5 Gründe für automatische Dokumentenerzeugung im Recruiting

Ein schnelles, effizientes Recruiting und Hiring ist heute essenziell, um im War for Talents zu bestehen. Dafür brauchen HR-Abteilungen durchgehend digitale Prozesse – vom ersten Kontakt mit dem Kandidaten bis zur Einstellung. Dabei spielt auch eine automatische Dokumentenerzeugung eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen setzen bereits eine Bewerbermanagement-Plattform ein, um ihren Recruiting-Prozess zu automatisieren und zentral zu steuern. Sämtliche Daten, die während des Bewerbungsverfahrens und der Candidate Journey entstehen, laufen hier zusammen. Meist hört die Digitalisierung jedoch auf Datenebene auf und schließt die Dokumentenerzeugung und das Dokumentenmanagement nicht mit ein. So lassen sich zum Beispiel Verträge nicht automatisiert erstellen. Das ist eine Schwachstelle, die den gesamten Einstellungsprozess ausbremsen kann. Denn die beste digitale Plattform bringt nichts, wenn es zu lange dauert, bis ein Vertrag beim Kandidaten ist. Gefragt ist eine Lösung, die eine automatisierte Dokumentenerzeugung und ein digitales Dokumentenmanagement in die Bewerbermanagement-Plattform integriert. Lesen Sie im Folgenden fünf Gründe, warum HR-Abteilungen über eine solche Lösung nachdenken sollten.

Zeitersparnis

42,5 Prozent der Kandidaten haben schon einmal eine Bewerbung abgebrochen, weil das Unternehmen zu langsam reagiert hat – so eine aktuelle Softgarden-Studie. Es gilt also, schnell zu agieren. Mit einer automatischen Dokumentenerzeugung kann eine Führungskraft einen Arbeitsvertrag unmittelbar am Ende eines Vorstellungsgesprächs erstellen. Das dauert nur wenige Sekunden und funktioniert einfach per Knopfdruck vom PC, Tablet oder Smartphone aus. Der Kandidat erhält den Vertrag daraufhin in seinem E-Mail-Postfach oder seinem persönlichen Bereich auf der Bewerbermanagement-Plattform. Im Idealfall können beide Parteien digital unterschreiben, sodass das Dokument zu keiner Zeit ausgedruckt werden muss und das System nie verlässt. Anschließend wird automatisch ein Mitarbeiterstammdatensatz angelegt und in der digitalen Personalakte gespeichert. Auch Dokumente für das Onboarding etwa praktische Hinweise oder Formulare für Datenschutz, Compliance und Trainings, lassen sich so automatisch generieren.

Fehlerreduzierung

Wenn die Dokumentenerzeugung nicht in den digitalen Prozess integriert ist, müssen Daten von Hand in Dokumente übertragen werden. Da kann schnell einmal ein Tippfehler passieren. Eine automatisierte Dokumentenerzeugung importiert dagegen die relevanten Daten des Kandidaten direkt aus dem Bewerbermanagement-System und fügt sie in ein Vertragstemplate ein. Dieses wird aus rechtssicheren Textbausteinen generiert, die im Hintergrund als Vorlagen bereitstehen. Dadurch können auch bei der Formulierung keine Fehler entstehen. Zur Sicherheit lässt sich in den Prozess eine Kontrollschleife einbauen, sodass ein HR-Mitarbeiter das Dokument noch einmal überprüfen kann, bevor es versendet wird.

Abbau von Shared Service Centern

Viele Unternehmen haben ihre Vertragserstellung an externe Dienstleister ausgelagert, die den ganzen Tag nichts anderes machen, als Daten einzugeben und Dokumente zu erzeugen. Solche Shared Service Center befinden sich häufig in Drittländern. Mit einer automatisierten Dokumentenerzeugung können Unternehmen die Vertragserstellung wieder ins eigene Haus zurückholen, ohne die Mitarbeiter dadurch zusätzlich zu belasten. Das ist günstiger, effizienter und die Daten bleiben im eigenen Netzwerk.

Kostenersparnis

Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ermöglicht insgesamt einen schnelleren und reibungsloseren Recruiting- und Hiring-Prozess. Das spart in vielerlei Hinsicht Kosten. Der Aufwand, um ein Dokument zu erstellen, reduziert sich auf ein Minimum. Dadurch, dass die Automatisierung Fehler minimiert, fallen kaum noch Korrekturen an. Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden – das spart Papier. Außerdem können Unternehmen Shared Service Center abbauen. Nicht zuletzt gewinnen sie durch die schnellere Vertragsunterzeichnung auch schneller neue Mitarbeiter, die zum Geschäftserfolg beitragen.

Image-Gewinn

Mit einem automatisierten Dokumentenprozess im Recruiting und Hiring können Unternehmen auch bei Kandidaten punkten. Denn Bewerber sind heute anspruchsvoll und wünschen sich einen modernen Arbeitsplatz mit zeitgemäßen, digitalen Arbeitsmitteln. Laut der IDG-Studie „Der Arbeitsplatz der Zukunft“ legen zum Beispiel 38,7 Prozent der Mitarbeiter Wert darauf, weitgehend papierlos zu arbeiten. Schon im Bewerbungsprozess können Arbeitgeber zeigen, wie modern sie sind, und so für ein positives Employer Branding sorgen. Das belegt auch die Softgarden-Studie: 84,5 der Bewerber sagen, dass ihre Erfahrungen im Recruiting-Prozess ihre Sicht auf den Arbeitgeber beeinflussen.

Fazit: Kein Mut zur Lücke in HR

Zeitersparnis, Kostenersparnis, Fehlerreduzierung, Image Gewinn und der Abbau von Shared Service Centern: All das sind gute Gründe, warum Unternehmen im Recruiting und Hiring automatisierte Dokumentenerzeugung in ihr Bewerbermanagement-System und die digitale Personalakte integrieren sollten. Wenn Unternehmen die Lücke zwischen Daten und Dokumenten schließen, können sie den Prozess für das Recruiting und Hiring komplett digital abbilden. Die Digitalisierung zahlt sich in diesem Bereich sehr schnell aus. Deshalb lohnt es sich, hier zu beginnen. Anschließend sollten weitere HR-Bereiche folgen. Für mehr Informationen zum Thema automatisierte Dokumentenerzeugung im Recruiting steht Ihnen hier das aconso-Whitepaper zum kostenlosen Download zur Verfügung.