Neue Funktionen für Agentursoftware easyJOB – Release 5.30

Rund 10.000 Arbeitsstunden investieren wir in jedes easyJOB Release. Zu Beginn der Planung ordnen und bewerten wir Ideen, Konzepte und Wünsche. Dazu zählen neue Funktionen, technische Weiterentwicklungen, Kundenanfragen und Anpassung an neue Betriebssysteme und Browser. Hier stellen wir Ihnen die Funktionen vor, die es in das aktuelle Release 5.30 geschafft haben.

Attraktive Features für den E-Mail-Client

Mit dem Release 5.30 haben wir den E-Mail-Client weiter optimiert. Sie können jetzt Ihre E-Mails mit einem Status versehen und so übersichtlicher sortieren. Den jeweiligen Status und die zugeordnete Farbe konfigurieren Sie einmalig individuell für Ihr easyJOB. Sie stehen dann jedem Anwender über das Rechte-Maus-Kontextmenü zur Verfügung. Im Suchassistenten links, unter der Auswahl „Status“, selektieren Sie zum Beispiel alle noch zu erledigenden E-Mails. Das Kontextmenü bietet Ihnen zudem umfangreiche Möglichkeiten, markierte E-Mails zu bearbeiten.

Um Verteilerlisten möglichst komfortabel zu bearbeiten, haben wir einen neuen Dialog entwickelt. Sie können persönliche und allgemein gültige Verteilerlisten erstellen. Die allgemeinen E-Mail-Verteiler stehen zusätzlich auch für die Report-Aufgabenplanung zur Verfügung, wo sie sich im Reiter „Verteiler“ einer Report-Aufgabe zuordnen lassen.

Große Zeitersparnis dank des neuen Job-Imports

Dieser dient dazu, aus Fremdsystemen – wie SAP, Excel oder einem Webshop – Daten zu importieren und eine Vielzahl von Jobs automatisiert in easyJOB anzulegen. Dazu haben wir den bisherigen Job-Import erweitert. Er erlaubt es nun, Jobs und deren enthaltene Leistungen in einem Arbeitsschritt zu importieren. Des Weiteren ist es möglich, in bestehenden Jobs neue Leistungszeilen zu generieren.

Import von Eingangsrechnungen aus Vorsystemen jetzt optimiert

Unser Zusatzmodul „ER-Import“ importiert aus diversen Vorsystemen, die die Belege bereits inhaltlich erkannt haben, automatisiert Eingangsrechnungen nach easyJOB. Das Modul lässt sich nun durch Einstellungen an Parameter-Files sehr leicht für unterschiedliche Importvarianten individualisieren, somit sind Importe etwa aus Reisekostensystemen oder anderen Datenbanken einfacher realisierbar.

Entlastung der Buchhaltung dank des OCR-Service für Eingangsrechnungen

Sie arbeiten mit zahlreichen Lieferantenrechnungen? Dann beschleunigt der digitale Prozess die bisherigen Durchlaufzeiten erheblich und entlastet Ihre Buchhaltung. Nutzen Sie unser Zusatzmodul „OCR-Service für Eingangsrechnungen“. Es bereitet die Daten von PDF-Eingangsrechnungen per optischer Zeichenerkennung (OCR) für den automatisierten Import in easyJOB auf. Hier kommt das System CaptureThis! von der Firma Cadosys zum Einsatz.

Wir bieten Ihnen zwei Varianten: Sie können den OCR-Service in der Cloud auf einem Server im Rechenzentrum nutzen, oder On Premise – hier ist das Service lokal auf Ihrem Inhouse-Server installiert.

Die Erkennungssoftware gleicht die Daten der eingescannten Belege mit der Kreditorenliste aus easyJOB ab, um den Beleg dem richtigen Lieferanten zuzuordnen. Kann sie einen Bezug der Eingangsrechnung zu einer oder mehreren Leistungszeilen herstellen, zum Beispiel über die Auftrags- oder Jobnummer, generiert easyJOB Eingangsrechnungszeilen. Erstellen die Lieferanten gut formatierte Rechnungen unter Anführung der Auftragsreferenz, lässt sich die Eingangsrechnung komplett in easyJOB abbilden und erfordert nur wenig Nachbearbeitung.

Im Freigabeprozess für Eingangsrechnungen geben Sie PDF-Dokumente mit wenigen Klicks per elektronischer Signatur frei. Das „Abzeichnen“ der gescannten ER-Dokumenten erfolgt durch einen oder mehrere Prüfer. Definieren Sie unterschiedliche Bedingungen, die den Prozess nach dem Import automatisch auslösen.

Einfach Jobs auf andere Kunden übertragen

Jetzt können Sie beim Duplizieren von Jobs entscheiden, ob Sie den neuen Job für den gleichen Kunden oder einen anderen angelegen. So können Sie beispielsweise monatliche Retainer-Jobs oder Kampagnen mit Haupt- und Subjobs gleichzeitig von einem Kunden auf den anderen übertragen und gegebenenfalls schnell anpassen. Und Sie entscheiden im Dialog, welche Daten – etwa Beschreibungstexte, Kontakter, Konditionen, Termine/Aufgaben – gleich mit angelegt werden sollen. Komfortabler geht es kaum.

Multiwindowing erleichtert das Handling von Terminen und Aufgaben

Multiwindowing bietet in easyJOB viele Vorteile, die Sie nun auch im Dialog Termine/Aufgaben nutzen können. Es lassen sich jetzt parallel mehrere Detail-Dialoge öffnen. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie zum Beispiel in einem Termin ein längeres Briefing schreiben und parallel einen neuen Termin anlegen oder einen bestehenden ändern möchten. Oder Sie haben voneinander abhängige Termine und möchten die verknüpften Termine und Aufgaben gleichzeitig einsehen. Über das Aktionsmenü können Sie den Haupttask oder abhängige Tasks parallel öffnen.

Spalten fixieren und sortieren im easyDataVisualizer

Um umfangreiche eDVs leichter lesbar zu machen, gibt es nun im Editor unseres easyDataVisualizers (eDV) für Spalten das Kennzeichen „fixiert“. Wenn Sie es setzen, bleibt die jeweilige Spalte beim horizontalen Scrollen immer im sichtbaren Bereich. Die Fixierung vererbt sich dabei auf die links davon liegenden Spalten und generiert so einen fixierten Bereich. Im oberen Layoutbereich steht nun ein Icon zur erweiterten Sortierung zur Verfügung. Sie bekommen alle Spalten angezeigt und können sie individuell sortieren.

Import von Feiertagen – international und regional

Mit der neuen Funktionalität lassen sich künftig Feiertage nach easyJOB importieren. Wir stellen die Daten für Deutschland, Österreich, die Schweiz, die Niederlande und Spanien in unserem Kundenportal zur Verfügung. Unter „Anleitungen“ haben wir für unsere Kunden ein Whitepaper hinterlegt.

Einfach und schnell Abwesenheiten erfassen

Direkt von der Startseite weg, können sie über das Anwesenheitswidget die Abwesenheiten wie „Urlaub“ und „krank“ erfassen. Der Menüpunkt „neue Abwesenheit für Mitarbeiter“ ist im Kontextmenü der rechten Maustaste verfügbar. In den Einstellungen des Widgets können Sie sogar Vorbelegungen der Abwesenheitsart, analog zu den Terminarten, einstellen. Dadurch bietet easyJOB Ihnen schon direkt die Auswahl „krank“ und „Urlaub“ an.

Weitere Highlights:
- Anmeldung über externe Logins via Microsoft, Google und Active Directory
- optionale verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Freigabe des Browsers Edge für Mac + Windows

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