbinden. Eine übersichtliche Monatsansicht zeigt Ihnen Ihre Termine und Aufgaben an. Eine tolle Funktion ist unser Planungsassistent. Wird eine Terminkollision angezeigt, verschieben Sie damit den Termin einfach in ein freies Zeitfenster. Auch die oben beschriebenen Abwesenheitszeiten können Sie über die App schnell erfassen und einsehen.

Behalten Sie den Überblick: Wie viele Angebote hat der Kunde, was ist die letzte Version?

Mit der neuen KV-/AB-Übersicht im Menü „Verkauf“ sehen Sie, welche Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen erstellt wurden. Der Suchassistent ermöglicht gezielte Abfragen: zum Beispiel alle Kostenvoranschläge für einen Kunden oder alle Angebote innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Das Layout „eJ Standard“ zeigt Ihnen übersichtlich die selektierten Daten an.

2-Faktor-Authentifizierung: mehr Sicherheit für easyJOB

Mit dem Release 5.20 haben wir eine neue Login-Seite gestaltet, die sowohl in easyJOB als auch in der App verwendet wird und den Zugang zu easyJOB regelt. Die Benutzer verwalten jetzt ihre Passwörter selbst.

Um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen, lässt sich auf Wunsch eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten. Dabei muss der Anwender zwei unterschiedliche Merkmale bereitstellen, um sich zu identifizieren. Das Einloggen erfolgt dann über das Passwort und zusätzlich über einen physischen Token oder einen Authenticator (Software-Token). Hierzu benötigen Sie ein mobiles Gerät und eine Authenticator-App, die den Code generiert.

Nach Eingabe des Passworts können Sie mit Setzen des Kennzeichens „angemeldet bleiben“ erreichen, dass Sie sich beim nächsten Aufruf von easyJOB nicht erneut anmelden müssen. Diese Einstellung gilt so lange, bis Sie sich von easyJOB abmelden. Single Sign On wird dadurch abgelöst. Zudem können Sie den Browser, mit dem Sie arbeiten, als vertrauenswürdig kennzeichnen. Beim Einloggen über diesen Browser wird dann auf die zusätzliche Authentifizierung verzichtet.

Dokumentenablage jetzt mit Multiwindowing

Hier ein kleines, aber feines Feature. Wir haben die Ablage in easyJOB auf Multiwindowing umgestellt. So können Sie jetzt Dokumente via Drag + Drop in andere Fenster ziehen, z.B. von der Ablage in ein anderes Dokumentenablage-Fenster oder in ein E-Mail-Fenster.

Für eine komplette Projekthistorie speichern Sie Ihre E-Mails in easyJOB

Unser IMAP-fähiger E-Mail Client bietet neben üblichen Funktionalitäten auch zahlreiche easyJOB-bezogene Features. So werden ein- und ausgehende E-Mails als referenzierte Notizen und die Attachments als Dokumente zu Ihren Projekten gespeichert. Teilweise erfolgt dies automatisiert. Sie können sofort eine Wiedervorlage generieren, einen Termin aus der E-Mail heraus anlegen und Standard-Anhänge definieren. Angebote, Auswertungen und Rechnungen sind schnell per E-Mail verschickt, weil das ganz einfach direkt aus vielen easyJOB-Anwendungen erfolgen kann.

Mit Release 5.20 haben wir den E-Mail-Client mit neuen Features ausgestattet. Über das  Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie
- E-Mails als gelesen markieren,
- E-Mails als ungelesen markieren und/oder
- E-Mails mit einer Farbauswahl kennzeichnen.

Mit unserem Tool „easyDataVisualizer“ gestalten Sie das Ansichts-Layout der Mailbox individuell, zum Beispiel in dem Sie die Reihenfolge der Spalten ändern oder zusätzliche Informationen einblenden. Die umfangreichen Filtermöglichkeiten erlauben es Ihnen jederzeit, die E-Mails nach Absender, Datum, ungelesen etc. zu selektieren.