easyJOB als HR-Software

Teilzeit, Gleitzeit, Elternzeit – oder gleich ein Sabbatical? Immer individuellere Arbeitszeitmodelle verändern unsere Berufswelt. Zudem haben gerade kreative Branchen wie Werbung, Medien oder Beratung mit erhöhter Fluktuation zu kämpfen. Das alles steigert den Aufwand für Führungskräfte und Personalabteilungen beim Thema „Human Resources“.

Umso wichtiger wird es, Mitarbeiterdaten so effizient wie möglich zu steuern – idealerweise an einem Ort und auf einer gemeinsamen Plattform. Hierfür eignet sich eine moderne Agentursoftware wie easyJOB: Sie deckt auch Personalverwaltung, -planung und das Bewerbungsmanagement ab.

Individuell zugeschnittene Personalverwaltung

Personalrelevante Daten finden sich bei easyJOB in den Bereichen "Mitarbeiter-" und "Adressdaten".  Hier sind zum Beispiel Ein-/Austrittsdatum, Funktion und Abteilung, Stundensatz, Arbeitszeitmodell und Urlaubstage hinterlegt. Diese Daten werden mit anderen Funktionsbereichen, wie Stundenerfassung und Ressourcenplanung, verknüpft. Dokumente wie Versicherungs- oder Aufenthaltsbescheinigungen speichert easyJOB direkt an der Mitarbeiteradresse.
Frei zu belegende Zusatzfelder ermöglichen es, zusätzliche Daten zu erfassen, etwa zu Versicherung, Lohnnebenkosten oder Krankenkasse. Durch Berechtigungen sind diese Daten nicht für jeden Mitarbeiter einsehbar und der Datenschutz bleibt gewährleistet. Auf Basis individuell angepasster Layouts und Exporte (PDF oder Excel) kann man diese Daten dann mit wenigen Klicks einem externen Lohnbüro zur Verfügung stellen oder intern an anderer Stelle bearbeiten.

Urlaub, Sonderurlaub und Abwesenheiten

Damit Sie den Überblick behalten, haben wir für die Verwaltung von Abwesenheitszeiten einen eigenständigen Funktionsbereich entwickelt. Grundlagen sind das für jeden Mitarbeiter festgelegte Arbeitszeitmodell, die definierten Abwesenheitsarten sowie der im Mitarbeiterstamm hinterlegte Urlaubsanspruch, inkl. Resturlaub aus dem Vorjahr.

Apropos Urlaub – mit easyJOB sind Sie in Punkto Urlaubsverwaltung hervorragend ausgestattet. Umfangreiche Übersichten informieren Sie auf Knopfdruck zum Beispiel, wann wieviel Urlaub geplant ist.

Sie haben es gerne übersichtlich? Dann haben wir genau das Richtige für Sie: Ein spezielles Widget auf der eigenen Startseite gibt jedem Mitarbeiter auf Wunsch einen schnellen Überblick über geplante, genommene und noch verfügbare Urlaubstage.

easyJOB rechnet übrigens immer automatisch den verbleibenden Urlaubsanspruch aus. Das funktioniert auch, wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel nur einen halben Urlaubstag nimmt oder im laufenden Jahr das Arbeitszeitmodell wechselt. Falls gewünscht, wird bei der Abwesenheitserfassung automatisch ein Kalendereintrag, ein Stundeneintrag, eine Vertretungsaufgabe oder ein Freigabeprozess generiert.

Bleiben Sie up-to-date

Mit unserer Agentursoftware sind Sie außerdem immer bestens informiert – dafür sorgen detaillierte und umfangreiche Stundenauswertungen, wie zum Beispiel Auswertungen der Anwesenheitszeiten und der geleisteten Überstunden.

Personal und Ressourcen effektiv steuern

Gerade in Agenturen ist die Personalplanung oft eine knifflige Aufgabe: Viele gleichzeitig laufende Jobs und Projekte erfordern es, die Verfügbarkeit fester und freier Mitarbeiter zu koordinieren. Dabei spielen auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Kompetenzen eine wichtige Rolle. Den Personaleinsatz deckt in easyJOB das Zusatzmodul Ressourcenplanung ab. Termine (mit Kalendereintrag) zu Abwesenheiten wie z.B. Urlaube sind hier sichtbar und verringern die zur Verfügung stehende Kapazität. Entsprechend lassen sich - innerhalb einer Arbeitsgruppe oder übergreifend - offene Aufgaben effizient verteilen. Der Projektleiter oder die Personalabteilung behalten so jederzeit die Auslastung der Mitarbeiter im Blick.

Professionelles Feedback dank easyJOB

easyJOB eignet sich zudem zum effizienten Kompetenzmanagement: Indem man entsprechende Skills hinterlegt und auswählt, lassen sich Mitarbeiter passgenau für Projektteams oder einzelne Aufgaben auswählen. Auch Personalgespräche und Zielvereinbarungen sind in easyJOB leicht zu dokumentieren. Das erleichtert beispielsweise effizientes Feedback. Vorgesetzte können Notizen mit Wiedervorlagen erstellen und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. Bei sensiblen Inhalten lassen sich diese Notizen auf „(streng) vertraulich“ stellen.

Bewerbermanagement leicht gemacht

Auch im Recruiting ist easyJOB eine große Hilfe und bildet den kompletten Bewerbungsprozess ab. Die Anlage von Jobs lässt sich auch für die Verwaltung offener Stellen nutzen – hierbei unterscheiden Jobkriterien oder die Kategorisierung diese von den „normalen“ Jobs. Das Autorisierungskonzept stellt sicher, dass diese Jobs nur den HR-Mitarbeitern zugänglich sind. Natürlich können Sie auch für Bewerber Soft Skills in Zusatzfeldern hinterlegen. Alle mit der offenen Stelle verbundenen Dokumente, Notizen und Termine werden an dem entsprechenden Job abgelegt. So sind alle relevanten Informationen stets greifbar und schnell abrufbar.

Smarte Schnittstellen im Einsatz

Lästige Prozesse automatisieren und wertvolle Zeit sparen – wer will das nicht? Unser Zusatzmodul „Automatische Mitarbeiteranlage über Active Directory“ fragt periodisch das Active Directory der Windows-Dienste ab, importiert die Mitarbeiterdaten und legt sie in easyJOB an. Haben Sie die Software Personio für Ihre Mitarbeiterverwaltung im Einsatz können sie mit unserer Schnittstelle die Mitarbeiter importieren, die Daten werden dann in easyJOB angelegt bzw. geändert. Auch die erfassten Abwesenheiten (wie Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub) können importiert und in easyJOB zum Beispiel im Kalender und der Ressourcenplanung angezeigt werden.

Ihre Mitarbeiter sind öfter auf Dienstreisen und nutzen die Softwarelösung Rydoo, die den Reisekostenmanagementprozess digitalisiert und automatisiert? Prima! Mit unserer Rydoo-Schnittstelle importieren wir Reisekosten als Eingangsrechnungen in easyJOB und ordnen sie den Projekten zu. So sind alle Kosten vollständig in den Jobs hinterlegt.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.