Die richtige Visitenkartenetikette

1. Inhalt, Größe, Aufbau – internationale Standards fehlen

Jedes Land hat seine Eigenheiten wie Visitenkarten aufgebaut und gestaltet werden. Einen internationalen Standard, welche Informationen auf Karten stehen sollen oder welche Größe ideal ist, gibt es nicht. Bezüglich des Formats hat sich in Mitteleuropa weitestgehend das Scheckkartenformat durchgesetzt (circa 85 Millimeter Breite und 55 Millimeter Höhe), während Visitenkarten in Finnland, Australien und Japan mit 90 Millimeter etwas breiter sind. Auch bezüglich des Inhalts gibt es länderspezifische Unterschiede. Während in Deutschland Titel und akademische Grade selten angegeben werden, sind sie in Frankreich und Österreich auf jeder Visitenkarte zu finden. Zu den Informationen, die international auf Visitenkarten nicht fehlen dürfen, gehören Name, Position, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Geschäftskontaktes sowie Name, Homepage, Logo und Adresse der Firma. Weitere Informationen wie akademische Grade, Faxnummern oder Bilder des Ansprechpartners sind optional und von Land zu Land unterschiedlich. Auch bezüglich der Gestaltung gibt es international Spielraum: Die Beschriftung der Karten ist zum Beispiel in Mitteleuropa eher klassisch und in gedeckten Farben gehalten, während in Osteuropa auch auffälligere Schriftfarben wie Gold oder Silber beliebt und akzeptiert sind. Unternehmen sollten hier auf ihre Zielgruppe achten und gegebenenfalls zwei Varianten ihrer Visitenkarten drucken lassen. Eine Sache ist übrigens international ein „No-Go“: Visitenkarten handschriftlich ergänzen, wenn sich Angaben geändert haben. In einem solchen Fall sollten Unternehmen lieber frühzeitig neue Karten drucken lassen.

2. Englisch, Deutsch, Chinesisch – Visitenkarten internationalisieren

Gerade auf bekannten Branchenevents gibt es viel internationales Fachpublikum. Zweisprachige Visitenkarten helfen dabei, auch diese Geschäftskontakte zu knüpfen. Kommen die Besucher der Messe aus verschiedenen Ländern, lohnt es sich für Teilnehmer, ihre Visitenkarten in der internationalen Geschäftssprache Englisch anfertigen zu lassen. Wollen sie hingegen Kontakte auf einer Messe oder bei einem Meeting in einem bestimmten Land knüpfen, sollte die Visitenkarte auch in die jeweilige Landessprache übersetzt werden – damit kann man bei potentiellen Geschäftspartnern punkten. Bei Übersetzungen gilt es jedoch generell auf die Korrektheit sowohl der Übersetzung, als auch der Rechtschreibung zu achten. Das gilt besonders für Positionsbezeichnungen. Ein besonderes Augenmerk auf die Übersetzung sollten Unternehmen bei Sprachen mit anderen Schriftzeichen legen – etwa für Geschäftskontakte nach Japan, China oder Russland. Hier lohnt es sich trotz der Kürze des Textes einen professionellen Übersetzungsdienst zu beauftragen.

3. Wer, Wann, Wie – Visitenkartenübergabe im Vergleich

Kulturelle Unterschiede gibt es auch bei der Visitenkartenübergabe. In Asien etwa gibt es strikte Regeln für den Visitenkartenaustausch. Das Privileg seine Visitenkarte zuerst zu überreichen genießt traditionell der Ranghöchste. Lässt sich keine Rangfolge festlegen, fällt dieses Anrecht dem ältesten Gesprächsteilnehmer zu. Visitenkarten werden respektvoll und fast andächtig mit beiden Händen überreicht. Die Karte wird dabei zwischen Daumen und Zeigefinger mit der Schriftseite zum Geschäftspartner hin übergeben, gefolgt von einer leichten Verbeugung. Der Empfänger sollte die Karte ebenfalls mit beiden Händen entgegennehmen und diesen Vorgang auch mit einer leichten Verbeugung quittieren. Anschließend studiert der Empfänger die Karte ausgiebig und lässt sich dabei möglichst viel Zeit. Bestenfalls stellt er noch eine Frage zur Karte, z.B. nach dem Logo oder dem Geschäftssitz, um dem Gegenüber Respekt zu bekunden. Die Visitenkarte sollte anschließend nicht einfach weggesteckt werden – schon gar nicht in die Hosentasche – sondern in einem eigens dafür vorgesehenes Visitenkartenetui verstaut werden. Während Visitenkarten in Mitteleuropa am Anfang eines Meetings oder Gesprächs ausgetauscht werden, passiert dies in Polen traditionell am Ende. In Italien hingegen gibt es unterschiedliche Visitenkarten für den privaten und geschäftlichen Bereich. Die Privaten sind etwas größer als die Geschäftlichen und beinhalten Name, Privatadresse, E-Mail, Festnetz- und Mobilnummer des Visitenkartenbesitzers. Sie zu vermischen gilt als absolut verpönt.

Visitenkarten sind ein internationaler Geschäftstreiber. Die nützlichen Karten helfen neue Kontakte zu knüpfen und bestehende zu pflegen. Vor allem auf Messen herrscht immer ein reger Visitenkartenaustausch. Doch gerade hier ist meist ein internationales Publikum vertreten, sodass der Kartentausch aufgrund verschiedener Verhaltensweisens schnell schwierig wird. Wer sich jedoch gründlich vorbereitet und landesspezifische Eigenheiten beachtet, dem können die kleinen Karten zum Geschäftserfolg verhelfen.


Autorin: Marie Mammen, Marketing Managerin bei CEWE-PRINT.de