Agentur-Briefing richtig machen: So klappt die professionelle Zusammenarbeit

‚Legt doch bitte einfach mal los! Dann sehen wir schon, wohin die Reise geht.‘ – So oder so ähnlich sehen (leider) immer noch hin und wieder Agentur-Briefings zu Beginn eines Auftrags aus. Doch eine professionelle Zusammenarbeit zwischen PR-Agentur und Kunde beginnt mit einem konkreten und konstruktiven Horizontabgleich. In diesem Gespräch legen Agentur und Kunde die Eckpfeiler der Zusammenarbeit fest: Ziele, Budgets, Herausforderungen, Wünsche – je umfassender die Agentur informiert ist, desto besser kann sie beraten und die passenden Kommunikationsmaßnahmen ein- und umsetzen.

 

Was zu einem professionellen Agentur-Briefing dazugehört:

Wo soll es hingehen?

Ob klassische Pressemitteilung, Online-Kampagne oder eine Verzahnung von Online- und Offline-Aktivitäten, das Ziel bestimmt den Weg. Was wollen Sie messbar erreichen? Nennen Sie Ihrer Agentur möglichst konkret Ihre Erwartungen, damit die sich auf das Ziel fokussieren kann.

Messbare Ziele sind beispielsweise:

• 25 persönliche Kontaktaufnahmen mit Redakteuren eines Fachmagazins
• 5 geschriebene und in den Zielmedien veröffentlichte Pressemitteilungen in einem bestimmten Zeitraum
• 3 Online-Kanäle in definierten Intervallen bespielt und evaluiert

Lesen Sie dazu auch unsere Reihe: Was macht eigentlich eine PR-Agentur?

 

Die Aufgaben definieren

Was genau soll die Agentur für Sie übernehmen? Welche Aufgaben wollen Sie inhouse erledigen? Soll zum Beispiel neben der Erstellung der Pressemitteilung auch der Versand übernommen werden? Haben Sie dafür bereits einen eigenen Presseverteiler oder soll die Agentur einen Verteiler gemäß den Vorgaben und Zielen für Sie erstellen? Anhand dieser Informationen kann die Agentur möglichst genau erarbeiten, welche Ressourcen für die Umsetzung der Projekte gefragt sind und welches Budget dafür benötigt wird.

 

Budget festlegen – Kommunikationsfahrplan erstellen

Sind die Budgets einmal festgezurrt, berät Sie Ihre Agentur, wie Sie diese Mittel möglichst effektiv einsetzen können. Sie gibt in einem Kommunikationsfahrplan und selbstverständlich auch in persönlichen Gesprächen Empfehlungen ab, wann welche Kommunikationsmaßnahmen gespielt werden sollten und welche Erfolgsaussichten dabei bestehen.

 

Die Zielgruppe definieren

Wen wollen und müssen Sie ansprechen, um Ihre Ziele zu erreichen? Arbeiten Sie bereits mit Buyer Personas? Geht es bei einer Kampagne beispielsweise um die Einführung einer neuen Produktinnovation, sollen dies Interessentinnen und Kunden erfahren. Diese erreichen Sie am besten in den klassischen Fachmedien oder -blogs. Ein Beitrag im Manager Magazin ist natürlich eine tolle Sache, dennoch führen Veröffentlichungen in Fachmedien meist direkter zum Verkaufserfolg.

 

Herausforderungen und Stolpersteine

Gibt es Herausforderungen oder Stolpersteine, die der erfolgreichen gemeinsamen Pressearbeit im Weg stehen? Gab es kürzlich einen Shitstorm, der das Image Ihres Unternehmens geschädigt hat? Gibt es einen Wettbewerber oder ein Konkurrenzprodukt, das die Agentur im Auge behalten soll? Je umfassender Sie die Agentur informieren, desto besser kann sie Ihnen die passenden Lösungsstrategien erarbeiten.

 

Beste Beratung durch professionelles Agentur-Briefing

Ist Ihre Agentur einmal ‚aufs Gleis gesetzt‘, steht sie permanent in direktem Kontakt mit Journalistinnen und Journalisten, mit Branchen-Experten, Trend-Forschern und auch mit Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Unternehmen.

Kurz gesagt: Ihre Agentur hat eine Menge Wissen, das für Sie nicht nur von operativer, sondern gleichwohl von strategischer Bedeutung ist. Nutzen Sie dieses Wissen. Vereinbaren Sie regelmäßige Jour-Fixe, rufen Sie Ihre Agentur an, wenn Sie strategische Beratung benötigen. Sehen Sie Ihre Agentur als Kommunikations-Sparrings-Partner mit operativer, strategischer und visionärer Bedeutung.