Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation

Welche übergreifenden Handlungsfelder und konkreten Faktoren beeinflussen das veränderte Ökosystem von Veranstaltungen und welche Szenarien können wir daraus für die Zukunft ableiten? Genau diese Fragen prägten die diesjährige Forschungsphase des Innovationsverbundes „Future Meeting Space” (FMS). Am 15. Dezember 2021 präsentiert der Verbund seine Antworten auf diese und weitere Fragen im Rahmen eines Online-Events. Die vollständige Studie des vom GCB German Convention Bureau e.V. und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO initiierten Projektes steht in Kürze zum Download bereit.

Das Ökosystem von Veranstaltungen wird sich in Zukunft massiv verändern. Neue Technologien, Klimaanpassungen, sich verändernde Mobilitätsformen sowie die Flexibilisierung der Arbeitswelt werden die Anforderungen an die Veranstaltungswelt nachhaltig beeinflussen und zu neuen Bedürfnissen der Teilnehmer*innen führen. Der Innovationsverbund „Future Meeting Space” hat über 60 Einflussfaktoren in zehn Handlungsfeldern genauer betrachtet: Mobilität, Lebensraum, Nachhaltigkeit, Arbeitswelt, Gesellschaft, Markt, politische Rahmenbedingungen, neue Technologien, Veranstaltungsformate und Wissen. „Harte“ Faktoren wie beispielsweise der Einsatz neuer Technologien sind dabei ebenso in die Analyse eingegangen wie Bewusstseinswandel und veränderte Einstellungen der Gesellschaft oder bestimmter Gruppen.

„Wir blicken einer in allen Lebensbereichen komplexen Zukunft entgegen – ökonomisch, ökologisch, sozial”, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. “Business Events dienen als Plattformen zur Lösung komplexer Sachverhalte. Im Sinne der Future Meeting Space-Ergebnisse werden Events in Zukunft noch relevanter, mal persönlich und auf kleinem Raum, mal digital, mal unter Einbeziehung von Expert*innen auf der ganzen Welt – aber stets authentisch und nachhaltig. Mit seinen Ergebnissen trägt der Innovationsverbund maßgeblich dazu bei, den Tagungs- und Kongressstandort Deutschland auch in Zukunft weltweit an der Spitze zu positionieren.”

Drei Zukunftsszenarien im veränderten Ökosystem von Business Events

Die Essenz des gesamten Forschungsprozesses, der auf der Identifikation von Schlüsselfaktoren und daraus abgeleiteten Rohszenarien basiert, sind drei Szenarien: „Tried and trusted – renaissance of the real“ beschreibt die Rückkehr zu Vertrautem und Altbewährtem. Für das Instrument Business Events heißt das: Die persönliche Begegnung ist und bleibt das A und O. „Diverse and flexible – the global community“ ist eine Art Gegenentwurf dazu: Meetings, Tagungen und Kongresse werden hier zu Experimentierfeldern, in dem unter aktiver Mitgestaltung der Teilnehmer*innen Neues ausprobiert wird. Digitale Tools machen es möglich, Menschen aus aller Welt zu einem Event zusammenzubringen und umfangreiche Teilhabe zu realisieren. „Green and aware – the net zero society” setzt Nachhaltigkeit als Leitmotiv allen Handelns voraus. Veranstaltungsteilnehmer*innen erwarten inzwischen, dass ganzheitliche Nachhaltigkeitskonzepte transparent umgesetzt werden.

Neue Möglichkeitsräume für alle Akteure

Alle drei Szenarien sind Idealtypen, in sich jeweils konsistent und insofern nicht als konkurrierende Alternativen zueinander zu begreifen. Vielmehr ist zu erwarten, dass in unterschiedlichen Bereichen und auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten Kombinationen einzelner Faktoren die Realität prägen werden. „Wir sind in einer dynamischen Zeit in die aktuelle Forschungsphase gestartet. Die Pandemie war bereits in vollem Gang und Veranstaltungen fanden hauptsächlich virtuell oder hybrid statt“, sagt Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereiches Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer IAO. „Schnell war klar, dass es grundlegende und nachhaltige Veränderungen im Ökosystem von Veranstaltungen geben wird. Mit den nun vorliegenden Ergebnissen wollen wir allen Akteuren, die sich mit Business Events der Zukunft befassen, Orientierung und Inspiration in den aktuell entstehenden Möglichkeitsräumen geben.”