Mehr Übersicht mit Digital Asset Management

Die Situation ist sicher kein Einzelfall: Die E-Mail-Kampagne soll in drei Tagen fertig werden. Das Template ist entworfen, jetzt fehlt noch das visuelle Layout. Das Problem: Die Fotos und Logos sind veraltet, sie müssen komplett ausgetauscht werden. Das Grafikteam soll in letzter Minute neue Assets liefern. Das Team ist aber mit anderen dringenden Jobs ausgelastet, die Anfrage landet weit unten in der Warteschlange. In einem solchen Fall gibt es zwei Alternativen: Entweder die Frist nicht einhalten oder die Kampagne mit alten Fotos und Logos durchführen. Marketingprofis wissen, dass Konsistenz für die Markenwahrnehmung äußerst wichtig ist. Eine konsistente Markenidentität durch digitale Assets aufrechtzuerhalten kann aber schnell zur Herausforderung werden. Steht kein zentrales Repository zur Archivierung und Speicherung von visuellen Arbeitsmaterialien zur Verfügung, fehlt die Übersicht darüber, was aktuell und was bereits veraltet ist. Dann passiert es mitunter, dass das Kreativteam mit Anfragen nach bereits produzierten Assets überflutet wird. Was im Einzelfall nichtig erscheint, summiert sich schnell zu einem gravierenden Produktivitätsverlust. Tatsächlich verbringen Mitarbeiter durchschnittlich 2,5 Stunden pro Tag damit, nach aktuellen Daten zu suchen. Der finanzielle Schaden, der einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern dadurch entsteht, wird auf über 25 Millionen Dollar pro Jahr geschätzt. Ein zentraler Speicherort, an dem alle Dateien aktuell und zur Veröffentlichung freigegeben sind, reduziert diese Zeitverluste erheblich. Hier kommt Digital Asset Management (DAM) ins Spiel.

Was ist ein Digital Asset?

Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in die Produktion digitaler Inhalte – deshalb gelten diese als „Digital Assets“. Die gängigsten Formate sind Bilder und Videos, aber auch Textdokumente, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen zählen dazu. Ein Digital Asset besteht aus drei Schlüsselkomponenten: 1. Es ist eine digitale Datei. 2. Sie stellt für das Unternehmen einen Mehrwert dar. 3. Die Datei kann verschlagwortet und dadurch verwaltet werden. In der Regel wird dies anhand der Metadaten möglich. Beispiele für digitale Assets sind: Fotos oder Grafiken, Videos, Audiodateien, Logos, PDF-Dateien, Screenshots und Animationen.

Was ist Digital Asset Management (DAM) und wann lohnt es sich?

Als DAM bezeichnet man den Prozess der Organisation, Speicherung und Verteilung digitaler Assets in einem Unternehmen. DAM beinhaltet in der Regel einen zentralen Hub oder ein DAM-System. Einige Unternehmen haben bereits einen dezidierten Digital Asset Manager, der Multimedia-Inhalte organisiert und abteilungsübergreifend verteilt. Schließlich wächst mit der steigenden Verbreitung von DAM-Lösungen auch die Notwendigkeit, Rechte und Berechtigungen für digitale Inhalte professionell zu verwalten. Sobald ein Unternehmen wächst, nimmt auch die Menge an digitalen Assets zu. Agenturen, die an Assets für mehrere Kunden arbeiten, profitieren so gut wie immer von einem professionellen DAM. Als Regel für unternehmensinterne Marketingabteilungen kann gelten: Fließen im Durchschnitt 20 Prozent der gesamten Projektzeit in die Suche nach den nötigen Assets, lohnt es sich, in eine DAM-Lösung zu investieren.

Content Management und DAM sind nicht das gleiche

Wir haben ein Content Management System, wozu also noch DAM? Ein Content Management System (CMS) wird zur Verwaltung redaktioneller Inhalte genutzt, die auf Websites, Blogs und in E-Shops veröffentlicht werden. Meistens handelt es sich dabei um Artikel, Bilder oder Videos, die in einem ansprechenden Layout ausgegeben werden sollen. Daher steht bei einem CMS die Möglichkeit, unterschiedliche Medien in einen Kontext zu stellen und sie für die Veröffentlichung auf einer Website oder in einem Blog zu verarbeiten, im Mittelpunkt. Ein DAM ist hingegen eine Technologie zur Strukturierung digitaler Mediendateien. Wesentlich ist hier das Management der Assets anhand der Metadaten: Nutzer können mit Hilfe von DAM sofort technische Daten wie Bildgröße, Auflösung und Farbraum sowie Kontextinformationen wie Urheber, Lizenzrechte, Genehmigungsstatus sehen. DAM ist damit die ideale Brücke zwischen Grafikdesignern und digitalem Marketing, um das Erstellen, Genehmigen und Organisieren der Deliverables für Marketingaktivitäten zu managen.

Die wichtigsten Vorteile von DAM

• DAM maximiert den Return of Investment (ROI): Digitale Assets erhöhen die visuelle Attraktivität einer Marke. DAM schließt die Lücke zwischen Kreativ- und Marketingteams, da die Bereitstellung und der Freigabeprozess von Assets eindeutig geregelt sind. Dadurch werden weniger Anfragen an das Grafikteam gerichtet und Nacharbeiten an bereits abgeschlossenen Assets entfallen. So trägt DAM zur Steigerung von Produktivität und Effizienz und somit letztlich zu einem höheren ROI bei. • DAM sorgt für eine höhere Markenkonsistenz: Firmenlogos, Farbpaletten, Fotos und Videos werden häufig in Marketingmaterialien verwendet. Zu oft kommen aber alte Logos und veraltete Fotos zum Einsatz – entweder weil es keine Möglichkeit gab, auf die aktualisierten Versionen zuzugreifen, oder weil auf die Schnelle improvisiert werden musste, um Deadlines einzuhalten. Ein DAM als zentraler Speicherort stellt sicher, dass Teams, Partner, Agenturen und Kunden immer Zugriff auf die neuesten genehmigten Versionen von Dateien haben. • DAM bietet eine sichere Asset Allocation: Bilder und Dateien sind in verschiedensten E-Mails und Dokumenten zu finden. Es ist unmöglich zu wissen, wer Zugriff auf was hat. DAM hilft bei der zentralen Verwaltung und Kontrolle über digitale Assets, denn es richtet Berechtigungen und verschiedene Zugriffsebenen auf Dateien ein. Dies ermöglicht es etwa dem Grafikteam, die Kontrolle darüber zu behalten, wer Zugriff auf welche Dateien hat. Gleichzeitig werden auch Richtlinien dafür geschaffen, wo und wie diese verwendet werden.

Häufige Anwendungsfälle für DAM

• Zentraler Speicherort: Sobald Assets erstellt sind, wird das DAM als zentraler Ort für Speicherung und Zugriff genutzt. Es erfordert eine gewisse Disziplin, dass jeder Mitarbeiter digitale Assets konsequent im DAM ablegt und verschlagwortet. Die Zeit, die für die Suche und den Freigabeprozess eingespart wird, wird die Kolleginnen und Kollegen aber schnell überzeugen. • Produktion: Ein DAM kommt zum Beispiel bei einem Produktlaunch zum Einsatz. Hier sind Screenshots, Produktbilder und ein Logo für den Launch abgelegt. Wenn diese Anlagen über DAM angefordert werden, ist garantiert, dass sie von den richtigen Personen erstellt und freigegeben wurden. Ideal ist hier die Integration von DAM in eine Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement wie Wrike. Dies schließt den Informationsfluss zwischen dem Grafikteam und allen Abteilungen, die mit digitalen Assets täglich arbeiten. • Medienkatalog für die schnelle Suche: Mit DAM können Metadaten in Dateien geschrieben werden, sodass sie auch für andere Teams leicht zu finden sind. Etwa, wenn beim oben genannten Produktlaunch auch der Vertrieb auf die entsprechenden Dateien zugreifen muss. • Externe Freigaben: Mit DAM können Ressourcen nicht nur teamübergreifend bereitgestellt werden. Es ist auch möglich, beispielsweise Kunden Zugriffsberechtigung für bestimmte Dateien zu erteilen. Er kann dann nur auf ein bestimmtes Asset, nicht aber auf die gesamte Bibliothek zugreifen. • Archiv: Ein DAM unterstützt beim Aufbau einer Bibliothek für Assets, die nicht ständig aktualisiert werden müssen. Nach Abschluss eines Projektes können diese Dateien archiviert werden, sodass sie zwar noch zugänglich sind, aber den Speicher nicht überlasten. Mehr zum Thema Asset- und Projektmanagement im Marketing erfahren Sie im kostenlosen E-Book „Collaboration-Software für Marketing-Teams: Ein Leitfaden“