So klappen hybride Arbeitsmodelle

Für Unternehmen ist es entscheidend, sich auf die Optimierung ihrer hybriden Arbeitsmodelle zu konzentrieren. So können sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter extern genauso produktiv und engagiert arbeiten können, wie innerhalb des Unternehmens.

Die Herausforderung

Hybridarbeit spielt eine wichtige Rolle für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Bindung von Talenten. Laut Gartner geben 55 Prozent der befragten Mitarbeiter an, dass die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, einen Einfluss darauf hat, ob sie in einem Unternehmen bleiben oder nicht [1]. Es überrascht daher nicht, dass Führungskräfte in neue Tools und Initiativen investieren müssen, um eine hybride Belegschaft besser zu unterstützen, da sie sonst Gefahr laufen, geschäftskritische Talente zu verlieren.

Wenn sich Unternehmen auf manuelle Prozesse verlassen, kann eine hybride Arbeitsumgebung die Transparenz des Prozessmanagements einschränken und die Zusammenarbeit zwischen den Teams behindern. Die Arbeit in Silos führt zu ineffizienten Prozessen, da Teams bestimmte Aufgaben doppelt erledigen oder andere Verfahren nicht zu Ende führen. Die Future CFO-Studie ergab, dass 91 Prozent der CFOs in ihrem Job manuelle Aufgaben ausführen müssen [2]. Zu ihren größten Frustrationen gehört, dass sie nicht genug Zeit für strategische Aufgaben haben. 

Eine effiziente hybride Arbeitsumgebung schaffen

Hybride Arbeitsmodelle gedeihen in digitalen Umgebungen. Unternehmen können digitale Initiativen vorantreiben, indem sie mit einfachem, wie der Digitalisierung von manuellen Prozessen, beginnen. Mit Initiativen zur Prozessautomatisierung wird das Prozessmanagement in einer hybriden Umgebung deutlich effizienter. Prozesse werden automatisiert und Mitarbeiter können Aufgaben, die zuvor persönliche Interaktionen erforderten, schneller erledigen.

Technologieanbieter wie Nintex bieten inzwischen auch Low-Code-Plattformen für die Prozessautomatisierung an, mit denen sowohl technische als auch nicht-technische Benutzer komplexe Prozesse und Arbeitsabläufe automatisieren können, z. B. in den Bereichen Recht, Kundendienst oder Vertrieb. Wenn die Prozesse klar umrissen und sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert sind, lassen sich die Abläufe leichter verfolgen.

Organisatorische Prozesse transformieren

1.) Am Anfang beginnen

Als erstes gilt es die Prozesse zu ermitteln, die sich am besten für die Digitalisierung und Automatisierung eignen. Führungskräfte müssen sich mit ihren Mitarbeitern auseinandersetzen, um die Probleme im Unternehmen zu verstehen, und dann neue automatisierte Prozesse entwickeln, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Unternehmen können mit einfacheren Prozessen, wie beispielsweise die Automatisierung von Berichtsübermittlungen, Spesenabrechnungen, Arbeitsplatz-Buchungssystemen oder Fernarbeitsaufträgen starten und dann zu komplexeren Arbeitsabläufen übergehen.

2.) Prozessabbildung

Bei der Prozessabbildung werden die Prozesse in einzelne Phasen unterteilt, um sicherzustellen, dass die Plattform nur die Informationen abruft, die für die einzelnen Schritte erforderlich sind. Dies kann in Unternehmen, denen es an Transparenz in ihren Prozessen mangelt, eine Herausforderung sein, vor allem wenn diese überwiegend manuell sind. Unternehmen sollten eine Plattform zur Prozessautomatisierung bevorzugen, die über integrierte Tools verfügt, die eine schnelle und genaue Prozessabbildung ermöglichen.

3.) Arbeitsabläufe neu erstellen 

Sobald die Prozesse abgebildet sind, lassen sich effiziente Workflows für hybride Umgebungen erstellen. Systeme und Daten sind mit der Prozessmanagementplattform verbindbar. So können Mitarbeiter in hybriden Umgebungen schnell auf die benötigten Informationen zugreifen, was das Ausfüllen von Formularen oder die Erstellung von Berichten erleichtert. Komplexe Aufgaben werden vereinfacht und automatisiert, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren.

Da immer mehr Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, gibt es immer weniger Möglichkeiten, Prozesse manuell und persönlich zu erledigen. Mit der Prozessautomatisierung können Engpässe in der Produktivität und Leistung am Arbeitsplatz behoben werden, um die Anforderungen von Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu erfüllen.

Quellennachweis: 

[1] https://www.gartner.com/smarterwithgartner/hr-should-watch-out-for-3-challenges-driving-remote-work-fatigue

[2] https://xledger.com/uk/wp-content/uploads/sites/4/2021/11/future-cfo-report-digital.pdf