Die tägliche E-Mail-Flut, unstrukturierte Meetings und das ständig klingelnde Telefon – verschiedenste Störquellen können uns immer wieder aus unserem Workflow reißen und stehen unserer Produktivität im Weg. Das Team von ebuero unterstützt Unternehmer aller Art darin, ihre Produktivität zu steigern. Sie haben zusammengefasst, was die sieben größten Produktivitätskiller sind und was Unternehmen gegen diese tun können, um so ihren Output zu steigern.
Produktivitätskiller 1: Multitasking
Statt eine Aufgabe nach der anderen abzuhaken, erledigen viele mehrere Dinge parallel. Laut dem „Wrike Digital Work Report“ fühlen sich knapp die Hälfte der Befragten dadurch in ihrer Produktivität eingeschränkt. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mehrere To-dos gleichzeitig zu jonglieren, es kann immer nur einem kognitiv herausfordernden Prozess nachgehen. Wenn Unternehmer ständig zwischen ihren Aufgaben hin- und herspringen, braucht ihr Gehirn volle 23 Minuten, um sich wieder ganz auf das ursprüngliche To-do einzulassen. Nachdem sie ihre Aufgaben geordnet bzw. priorisiert haben, sollten Selbstständige eine entsprechende To-do-Liste schreiben. Ob handschriftlich, mental oder über eine App – hier führen viele Wege ans Ziel.
Produktivitätskiller 2: Die E-Mail-Flut
Alle paar Minuten flattert eine neue E-Mail ins Postfach. Vier von zehn Teilnehmern des Wrike Digital Work Report geben an, dass sie das bei ihrer Arbeit stört. Unternehmer lassen sich bei dieser speziellen Herausforderung in zwei Kategorien einordnen: diejenigen, die ihr Mailprogramm zeitweise ausschalten und dadurch auf wirklich wichtige Nachrichten manchmal zu spät reagieren, und diejenigen, die jede Mail sofort lesen und dadurch aus ihrem Workflow gerissen werden. Es spielt dabei keine Rolle, in welches der Lager sie fallen: Der Output leidet unter der E-Mail-Flut. Ein aus allen Nähten platzendes Postfach ist mit einem chaotischen Schreibtisch vergleichbar: Die äußerliche Unordnung macht es schwer, sich gedanklich zu fokussieren. Eine einfache Strategie, um hier gegenzusteuern, ist regelmäßig das Postfach aufzuräumen. Nach Kunde, Projekt oder Dringlichkeit können Mails z.B. in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Man sollte auch wichtige Kontakte zu den Favoriten hinzufügen, so stechen deren Mails durch den kleinen Favoriten-Stern direkt ins Auge und werden nicht übersehen. Alte Nachrichten müssen außerdem in regelmäßigen Abständen gelöscht werden, um den Überblick über das Postfach nicht zu verlieren.
Produktivitätskiller 3: Meetings als Zeitfresser
Erst ein Termin mit dem Steuerbüro, dann mit dem Kunden und anschließend mit einem Kooperationspartner: Manche Arbeitstage ähneln reinen Meeting-Marathons. Viele dieser Konferenzen sind dabei sehr ineffizient und stehen dem Arbeitseifer von mehr als einem Drittel der für den Wrike Digital Work Report Befragten im Weg. Viele Meetings werden dabei relativ planlos, das heißt ohne konkrete Agenda, durchgeführt. Oft sind auch viel zu viele Teilnehmer, z.B. seitens des Kunden, dazu eingeladen. Die Erfahrung bestätigt: je mehr Menschen in einem Meeting sitzen, desto weniger fühlen sich die einzelnen Personen verantwortlich und klinken sich gedanklich aus. Statt fokussiert auf ein Ziel hinzuarbeiten, sehen sie die Konferenz eher als Pause von ihrer regulären Arbeit. Um als Unternehmer die Produktivität in Meetings hochzuhalten, lohnt es sich, vorab eine Agenda zu erstellen und an die Teilnehmer zu versenden. „So viele wie nötig, so wenig wie möglich“ sollte dabei das Credo sein, wenn es um die Teilnehmer geht. Nur wer wirklich etwas beizusteuern hat, sollte zu dem Termin eingeladen werden.
Produktivitätskiller 4: Unpassender Arbeitsplatz
Momentan arbeiten viele im Home Office, nicht allen steht dabei ein passender Arbeitsplatz zur Verfügung. Am Küchentisch, auf dem Sofa oder im Kinderzimmer – viele müssen kreativ werden. Auch in richtigen Büros sind die Arbeitsbedingungen nicht immer ideal. Ein unpassender Schreibtischstuhl oder Kollegen im Großraumbüro, die am Schreibtisch nebenan ihre mehrstündigen Videokonferenzen abhalten, machen es schwer, sich selbst zu konzentrieren. Ihre Büros sollten Unternehmer von Anfang an ganzheitlich planen und beispielsweise separate Räume zum Telefonieren, für Meetings und für konzentriertes Arbeiten schaffen. Indem sie die einzelnen Arbeitsplätze ergonomisch ausstatten, können sie die Weichen so stellen, dass alle Mitarbeiter ihren Output maximieren können. Schon Kleinigkeiten wie den Bürostuhl mit nach Hause zu nehmen, gestalten beispielsweise die Arbeit im Home Office deutlich produktiver.
Produktivitätskiller 5: Die Versuchung Social Media
Unternehmer müssen für ihre Kunden und Angestellten erreichbar sein und haben deshalb ihr Handy meist griffbereit. Ein neuer Like auf Facebook, eine WhatsApp-Nachricht oder private E-Mail – leuchtet das Smartphone-Display auf, ist die Benachrichtigung leider nicht immer arbeitsrelevant. Trotzdem werden die Augen beinahe magisch davon angezogen und die Konzentration ist dahin. Wenn Selbstständige die Benachrichtigungen für bestimmte Apps entweder komplett oder für den Arbeitstag abstellen, wirken sie diesen Versuchungen effektiv entgegen. In Meetings ist es sinnvoll, ein generelles Handyverbot für alle Teilnehmer einzuführen. Wenn Unternehmer für eine herausfordernde Aufgabe komplett ungestört sein wollen, ist der „Do Not Disturb“- oder Flugmodus ein hervorragender Kniff, um den Griff zum Handy unattraktiv zu machen. Einmal eingestellt, trudeln so gar keine Benachrichtigungen mehr ein. Der Bildschirm bleibt dunkel und die Konzentration erhalten.
Produktivitätskiller 6: Störenfried klingelndes Telefon
Was ihre telefonische Erreichbarkeit betrifft, befinden sich viele Selbstständige in einer Zwickmühle. Einerseits müssen sie für Kunden und Geschäftspartner zu sprechen sein, andererseits lenkt ein ständig klingelndes Telefon ab. Auch in Meetings beispielsweise ist es Unternehmern nicht möglich, eingehende Gespräche anzunehmen. Um dieses Dilemma zu umgehen, können sie auf ein virtuelles Sekretariat setzen. Dieses nimmt Anrufe freundlich und zuverlässig entgegen, wenn Selbstständige in diesem Moment verhindert sind. Sie können sich stattdessen mit ruhigem Gewissen ganz auf ihre aktuelle Aufgabe fokussieren.
Produktivitätskiller 7: Veraltete Technologien
Nach wie vor ist in deutschen Unternehmen in Sachen Digitalisierung noch viel Luft nach oben. Und wir alle kennen den Rechner, der fünf Minuten zum Hochfahren braucht und nicht nur Motivation, sondern vor allem auch Zeit kostet. Investiert man als Unternehmer in neue Technologien, fördert dies die Motivation und den Workflow der Mitarbeiter. Mit Hilfe digitaler Tools können Prozesse wie z.B. die Buchhaltung, Arbeitsorganisation oder auch die Informationsverwaltung weitaus effizienter gestaltet werden und man kann sich besser auf sein Kerntätigkeitsfeld fokussieren.
Fazit: Persönliche Produktivitätskiller hinterfragen und eliminieren
Gegen die meisten Produktivitätskiller kann man aktiv etwas tun. Natürlich fühlt sich auch jeder stärker oder schwächer von bestimmten Reizen in seiner Produktivität gestört. Daher gilt es, täglich zu hinterfragen, wie man seinen Arbeitsplatz oder die Arbeitsatmosphäre für sich selbst gestalten kann, um einen möglichst großen Output zu haben.
Das sind die 7 größten Produktivitätskiller © freepik / jcomp