Kleiner Online-Meeting-Knigge

Was würde der deutsche Schriftsteller und Aufklärer Adolph Franz Friedrich Ludwig Freiherr Knigge (1752-1796) sagen zu Jogginghosen und klimpernden Schmuck in Meetings und Konferenzen? Wahrscheinlich würde der Freiherr die Gäste nicht zur Konferenz einlassen. Doch die Zeiten haben sich gewandelt.

Webinare, Online-Meetings und Videokonferenzen haben sich spätestens seit Corona fest in unseren Alltag etabliert. Wer dabei einen positiven Eindruck hinterlassen möchte, sollte auch auf die Details achten. Anbei finden Sie wichtige Grundregeln, die sich bei Ihrem nächsten Online-Meeting nützlich erweisen können.

Mit der Software vertraut sein

Egal mit welcher Software Sie arbeiten, ob Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar oder ClickMeeting etc., Sie sollten mit der Software vertraut sein. Zum Beispiel sollten Sie wissen, wie das Einstellen der Kamera und des Tons funktioniert oder wie Ihr Bildschirm für andere freigegeben werden kann. Wichtige Funktionen sind zu testen, bevor Sie an einem Meeting teilnehmen. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie selbst ein Meeting organisieren. Glücklicherweise sind die Programme meist einfach zu bedienen und erfordern nur eine kurze Einarbeitung.

Falls Sie eine Konferenz mit zahlreichen Speakern organisieren, lohnt es sich, schon vor der Veranstaltung einen Software-Check zu machen, eventuell auch eine gemeinsame Generalprobe mit allen Speakern und der Moderatorin oder dem Moderator.

Vorbereitung zahlt sich aus

Um Hektik zu meiden, ist es wichtig, sich vorzubereiten, besonders wenn Sie der Gastgebende sind. Die Agenda sollte schon frühzeitig verschickt werden. Eventuell am Vortag oder eine Stunde davor nochmals einen Reminder an die Teilnehmenden verschicken. Vor Beginn der Konferenz sollten Ton- und Bildeinstellungen geprüft werden und die Präsentationen bereitstehen. Falls vor dem Meeting schon Präsentationen verschickt wurden, ist es gut, diese durchzusehen, um optimal vorbereitet zu sein.

Pünktlichkeit & Begrüßung

Wie bei einer Präsenzveranstaltung beginnt ein gelungenes Online-Meeting mit einem pünktlichen Start und pünktlichem Ende. Auch die Agenda sollte eingehalten werden. Und auch sonst gelten die Gepflogenheiten, die bei Präsenzveranstaltungen üblich sind. Laut einer Umfrage von ClickMeeting 2021 begrüßen beispielsweise 79 Prozent der Befragten andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit Grußformeln wie „Hallo“ und „Guten Morgen“ oder nutzen zumindest die Chat-Funktion für die Begrüßung (12 Prozent). Vollständig auf eine Begrüßung verzichtet nicht einmal jeder Zwanzigste (4 Prozent).

Angemessene Kleidung

Auch wenn Sie zu Hause sind, sollten Sie bei einem Online-Meeting auf die Kleidung achten. Kleiden Sie sich so, als würden Sie an einer normalen Konferenz teilnehmen. Sie können mit Hemd, Anzugjacke und Jogginghose dasitzen, solange die Jogginghose nicht gesehen wird. Dann müssen Sie aber aufpassen, dass Sie nicht aufstehen müssen. Auch sollten wir Frauen auf unseren Schmuck achten. Zu große Ohrringe kann übertrieben aussehen. Ketten und Armreifen können Lärm verursachen, vom Thema ablenken oder die Tonqualität stören.

Kamera und Hintergrund

Während das Einschalten der eigenen Kamera als Zeichen des Respekts gegenüber den anderen Teilnehmenden angesehen wird, kann es sich durchaus empfehlen, vor dem Start der Videokonferenz einen Blick in den Spiegel zu werfen und möglicherweise auch den eigenen Arbeitsplatz einer kritischen Inspektion zu unterziehen. Denn fast jeder Dritte fühlt sich laut der ClickMeeting-Studie (2021) davon gestört und abgelenkt, wenn bei anderen Teilnehmenden oder der Moderatorin oder dem Moderator ein unpassender Hintergrund zu sehen ist. Auch unangemessene Kleidung ist für immerhin 12 Prozent ein solcher Faktor.

Neben dem Gesicht ist der Hintergrund das Nächste, was die Teilnehmenden sehen und ablenken kann. Ein schlichter Hintergrund kommt gut an. Bilder und Poster, die ablenken, sollten deshalb vermieden werden. Auch wird eine gute Beleuchtung benötigt. Ein heller Hintergrund wirkt freundlicher als ein dunkler Hintergrund. Hier können Greenscreen unterstützen. Videokonferenzplattformen wie Zoom bieten solche Greenscreens an, sodass ein beliebiges Bild als Hintergrund genutzt werden kann.

In die Kamera sprechen

Wenn Sie mit Ihrem Publikum sprechen, dann schauen Sie bitte nicht auf Ihren Bildschirm, sondern direkt in die Kamera. Auch wenn Sie mit Folien arbeiten oder Ihren Text auf Papier vor sich haben, sollten Sie immer wieder den Blickkontakt zu den Teilnehmenden suchen und in die Kamera schauen. Wie bei einer Präsenzveranstaltung sollte der Text ruhig und präzise vortragen werden. Unruhige Bewegungen oder Hände können vom Vortrag ablenken.

Ablenkungen vermeiden

Auch das Tippen auf der Tastatur macht Geräusche und kann die Teilnehmenden ablenken. Versuchen Sie deshalb, das Tippen auf der Tastatur zur vermeiden. Investieren Sie in ein gutes Headset oder benutzen Sie einen Notizblock und einen Stift, um sich Notizen zur Besprechung zu machen. Auch Essen kann eine große Ablenkung sein. Versuchen Sie hier, die gleichen Grundregeln zu befolgen wie bei einer Präsenzveranstaltung.

Körperbewegungen minimieren

Teilnehmende, die sich ständig bewegen oder sich zur Seite drehen, signalisieren anderen, dass sie unaufmerksam und abgelenkt sind oder sich langweilen. Eine gute Körperhaltung zeigt dagegen, dass sie aufmerksam und interessiert sind. Versuchen Sie deshalb aufrecht und ruhig zu sitzen.

Pausen einplanen

Wie bei jeder Konferenz sollte es Pausen geben. Die Teilnehmenden werden es schätzen, kurz einen Kaffee trinken zu können, eine Kleinigkeit zu essen oder auf die Toilette gehen zu können. Andere können sich in Ruhe kurz mit etwas anderem beschäftigen.

Stummschaltung

Von Vorteil ist es, wenn die Online-Meeting-Software standardmäßig eine Stummschaltung anbietet und die Teilnehmenden selbst entscheiden können, zu welchem Zeitpunkt sie die Stummschaltung aufheben. So können unerwünschte Hintergrundgeräusche vermieden werden.

Bei sensiblen Daten aufpassen

Falls Sie Ihren Bildschirm freigeben müssen, sollten Sie aufpassen, dass auf Ihrem Bildschirm nur solche Dinge angezeigt werden, die auch von anderen gesehen werden dürfen. Schließen Sie deshalb Programme, an denen Sie gearbeitet haben, bevor die Videokonferenz startet.

Online-Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die Plattformen erlauben einen virtuellen produktiven Austausch sowie den Dialog mit Kunden und Kundinnen sowie Mitarbeitenden und das flexibel und ortsunabhängig. Mit einer guten Vorbereitung und Durchführung bleiben Sie in bester Erinnerung.

Quelle:

ClickMeeting (2021): Pünktlichkeit ist auch im Online-Meeting eine Zier. – Pressemeldung
https://www.marketing-boerse.de/news/details/2235-puenktlichkeit-ist-auch-im-online-meeting-eine-zier/187086

Wikipedia zu Adolph Franz Friedrich Ludwig Freiherr Knigge
https://de.wikipedia.org/wiki/Adolph_Knigge