Präsentieren mit visuellem Storytelling

Viele Menschen empfinden PowerPoint-Präsentationen als lästig. Dennoch gehören sie in fast jedem Unternehmen zum Alltag, wenn es darum geht, Ergebnisse, Strategien oder neue Ideen in internen Meetings oder gegenüber Kunden zu präsentieren. Diese negative Einstellung hat vielerlei Gründe. Ein Gros der Menschen präsentiert heute noch nach Schema F, das sie schon 20 Jahre nutzen. Sie arbeiten jede Folie einer Präsentation minutiös ab und versehen jede mit unzähligen Bulletpoints, in der Hoffnung, dass Zuhörer besser verstehen, worum es geht. Zudem empfinden viele auch die Erstellung als sehr zeitaufwendig und nervig. Deshalb gehen immer mehr Unternehmen dazu über, PowerPoint aus Meetings zu verbannen und nach Alternativen zu suchen. Das ist jedoch der falsche Ansatz. Inzwischen gibt es neue Möglichkeiten, Präsentationen interaktiver und dialogorientierter zu gestalten: Mithilfe von Visual Storytelling können Vortragende stereotype Fehler vermeiden und Inhalte auf moderne Art und Weise präsentieren. Damit wird auch PowerPoint wieder zeitgemäß und beliebt – und das sowohl bei Rednern als auch bei Zuhörern.

Ohne professionelles Präsentieren geht es nicht

In Unternehmen, bei Kunden oder Veranstaltungen sind Präsentationen nicht mehr wegzudenken. Die Zuhörer, die einen Vortrag besuchen, der Geschäftsführer, der sich die Ergebnisse von seinen Mitarbeitern präsentieren lässt – sie alle vereint, dass sie vom Vortragenden ein professionelles Auftreten erwarten. Es ist für viele selbstverständlich, dass man mithilfe von Medien – etwa durch ein entsprechendes Visualisierungstool (Laptop, Beamer, Präsentationssoftware) – die Argumentation des Vortrags bildhaft unterstützt. Die grafische Präsentation fungiert dabei als roter Faden, der den Vortrag begleitet. Zudem unterstützt sie den Vortragenden dabei, komplexe Themen zu veranschaulichen. Wenn ein Mitarbeiter in einem Unternehmen Quartalszahlen vorstellt, so wirkt die Präsentation ohne entsprechende Infografiken oder Videos vermutlich sehr trocken, und es fällt schwer, dem Vortrag zu folgen. Das liegt daran, dass es Zuhörer mit unterschiedlichen Wahrnehmungsfähigkeiten gibt – der eine konzentriert sich besonders auf die Stimme und die Vortragsweise, der andere benötigt unbedingt visuelles Material. Die Herausforderung besteht also darin, all diese Typen abzuholen. Mit einer gelungenen, nicht überladenen Präsentation gelingt das – indem Vortragende die Präsentation ansprechend gestalten.

Wer braucht schon PowerPoint?

Viele Menschen fühlen sich von Präsentationen allerdings nicht angesprochen – sie sind ganz im Gegenteil gelangweilt oder hegen eine generelle Abneigung gegen PowerPoint-Folien. Eines der Hauptargumente: „Wer persönlich überzeugen kann, der benötigt keine PowerPoint-Folien.“ Dieser Behauptung kann man jedoch einen neuen Trend entgegenstellen: Visual Storytelling. Anders als bei einer Präsentation nach Schema F geht es beim visuellen Storytelling darum, Zuhörer mit interessanten Inhalten und einem ansprechenden Design zu adressieren. So gelingt es Vortragenden, von ihrem Standardschema abzuweichen, sich vom Ablesen der Bulletpoints einer Folie zu lösen und stattdessen Zuhörer mit interessanten Inhalten und einer dynamischen Präsentationsform zu begeistern. Studien, die in den vergangenen Jahren erschienen sind, zeigen, dass die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen abnimmt. So behauptet etwa eine Microsoft-Studie, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne ständig schrumpft – und inzwischen unter der eines Goldfischs liegt. Um die Gunst und Aufmerksamkeit der Zuhörer nicht zu verlieren, ist es also notwendig, Präsentationen dieser Entwicklung anzupassen. Inhalte ansprechend visuell aufbereiten Im Marketing ist „Storytelling“ inzwischen zu einem Buzzword avanciert. Unternehmen versuchen, Emotionen und Informationen wirkungsvoll zu transportieren, indem sie ihre Inhalte in mitreißende Geschichten verpacken. Viele Marketer stehen deshalb vor der Herausforderung, herauszufinden, was eigentlich eine gute Geschichte (Story) ausmacht und wie man es schafft, die Botschaft effektvoll zu transportieren. Visual Storytelling verfolgt einen ähnlichen Ansatz. Es nutzt die Möglichkeit, Botschaften und Inhalte in Bewegtbildern (etwa Videos) oder in Bildformaten unterzubringen, um Emotionen und Inhalte zu visualisieren. Auch im Internet werden Botschaften oft über Bilder, Animationen, Videos oder Audiofiles kommuniziert. Am besten überzeugt man Menschen, indem man ihnen eine gute Geschichte präsentiert und sie damit in den Bann zieht. Auch eine Präsentation wird überzeugender, wenn man sie dramaturgisch aufbaut. Dafür braucht es nicht zwingend persönliche Anekdoten oder die oftmals skizzierte Heldenreise. Gute Resultate erzielt man, indem man die Präsentation möglichst einheitlich gestaltet, eine gute, hochwertige Bildauswahl trifft und Grafiken benutzt, die die Präsentation stimmig erscheinen lassen und perfekt auf den Vortrag abgestimmt sind.

Bewegtbild und Animation: Visual Storytelling effektvoll einsetzen

Eine gut gestaltete Präsentation orientiert sich nicht an Trends, sondern ist zeitlos, elegant und ansprechend. So sind etwa 3D-Effekte, die bis vor rund fünf Jahren noch voll im Trend lagen, inzwischen weitgehend verschwunden. Jetzt hat sich das sogenannte Flat Design durchgesetzt – die flache Darstellungsweise von Grafiken, Icons oder Diagrammen. Zur visuellen Aufwertung bieten sich heute neue Funktionen an, etwa der Morph-Effekt, der in Microsoft Office 365 verfügbar ist. Mit diesem können Redner professionelle Animationen und Übergangseffekte in der Präsentation einfach und ohne Vorkenntnisse gestalten. Nutzer müssen also aufwendige Animationen nicht mehr zwingend manuell einrichten. Durch diesen Effekt ergeben sich innovative Darstellungsmöglichkeiten: Redner können filmartige Animationen erstellen, etwa für eine Präsentation, aber auch für Erklärvideos oder das Content Marketing. Aus PowerPoint heraus lässt sich ein professionell aussehendes Video produzieren, das sich durch Bewegung und Dynamik auszeichnet und nicht mehr nach PowerPoint aussieht.

Infografiken und Zoom-Effekte: Inhalte einer Präsentation an Vortragssituation anpassen

Die Entscheidung, in welcher Darstellungsform Vortragende Inhalte präsentieren, ist sicherlich auch von der Art und Weise des Vortrags abhängig. Inzwischen verbreitet sich eine noch recht neue Form der Präsentation immer stärker: Webinare. Diese Form der Online-Präsentation stellt einen Redner vor besondere Herausforderungen, da man die Reaktion der Zuhörer nicht unmittelbar wahrnehmen kann. Umso wichtiger ist es, die Präsentation so zu gestallten, dass die Zuschauer dem Webinar bis zum Schluss problemlos folgen können. Denn der Browser lässt sich schnell mit einem Klick schließen – und der Zuhörer ist verloren. Dem kann man entgegenwirken: Integriert man bei einer Präsentation zum Beispiel eine Infografik, kann ein Zoom-Effekt hilfreich sein. Mit ihm lassen sich interaktive Folienübersichten erstellen. Klickt der Nutzer auf eine Stelle in der Folie, so wird der Inhalt automatisch herangezoomt. Ideal also, um Informationen zu vergrößern oder sich interaktiv durch die Präsentation zu bewegen. Viele Nutzer greifen für solche Funktionalitäten auf Tools wie Prezi zurück. Doch seit der Office 365-Version verfügt auch PowerPoint über entsprechende Funktionalitäten. Insbesondere in der speziellen Vortragssituation eines Webinars sollte die Infografik unbedingt für sich stehen, sich selbst erklären und komplexe Zusammenhänge verständlich vermitteln. Übrigens lohnt sich der Erstellungsaufwand für solch eine Grafik gleich in vielerlei Hinsicht – denn über die Präsentation hinaus lässt sie sich auch über Social Media streuen, in Print-Medien verwenden oder wirkungsvoll im Content Marketing einsetzen.

Die Präsentation wird interaktiv und dialogorientiert

Heute hat eine gute Präsentation mehr denn je zum Ziel, die Zielgruppe zu erreichen und die Aufmerksamkeit der Zuhörer so lang wie nur möglich aufrechtzuerhalten. Jedoch nutzen auch die besten Präsentationen nur wenig, wenn man als Vortragender nicht mit der Materie vertraut ist und selbst einfache Aussagen nicht gut vermitteln kann. Genauso verhält es sich aber auch bei fachlicher Detailverliebtheit: Selbst der beste Vortrag nützt nichts, wenn das Auge sich in unübersichtlichen Folien verliert, die überladen sind und keiner Design-Konvention und Struktur folgen. Es gibt allerdings keine ultimative Formel für die perfekte Präsentation. Doch es hilft, einigen Grundprinzipien zu folgen, wie etwa wenig Text auf jeder Folie, mehr Konversation, ein gutes Handout, Dokumente zum Vorablesen, Kurzfassen, die Kernaussagen exakt herausstellen und visuelle Elemente wie Infografiken an passenden Stellen einsetzen. Zukünftig werden Präsentationen vermutlich noch viel interaktiver, und Redner müssen mit Zuhörern mehr in den Dialog treten. Wenn es einer Person schwerfällt, all diese Aspekte zu beachten und in einer PowerPoint-Präsentation gezielt einzusetzen, so ist es empfehlenswert, sich für die Erstellung einen kompetenten Dienstleister an die Seite zu holen. Dabei sollte man jedoch darauf achten, dass dieser ein tiefes Verständnis mitbringt – für die Anforderungen an Konzeption, Didaktik, Gestaltung und an die Technik, die man für die Erstellung hervorragender Präsentationen benötigt. Damit wird die Präsentation ein Erfolg und der Redner kann dem Goldfisch-Effekt erfolgreich trotzen. Die Möglichkeit eines fachlichen Austauschs rund um Storytelling für Content Marketing und Unternehmenskommunikation finden Sie hier: https://www.xing.com/communities/groups/visual-storytelling-0342-1104311 Autor: Tom Becker-Schweitzer, Geschäftsführer der PresentationLoad GmbH