5 Schritte zu einem erfolgreichen Bewerbermanagementsystem
Jobsuchende erwarten von einem potenziellen Arbeitgeber heute eine persönliche Ansprache sowie kurze Reaktionszeiten. Ohne ein intelligentes Bewerbermanagement-System haben Unternehmen jedoch kaum eine Chance, diesen gestiegenen Ansprüchen gerecht zu werden. Höchste Zeit also, in ein gutes eRecruiting-Tool zu investieren. Die Einführung einer solchen Lösung sollte jedoch gut geplant sein. Denn es geht nicht nur darum, die passende Software zu implementieren - vielmehr muss auch bei den Mitarbeitern Akzeptanz für das neue Tool geschaffen werden. Steffen Michel, Geschäftsführer von MHM HR erläutert in fünf Schritten, worauf Unternehmen dabei achten sollten.
Zunächst sollten Verantwortliche den Ist-Zustand analysieren und sich über die aktuellen Schwachstellen im Bewerbungsprozess klar werden. Darüber wird anschließend definiert, welche Aufgaben die Software zukünftig übernehmen und lösen soll. Zudem muss geklärt werden, welche Rahmenbedingungen vorhanden sind. Dazu gehört beispielsweise, welche anderen Systeme bereits im Einsatz sind, ob Schnittstellen (zum Beispiel zu SAP) notwendig sind oder wie Bewerbungen in Zukunft ankommen sollen - per Mail, Post oder über eine bereits bestehende oder neue Karriereseite. Dementsprechend muss auch das Bewerbermanagement-System ausgelegt sein. Bei der Definition der Anforderungen sollten HR- und IT-Abteilung und nicht zuletzt der Datenschutzbeauftragte eng zusammenarbeiten.
Eine gute Bewerbermanagement-Software lässt sich individuell an die Prozesse im Unternehmen anpassen. Dafür müssen Recruiting-Verantwortliche zunächst den gesamten Ablauf - vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung - analysieren und klare Verantwortungsbereiche festlegen. Vorteile in Sachen Preis und neuen Funktionen liegen jedoch klar beim Einsatz einer Standardlösung auf SaaS-Basis (Software as a Service). Bei diesem Betriebsmodell werden dem Kunden neue Funktionen kostenneutral zur Verfügung gestellt, da eine Softwarepflege im Regelfall obligatorisch ist. Sind die einzelnen Stationen zwischen HR und Fachabteilung ein Mal klar definiert, lässt sich dies anschließend auch in der Software abbilden. Ein guter Provider sollte zudem die Möglichkeit bieten, selbst während der Einführung des Systems noch Anpassungen vorzunehmen.
Geht es an die Auswahl der Lösung, sollten Verantwortliche darauf achten, dass der Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt (siehe unter Schritt 2 "Softwarepflege") und auch zusätzliche Bausteine bietet. Zusatzfunktionen wie ein Talentpool, ermöglichen es Recruitern, Unterlagen von interessanten Bewerbern zu speichern, sofern diese ihr Einverständnis gegeben haben. Darüber hinaus bietet sich auch ein Multiposting-Tool an, über das sich Ausschreibungen in vielen verschiedenen Stellenbörsen gleichzeitig veröffentlichen lassen. Mit einer Analytics-Funktion können Personalverantwortliche schnell und einfach HR-Kennzahlen ermitteln, die unter anderem zeigen, welche Recruiting-Kanäle für welche Ausschreibungen besonders erfolgreich waren.
Grundsätzlich stehen Unternehmen heute vor der Wahl, ob das Bewerbermanagementsystem im eigenen Rechenzentrum betrieben wird oder eine extern gehostete Cloud-Lösung zum Einsatz kommt. Im eigenen Rechenzentrum behält das Unternehmen zwar die Kontrolle über seine Daten, muss aber auch mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand für die interne IT-Abteilung rechnen. Eine Cloud-Lösung hingegen bietet neben kürzeren Reaktionszeiten auch eine Entlastung der hauseigenen IT-Abteilung. Wichtig ist - auch im Hinblick auf die kommende EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO): Bewerbungen enthalten sensible, personenbezogene Daten. Bei der Entscheidung für eine externe Lösung sollten Verantwortliche daher darauf achten, dass das Rechenzentrum des Dienstleisters in Deutschland betrieben wird und ein hohes Datenschutzniveau garantiert ist.
Entscheidend bei der Einführung einer neuen Technologie ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Das Projektteam sollte daher alle Beteiligten frühzeitig über die Umstellung informieren sowie sich ergebende Vorteile klar kommunizieren. Idealerweise werden die Mitarbeiter bereits zu Beginn in den Entscheidungsprozess mit einbezogen und Verbesserungsvorschläge sowie Funktionswünsche berücksichtigt, denn: Ein neues Bewerbermanagementsystem kann nur dann erfolgreich sein, wenn Mitarbeiter es auch gerne nutzen.
"Wer sich in Zeiten des Fachkräftemangels nicht abhängen lassen will, braucht schnelle Recruiting-Prozesse - das ist ohne Software-Unterstützung kaum zu stemmen. Ein Bewerbermanagementsystem hilft, Durchlaufzeiten zu verkürzen und schafft damit eine positive Candidate Experience. Bei der Auswahl der Lösung ist es wichtig, dass diese zuvor definierte Anforderungen erfüllt und sich einfach um zusätzliche Funktionen erweitern lässt. Ein guter Anbieter unterstützt nicht nur vor Ort bei der Einführung, sondern steht auch anschließend für Änderungen und Beratung zur Verfügung", erklärt Steffen Michel, Geschäftsführer von MHM HR.
Schritt 1: Ist-Zustand analysieren und Soll-Zustand festlegen
Zunächst sollten Verantwortliche den Ist-Zustand analysieren und sich über die aktuellen Schwachstellen im Bewerbungsprozess klar werden. Darüber wird anschließend definiert, welche Aufgaben die Software zukünftig übernehmen und lösen soll. Zudem muss geklärt werden, welche Rahmenbedingungen vorhanden sind. Dazu gehört beispielsweise, welche anderen Systeme bereits im Einsatz sind, ob Schnittstellen (zum Beispiel zu SAP) notwendig sind oder wie Bewerbungen in Zukunft ankommen sollen - per Mail, Post oder über eine bereits bestehende oder neue Karriereseite. Dementsprechend muss auch das Bewerbermanagement-System ausgelegt sein. Bei der Definition der Anforderungen sollten HR- und IT-Abteilung und nicht zuletzt der Datenschutzbeauftragte eng zusammenarbeiten.
Schritt 2: Prozesse und Verantwortlichkeiten klar definieren
Eine gute Bewerbermanagement-Software lässt sich individuell an die Prozesse im Unternehmen anpassen. Dafür müssen Recruiting-Verantwortliche zunächst den gesamten Ablauf - vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung - analysieren und klare Verantwortungsbereiche festlegen. Vorteile in Sachen Preis und neuen Funktionen liegen jedoch klar beim Einsatz einer Standardlösung auf SaaS-Basis (Software as a Service). Bei diesem Betriebsmodell werden dem Kunden neue Funktionen kostenneutral zur Verfügung gestellt, da eine Softwarepflege im Regelfall obligatorisch ist. Sind die einzelnen Stationen zwischen HR und Fachabteilung ein Mal klar definiert, lässt sich dies anschließend auch in der Software abbilden. Ein guter Provider sollte zudem die Möglichkeit bieten, selbst während der Einführung des Systems noch Anpassungen vorzunehmen.
Schritt 3: Auf einen Anbieter mit flexiblem Portfolio setzen
Geht es an die Auswahl der Lösung, sollten Verantwortliche darauf achten, dass der Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt (siehe unter Schritt 2 "Softwarepflege") und auch zusätzliche Bausteine bietet. Zusatzfunktionen wie ein Talentpool, ermöglichen es Recruitern, Unterlagen von interessanten Bewerbern zu speichern, sofern diese ihr Einverständnis gegeben haben. Darüber hinaus bietet sich auch ein Multiposting-Tool an, über das sich Ausschreibungen in vielen verschiedenen Stellenbörsen gleichzeitig veröffentlichen lassen. Mit einer Analytics-Funktion können Personalverantwortliche schnell und einfach HR-Kennzahlen ermitteln, die unter anderem zeigen, welche Recruiting-Kanäle für welche Ausschreibungen besonders erfolgreich waren.
Schritt 4: Chancen einer Cloud-Lösung abwägen
Grundsätzlich stehen Unternehmen heute vor der Wahl, ob das Bewerbermanagementsystem im eigenen Rechenzentrum betrieben wird oder eine extern gehostete Cloud-Lösung zum Einsatz kommt. Im eigenen Rechenzentrum behält das Unternehmen zwar die Kontrolle über seine Daten, muss aber auch mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand für die interne IT-Abteilung rechnen. Eine Cloud-Lösung hingegen bietet neben kürzeren Reaktionszeiten auch eine Entlastung der hauseigenen IT-Abteilung. Wichtig ist - auch im Hinblick auf die kommende EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO): Bewerbungen enthalten sensible, personenbezogene Daten. Bei der Entscheidung für eine externe Lösung sollten Verantwortliche daher darauf achten, dass das Rechenzentrum des Dienstleisters in Deutschland betrieben wird und ein hohes Datenschutzniveau garantiert ist.
Schritt 5: Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen
Entscheidend bei der Einführung einer neuen Technologie ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Das Projektteam sollte daher alle Beteiligten frühzeitig über die Umstellung informieren sowie sich ergebende Vorteile klar kommunizieren. Idealerweise werden die Mitarbeiter bereits zu Beginn in den Entscheidungsprozess mit einbezogen und Verbesserungsvorschläge sowie Funktionswünsche berücksichtigt, denn: Ein neues Bewerbermanagementsystem kann nur dann erfolgreich sein, wenn Mitarbeiter es auch gerne nutzen.
"Wer sich in Zeiten des Fachkräftemangels nicht abhängen lassen will, braucht schnelle Recruiting-Prozesse - das ist ohne Software-Unterstützung kaum zu stemmen. Ein Bewerbermanagementsystem hilft, Durchlaufzeiten zu verkürzen und schafft damit eine positive Candidate Experience. Bei der Auswahl der Lösung ist es wichtig, dass diese zuvor definierte Anforderungen erfüllt und sich einfach um zusätzliche Funktionen erweitern lässt. Ein guter Anbieter unterstützt nicht nur vor Ort bei der Einführung, sondern steht auch anschließend für Änderungen und Beratung zur Verfügung", erklärt Steffen Michel, Geschäftsführer von MHM HR.