Wenn der Software-Roboter lästige Aufgaben übernimmt

Wenn Unternehmen ihre Prozesse automatisieren wollen, stoßen sie teilweise schnell an Grenzen. Ein Grund dafür: Verschiedene Aufgaben werden mit unterschiedlichen Software-Anwendungen erledigt, die aber keine Daten miteinander austauschen können. Das bekommt eine besondere Bedeutung, wenn Enterprise Resource Planning (ERP) eingesetzt wird, also ein zentrales Softwaresystem, mit dem betriebliche Ressourcen verwaltet sowie deren Einsatz geplant und gesteuert wird. Wenn es keine Möglichkeit gibt, eine Schnittstelle zwischen den Systemen herzustellen, und auch die Anschaffung völlig neuer Software nicht in Frage kommt, kann „Robotic Process Automation“ (RPA) eine einfache, schnelle und kostengünstige Möglichkeit sein, Prozesse zu verbinden, zu beschleunigen und zu automatisieren. Darauf weist der Digitalverband Bitkom in einem neuen Leitfaden hin. „Robotic Process Automation ist eine Brückentechnologie, die besonders Unternehmen mit Schwierigkeiten bei der Prozessautomatisierung oder der Integration von Systemen schnell helfen kann“, sagt Bitkom-Experte Patrick Hansen. „Wichtig ist dabei, die Möglichkeiten nicht zu überschätzen und sich vor der Einführung genau zu überlegen, welche Prozesse sich für eine solche Automatisierung eignen.“

Der Leitfaden erklärt zunächst Grundlagen von RPA. RPA bietet insbesondere eine Möglichkeit, eine software-gestützte Bedienung von Programmen über deren Benutzeroberfläche vorzunehmen. Im Kern geht es darum, dass RPA die durch einen Menschen ausgeführte Bedienung von Software-Anwendungen übernimmt und zuvor aufgezeichnete und gelernte Schritte abarbeitet. Der Leitfaden stellt zudem verschiedene Einsatzszenarien von RPA vor wie die Übernahme von Daten aus einer Anwendung in eine andere oder die automatisierte Eingabe von Papierformularen. „RPA eignet sich vor allem für einfache Aufgaben, bei denen sich die Schritte immer wiederholen. So lassen sich schnell positive Effekte bei der Prozessautomatisierung erzielen und der Aufwand für die Entwicklung einer RPA-Lösung ist bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt“, so Hansen. „Es gibt zudem auch fortgeschrittene RPA-Anwendungen, bei denen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz die Software komplexe Aufgaben lösen kann.“

Als Praxishilfe für Unternehmen beantwortet der Leitfaden wichtige Fragen, etwa ob RPA von der Fachabteilung ohne Unterstützung der IT-Abteilung eingeführt werden kann, welche Prozesse sich für RPA eignen und welche weniger. Darüber hinaus werden die notwendigen Schritte zur Einführung eines RPA-Prototypen sowie eine Checkliste für die Softwareauswahl vorgestellt. Der Leitfaden „ERP und Robotic Process Automation (RPA) – Eine Einordnung“ steht zum Download bereit unter www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Leitfaden-ERP-und-Robotic-Process-Automation-RPA.