Steuerung des Vertriebs nur mit effektivem Reportingsystem

Nur ein pragmatisch gestaltetes Berichtswesen liefert einen realistischen Überblick

An der Forderung: "pragmatisch gestaltet" scheitern die meisten Reportingsysteme. Sie sind eher überladen. Die Konsequenz ist: der Vertriebsaussendienst nimmt sie nicht ernst. Das erklärt, dass viele Vertriebsmanager und deren Vorgesetzte einen diffusen Überblich über die Arbeit ihrer Mitarbeiter haben. Was ist zu tun? Der Verkäufer soll zwar systematisch arbeiten, aber kein Administrator sein. Deshalb ist er von allen Aktivitäten, die seine Verkaufsarbeit behindern, zu entlasten. Dafür ist er auch zu teuer!

Wenige, aber konsequent geforderte Berichte sind aber unerlässlich, denn ein Vorgesetzter braucht jederzeit einen realistischen Überblick über die Qualität des Verkaufsprozesses.

Diese Reports sind notwendig

1. Wochenbericht, Aktivitätenübersicht - Abgabe bis Montag.
2. Das Erstellen einer Wochenvorplanung, die aussagt, welche Besuche er für die Folgewoche geplant und terminiert hat - Abgabe bis Montag.
3. Bericht über besondere Aktivitäten und Ereignisse im Gebiet. Die Form ist freibleibend, es sollte aber immer kurz, knapp und übersichtlich formuliert werden.
4. Monatsprognose: welche Auftragseingänge sind für den Monat geplant. A-Chancen = 90%-Wahrscheinlichkeit, B-Chancen = 70%, C-Chancen = über 50% – Abgabe am 1. Arbeitstag des neuen Monats. Projekte mit einer Wahrscheinlichkeit unter 50% haben in der Prognose nichts verloren. Das sind meist nur Alibiangaben, weil es an ernsthaften Projekten fehlt.
5. 3-Monatsprognose, welche Auftragseingänge sind für die nächsten 3 Monate geplant - Abgabe am Quartalsanfang.

Wie hoch ist der Aufwand für administrative Tätigkeiten?

Erfahrungsgemäß beträgt der Zeitbedarf für Reports p. Tag nicht mehr als 10 Minuten. Das Argument des zu hohen Zeitaufwands für Administration ist fast immer vorgeschoben. Dahinter steckt entweder Unlust für administrative Tätigkeit oder der Verkäufer sieht keinen Sinn darin. Das ist dann der Fall, wenn der Vorgesetzte zu wenig oder kein Feedback zu den Reports gibt.

Der Zeitaufwand für Berichte wird vom Verkäufer immer dann als zu hoch empfunden, wenn er am Ende der Woche sich hinsetzt und nachvollziehen muss, was seit Montag passiert ist. Sorgen Sie dafür, dass diese administrative Tätigkeit täglich gemacht werden! Als Tagesabschluss und nicht erst am Freitag.

Der Verkäufer soll zwar systematisch arbeiten, aber kein Administrator sein. Deshalb ist er von allen Aktivitäten, die seine Verkaufsarbeit behindern, zu entlasten. Dafür ist er auch zu teuer! Wenige, aber konsequent geforderte Berichte sind aber unerlässlich, denn Sie müssen als Vorgesetzter jederzeit Überblick über die Qualität seines Verkaufsprozesses bekommen.

Das Argument der Verkäufer, der Zeitaufwands für Administration ist zu hoch ist fast immer vorgeschoben. Dahinter steckt entweder Unlust für administrative Tätigkeit oder der Verkäufer sieht keinen Sinn darin. Das ist dann der Fall, wenn der Vorgesetzte zu wenig oder kein Feedback zu den Reports gibt.

Der Zeitaufwand für Berichte wird vom Verkäufer immer dann als zu hoch empfunden, wenn er am Ende der Woche sich hinsetzt und nachvollziehen muss, was seit Montag passiert ist. Sorgen Sie dafür, dass diese administrative Tätigkeit täglich gemacht werden! Als Tagesabschluss und nicht erst am Freitag.