7 teure Mythen über Content Management Systeme

Welchen Einfluss die Auswahl des richtigen Content Management Systems auf den Erfolg eines Webprojektes hat, wird oft unterschätzt. Wenn die Zeit knapp ist, erscheint es oft sinnvoll, bei dem vorhandenen CMS zu bleiben oder eines der allgemein bekannten CMS zu wählen. Aber auch Unternehmen, die mit mehr Sorgfalt vorgehen, sind mit weit verbreiteten Fehlannahmen konfrontiert, die bei der CMS-Entscheidung in die Irre führen können.

Mythos 1: Die Zahl der relevanten Content Management Systeme ist überschaubar

Der Markt für Content Management Systeme ist viel größer als allgemein bekannt. Die bei kleineren Unternehmen weit verbreiteten Open Source CMS wie WordPress und Typo3 prägen die öffentliche Wahrnehmung und die Ergebnisse der Suchmaschinen. Es gibt aber darüber hinaus eine sehr große Zahl spezialisierter Systeme, die bei besonderen Anforderungen bessere Ergebnisse liefern. Allein in Deutschland sind es mehrere Hundert.

Die Abbildung zeigt die evaluierten CMS-Systeme aus 15 CMS-Beratungen für mittelgroße und große deutsche Unternehmen. Die blau markierten Lösungen waren aufgrund der Anforderungen häufiger, die pink markierten besonders häufig dabei.

Mythos 2: Es ist am einfachsten, beim bestehenden CMS zu bleiben

Bei dieser Überlegung wird nur der unmittelbare Aufwand für die Datenmigration und Einarbeitung in Betracht gezogen, nicht aber der Mehraufwand und entgangene Nutzen, der mit einem weniger geeignetes CMS verbunden ist. Diese bleiben meist weitgehend unsichtbar, weil der direkte Vergleich fehlt. Ein CMS, das optimal zu den bestehenden Anforderungen passt, kann die Gesamtkosten eines Webprojektes deutlich reduzieren und die Qualität verbessern, z. B. durch:

• Einfache Bedienung und effiziente Workflows in der Redaktion
• Geringeren Aufwand und bessere Qualität bei der Umsetzung
• Weniger Plug-ins und Zusatztools
• Reduzierung der Abhängigkeiten von spezialisierten Entwicklern
• Bessere Skalierbarkeit bei steigenden Nutzerzahlen

Mythos 3: Die Agentur-Auswahl kommt vor der CMS-Auswahl

Design und Umsetzung eines Website-Relaunches liegen aufgrund der großen Vorteile meist in einer Hand. Da sich jede Digitalagentur auf bestimmte Content Management Systeme spezialisiert hat, wird mit der Auswahl der Agentur auch eine Vorentscheidung über die in Frage kommenden CMS getroffen. Ein objektiver Evaluationsprozess ist also nur dann möglich, wenn die CMS-Auswahl vor der Auswahl des Dienstleisters erfolgt – entweder durch eigene Recherchen oder durch eine externe unabhängige CMS-Beratung.

Mythos 4: Open Source-Lösungen sind günstiger als proprietäre CMS

Dieses ist ein häufiger Trugschluss, der besonders bei umfangreichen und komplexen Projekten nicht nur zu Mehrkosten, sondern auch zu Problemen bei der Realisierung führen kann. Um die gesamten Kosten eines Webprojektes kalkulieren und vergleichen zu können, müssen folgende Aufwände Berücksichtigung finden:

• Support, Wartung und Updates
• Lizenzerweiterungen, z.B. zusätzliche User und Module
• Bearbeitungszeiten im Redaktionsteam
• Bereitstellung benötigter Standardschnittstellen
• Umsetzung des Erstprojektes
• Kontinuierliche Weiterentwicklung

CMS-Evaluationen zeigen, dass die Gesamtkosten eines Webprojektes nur wenig mit den Lizenzkosten der jeweiligen CMS-Technologie zu tun haben.

Mythos 5: Cloud-Lösungen sind unsicher

Es ist ein Irrtum, dass Firmendaten grundsätzlich in der eigenen IT-Infrastruktur sicherer aufgehoben sind als in der Cloud. Die großen Cloud-Anbieter verfügen über wesentlich mehr finanzielle und technische Ressourcen, um die Informationssicherheit Ihrer Systeme sicherzustellen und haben auch ein ureigenes Interesse daran. Sie sind unter anderem nach ISO 27001 und diversen Branchenstandards zertifiziert und daher regelmäßigen Auditierungs-Prozessen unterworfen. Dieses hohe Sicherheitsniveau steht Anbietern und Anwendern Cloud-basierter CMS-Lösungen gleichermaßen zur Verfügung.

Ein weiterer, durch den aktuellen Fachkräftemangel besonders relevanter Vorteil ist die Einsparung des Wartungsaufwandes, weil dieser fast vollständig durch den CMS-Anbieter erbracht wird.

Mythos 6: CMS-Systeme sind nicht bedienerfreundlich

Ein Mythos, der durch aktuelle Headless-Technologien noch einmal befeuert wurde. Das Gegenteil ist der Fall. Es gibt, auch im Headless-Bereich, Content Management Systeme mit Inline-Editing (WYSIWYG) und intuitiver Bedienung, für die man weder spezielle Schulungen noch technische Fachkenntnisse benötigt.

Mythos 7: Die wichtigsten CMS-Anforderungen kommen aus dem Redaktionsteam

Die Anforderungen der Redaktion gehören von je her zu den Kernanforderungen eines Content Management Systems. Die meisten modernen Lösungen decken heute aber mindestens 80% der benötigten Funktionalitäten ab. Dafür haben die Anforderungen anderer Fachabteilungen an Stellenwert gewonnen:

• Marketing: Personalisierung und Automatisierung von Kundeninteraktionen
• IT: Schnittstellen für vorhandene Datenquellen und Anwendungen
• Digitalisierung: Anbindung interner Geschäftsprozesse

Fazit: Es gibt eine Reihe typischer Fehlannahmen über Content Management Systeme, die einer objektiven CMS-Entscheidung im Wege stehen. Besonders größere Unternehmen sollten ein ausreichendes Zeitbudget für die CMS-Auswahl zur Verfügung stellen, sich nicht zu früh auf eine Agentur festlegen und bei Bedarf auf externe Quellen und Beratungsangebote zurückgreifen.