Effizientere E-Mail-Kommunikation
E-Mail hat die Kommunikation beschleunigt. Was früher tagelang per Post unterwegs war, fast unleserlich aus dem Faxgerät kroch oder nur übermittelt werden konnte, wenn sich zwei zum selben Zeitpunkt am Telefon einfanden, eilt jetzt blitzschnell um die halbe Welt. Oder innerhalb derselben Firma von Büro zu Büro. Doch einfacher ist die Kommunikation deshalb nicht geworden. Und schon gar nicht weniger aufwändig.
Überblick behalten
Die grösste Herausforderung bei der E-Mail-Kommunikation ist die tägliche Mailflut. Unverzichtbar ist ein guter Spamfilter, idealerweise auch im Mailprogramm, der die eingehende Post vorsortiert. Darüber hinaus hilft es, im Posteingang Unterordner anzulegen, in die entsprechende Mails von Hand oder mit einem automatischen Filter oder einer Regel abgelegt werden. Wer beispielsweise mehrere Projekte betreut, legt für jedes einen eigenen Ordner an. In diesen legen Sie die E-Mails ab und bearbeiten Sie, wenn Sie sich das nächste Mal um dieses Projekt kümmern. Das verhindert, dass Sie sich laufend in verschiedenen Themenbereichen verzetteln, in die Sie sich jeweils erst einarbeiten müssen. Legen Sie auch eigene Ordner für Newsletter oder Newsdienste an, die Sie abonniert haben. So füllen sie nicht Ihren Posteingang, wenn Sie mal keine Zeit haben, sie zu lesen.
Prioritäten richtig erkennen
E-Mails sind sehr laut. Oftmals im wahrsten Sinne des Wortes. Bei jeder neuen E-Mail verlangt ein aufdringlicher Ton oder ein unübersehbares Blinken unsere Aufmerksamkeit. Stellen Sie diese Benachrichtigungen ab, denn keine E-Mail ist so dringend, dass man sich auf der Stelle darum kümmern muss. Das gilt auch für E-Mails, für deren Beantwortung Sie mehr als ein, zwei Minuten brauchen. Oft ist es besser, den Absender kurz zu informieren, dass Sie seine E-Mail fristgerecht beantworten werden und sich diese Aufgabe zu terminieren, als jeden Tag alle Mails abarbeiten zu wollen. Richten Sie sich unterschiedliche Signaturen ein, das geht in den meisten Programmen problemlos. So können Sie kurze Informationen, wiederkehrende Erinnerungen oder Antworten gleich in die Signatur hinein schreiben und müssen Sie nicht jedes Mal von neuem eintippen (siehe Musterbeispiele).
Anderen helfen – Betreff clever texten
Alle kämpfen darum, die E-Mail-Kommunikation effizienter abzuwickeln und den Überblick zu behalten. Enthält bereits der Betreff hilfreiche Regieanweisungen, fällt es den Empfängern leichter, die Priorität der Mail korrekt einzuschätzen. Setzen Sie beispielsweise „Info:“ zuvorderst in die Betreffzeile, wenn Sie gar keine Antwort erwarten. Oder „Bitte um Termin:“, „Zu beantworten bis:“, „Zur Ablage:“ usw. Mit dem richtigen Betreff, vorgetexteten Antworten und themenbezogenen Unterordnern wird E-Mail-Kommunikation zu einer Arbeitserleichterung. Ein beinahe oder gar ganz leerer Posteingangs-Ordner vermittelt ein gutes Gefühl, schafft Freiräume für kreatives Arbeiten und weckt wieder die Lust auf schnelle, effiziente Kommunikation.
Überblick behalten
Die grösste Herausforderung bei der E-Mail-Kommunikation ist die tägliche Mailflut. Unverzichtbar ist ein guter Spamfilter, idealerweise auch im Mailprogramm, der die eingehende Post vorsortiert. Darüber hinaus hilft es, im Posteingang Unterordner anzulegen, in die entsprechende Mails von Hand oder mit einem automatischen Filter oder einer Regel abgelegt werden. Wer beispielsweise mehrere Projekte betreut, legt für jedes einen eigenen Ordner an. In diesen legen Sie die E-Mails ab und bearbeiten Sie, wenn Sie sich das nächste Mal um dieses Projekt kümmern. Das verhindert, dass Sie sich laufend in verschiedenen Themenbereichen verzetteln, in die Sie sich jeweils erst einarbeiten müssen. Legen Sie auch eigene Ordner für Newsletter oder Newsdienste an, die Sie abonniert haben. So füllen sie nicht Ihren Posteingang, wenn Sie mal keine Zeit haben, sie zu lesen.
Prioritäten richtig erkennen
E-Mails sind sehr laut. Oftmals im wahrsten Sinne des Wortes. Bei jeder neuen E-Mail verlangt ein aufdringlicher Ton oder ein unübersehbares Blinken unsere Aufmerksamkeit. Stellen Sie diese Benachrichtigungen ab, denn keine E-Mail ist so dringend, dass man sich auf der Stelle darum kümmern muss. Das gilt auch für E-Mails, für deren Beantwortung Sie mehr als ein, zwei Minuten brauchen. Oft ist es besser, den Absender kurz zu informieren, dass Sie seine E-Mail fristgerecht beantworten werden und sich diese Aufgabe zu terminieren, als jeden Tag alle Mails abarbeiten zu wollen. Richten Sie sich unterschiedliche Signaturen ein, das geht in den meisten Programmen problemlos. So können Sie kurze Informationen, wiederkehrende Erinnerungen oder Antworten gleich in die Signatur hinein schreiben und müssen Sie nicht jedes Mal von neuem eintippen (siehe Musterbeispiele).
Anderen helfen – Betreff clever texten
Alle kämpfen darum, die E-Mail-Kommunikation effizienter abzuwickeln und den Überblick zu behalten. Enthält bereits der Betreff hilfreiche Regieanweisungen, fällt es den Empfängern leichter, die Priorität der Mail korrekt einzuschätzen. Setzen Sie beispielsweise „Info:“ zuvorderst in die Betreffzeile, wenn Sie gar keine Antwort erwarten. Oder „Bitte um Termin:“, „Zu beantworten bis:“, „Zur Ablage:“ usw. Mit dem richtigen Betreff, vorgetexteten Antworten und themenbezogenen Unterordnern wird E-Mail-Kommunikation zu einer Arbeitserleichterung. Ein beinahe oder gar ganz leerer Posteingangs-Ordner vermittelt ein gutes Gefühl, schafft Freiräume für kreatives Arbeiten und weckt wieder die Lust auf schnelle, effiziente Kommunikation.