Vertrauen in die E-Mail stärken

Die Beschleunigung der Digitalisierung gilt als eine direkte Folge der Corona-Pandemie. Die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten hat sich ebenso verändert wie die Art, wie wir Nachrichten verbreiten und konsumieren. Insbesondere der E-Mail kommt in Zeiten von Social Distancing und Home-Office immer mehr Bedeutung zu. Nicht zuletzt deshalb, weil jetzt auch neue Zielgruppen wie Schulen oder Kitas und auch viele kleine und mittlere Unternehmen die E-Mail vermehrt nutzen. Wie hat sich der Mail-Verkehr in Zeiten der Corona-Pandemie entwickelt, was ist anders als vor Corona, welche Erfahrungen haben Mailbox-Provider und E-Mail-Service-Provider (ESP) gemacht? Wir haben nachgefragt.

Aus Sicht der Mailbox-Provider hat es im Verlauf der Pandemie einen signifikanten Anstieg des Mail-Aufkommens gegeben, große deutsche Mailbox-Provider verzeichnen einen Anstieg um mehr als 30 Prozent. Insbesondere bei Lieferdiensten oder Online-Versandhändlern ist der Mailverkehr signifikant gestiegen. Dramatische Einbrüche gab es demnach aber bei Reiseveranstaltern oder auch im Entertainment-Bereich. Parallel zum steigenden Mailverkehr sehen manche Mailbox-Provider auch einen Anstieg an Spam und Phishing, in erster Linie hat sich aber die  Stoßrichtung der Attacken geändert: die Angreifer geben sich als Regierungsbehörden aus, bieten Medizin oder Schutzmasken an, kurz, sie nutzen die durch Covid-19 ausgelösten Ängste der Empfänger aus. Große Mailbox-Provider empfehlen daher ihren Nutzern, alle Mails zum Thema Corona besonders sorgfältig zu prüfen.

Reputation in der Pandemie schützen

Die E-Mail-Service-Provider sahen im Großen und Ganzen und vor allen Dingen zu Beginn der Pandemie einen Anstieg des Mailaufkommens. Aber auch aus Sicht der ESPs gab es einen Rückgang im Tourismus- und Gastronomie-Sektor. Die größten Anstiege beim Mailaufkommen verzeichnete man im Einzelhandel, im E-Commerce und im Finanzsektor. Allerdings registrierten die ESP mehrheitlich höhere Öffnungs- und Klickraten, vermutlich, weil die Menschen wegen der Pandemie-Beschränkungen mehr zu Hause waren. Einen Anstieg bei den Phishing-E-Mails sahen die ESP eher nicht.

Der höhere Mail-Traffic blieb und bleibt nicht ohne Folgen. Mailbox Provider verzeichneten plötzlich einen erheblichen Anstieg des eingehenden Datenverkehrs und konnten diesen teilweise nicht verarbeiten, wichtige Mails wurden teils mit erheblichen Verzögerungen zugestellt.

E-Mail-Service-Provider raten deshalb ihren Kunden, den Brands, E-Mails nur dann zu versenden, wenn die Botschaft relevant und für den Empfänger nützlich ist. Keinesfalls sollte man Covid-19 als Vorwand für Marketing-E-Mails benutzen. Denn das kann schnell den guten Ruf als seriöser E-Mail-Versender kosten. Überhaupt sollten die Brands sich in der Corona-Krise mehr denn je an bestimmte Best Practices halten, um sich vor Phishing Attacken zu schützen, die gute Reputation zu bewahren, und eine hohe Zustellbarkeit zu gewährleisten.

Listenhygiene statt Spam

Dazu gehört, dass man beim Mailversand die gängigen Authentifizierungsverfahren wie DKIM und vor allen Dingen DMARC nutzt, die davor schützen, dass die eigene Domain von Spammern für Phishing-Versuche missbraucht wird. Auch wenn es vielleicht verführerisch erscheint, vom ganz großen Verteiler sollte man die Finger lassen, auch und gerade in der Corona-Pandemie. Die Mailbox-Provider schauen angesichts eines höheren Mailaufkommens und eines Anstiegs beim Phishing noch genauer hin und setzen Versender mit Mails an eine große Anzahl inaktiver oder nicht existenter Empfänger dann auf eine Blocklist. Das bedeutet natürlich auch, dass Kontaktlisten immer aktuell sein sollten und keine Karteileichen enthalten (Listenhygiene).

Gerade in Krisenzeiten ist für Cyber-Kriminelle die Versuchung groß, die Sorgen und Nöte der Menschen für eigene Zwecke zu nutzen und Ängste zu schüren, um sie so zu bestimmten Handlungen zu veranlassen. Seriöse Versender jedoch nutzen die E-Mail, um sachlich und relevant zu informieren, die Adressaten bei ihren Problemen in dieser ganz besonderen Situation zu unterstützen und zu beruhigen und um Perspektiven für die Zeit nach der Pandemie aufzuzeigen.

Auch die Certified Senders Alliance (CSA) hält aktuelle Infos zum E-Mail-Versand in Zeiten von Corona bereit. Hier gibt es spezielle Informationen für Unternehmen als Versender in der Pandemie.