„Ohne easyJOB ist für uns der Agenturalltag gar nicht mehr vorstellbar“
© Sympra
Bereits 1995 hat sich Veit Mathauer, Geschäftsführer der Stuttgarter PR-Agentur Sympra, für easyJOB entschieden. Nicht nur unsere Agentursoftware hat sich in den letzten 25 Jahren entwickelt, auch Sympra ist gewachsen: Die Agentur ist inzwischen auch in Berlin und München aktiv und Mitglied der GPRA (Gesellschaft der führenden PR-Agenturen Deutschlands). In unserem Interview erklärt der Agenturchef, warum ihn easyJOB bis heute immer wieder überrascht, was sich im Agenturalltag in den letzten Jahrzehnten getan hat und wie er talentierte Nachwuchskräfte findet und fördert.
Veit Mathauer: Der Fokus bei Sympra liegt auf erklärungsintensiven Themen aus dem B2B-Bereich. Wir begleiten unsere Kunden von der strategischen Beratung über die Medienarbeit bis zum Publishing – und das Ganze auch international.
Die GPRA ist ein Zusammenschluss von knapp 40 führenden Kommunikationsagenturen mit „PR-DNA“ in Deutschland. Bevor man beitritt, gibt es einen Zertifizierungsprozess, das stellt ein bestimmtes Qualitätslevel sicher. Die Mitglieder haben also eine hohe Professionalisierung in der Branche. Durch die unterschiedlichsten Agenturen ist die GPRA eine sehr gute Plattform zum Austausch und für Erfahrungszuwachs. Die GPRA ist auch sehr aktiv bei der Bearbeitung von Branchenthemen und geht in die Diskussion z.B. mit Hochschulabsolventen. Für uns alles in allem eine sehr fruchtbare Vereinigung.
Die finden wir vor allem an den Hochschulen. Hier in Stuttgart haben wir mit der Universität Hohenheim, der Hochschule der Medien und der Macromedia Hochschule gleich eine ganze Reihe renommierter Ausbildungsstätten. Praktikanten, Trainees und Volontäre finden wir also relativ einfach. Schwierig wird es jedoch, wenn wir einen Consultant oder gar Senior Consultant in Festanstellung haben möchten. Denn es gibt viel Konkurrenz durch große lokale Unternehmen wie Daimler, Bosch oder Porsche, die einen enormen Bedarf an Fachkräften haben. Außerdem haben wir auch spezielle Anforderungen an unsere Mitarbeiter. Die Themen, die wir für unsere B2B-Kunden aufbereiten, sind sehr stark technisch geprägt und liegen nicht jedem. Daher bilden wir gern selbst aus – viele von unseren Trainees machen später Karriere bei Sympra.
Ja, unbedingt! Zum einen, um sicherzustellen, dass es überhaupt genug junge Talente für unsere Branche gibt und dann, um ihnen auch gleich das nötige Rüstzeug für den Berufseinstieg mitzugeben. Zudem ist es ein wertvoller Beitrag von Unternehmen, ihr Praxiswissen an den Bildungseinrichtungen mit einzubringen. Generell nehmen wir die Ausbildung sehr ernst, egal ob das jetzt Praktikanten oder Trainees sind. Im Vordergrund steht zuerst einmal, dass die Leute etwas bei uns lernen. Unser Ziel ist es, dass die Trainees dann nach 15 Monaten direkt als Junior Consultants durchstarten können.
Natürlich arbeiten wir seit der Agenturgründung gewinnorientiert, möchten aber auch an den Stellen Not lindern, wo es möglich ist. Sei es finanziell oder einfach dadurch, dass wir unser Know-how einbringen. So haben wir beispielsweise den Förderverein krebskranker Kinder mit unserer PR unterstützt sowie eine Sozialunternehmerin, die sich um Biogasrucksäcke für Entwicklungsregionen in Afrika bemüht. Auch das Hochschulengagement zählt für uns dazu. Insgesamt beteiligen wir uns an vielen kleinen Projekten, etwa dem Stuttgart-Lauf. Vom Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg wurden wir deshalb auch als soziales Unternehmen ausgezeichnet.
Wir haben unsere Agentur 1992 gegründet und schon drei Jahre später easyJOB eingesetzt. Am Anfang haben wir nur eine Lösung gesucht, um Arbeitsberichte schnell zu erstellen. Aber schon nach kurzer Zeit haben wir gemerkt, dass easyJOB uns noch viel mehr Möglichkeiten bietet. Als Controlling-Instrument haben wir es eigentlich erst nach Jahren genutzt. Zuerst wollten wir im Grunde einzelne Vorgänge vereinfachen, jetzt bilden wir alle relevanten Prozesse mit easyJOB ab und managen damit beispielsweise Kunden, Leistungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Finanzbuchhaltung. Wir haben mit der Software wirklich einen durchgängigen Workflow etabliert. Der Agenturalltag ist für uns ohne easyJOB gar nicht mehr vorstellbar. Wir möchten nicht zurück zu endlosen Excel-Tabellen.
Einerseits ist die Software immer komplexer geworden, indem beispielsweise Tools aus dem Werbebereich dazu gekommen sind. Gleichzeitig wurde sie über die Jahre aber auch immer bedienerfreundlicher. Wir entdecken regelmäßig neue Funktionen, die wir einsetzen können, etwa die FIBU-Schnittstelle. Da war es zwar anfangs mühsam, die Konten einzutragen und es gab ein paar Fehlermeldungen, aber mittlerweile läuft das glatt. Das ist ein entscheidender Schritt zu mehr Digitalisierung. Wir sind froh, dass wir unsere Dokumente nicht mehr in Leitz-Ordnern durch die Gegend fahren müssen. Wenn unser Steuerberater die Rechnungen der letzten anderthalb Jahre prüfen will, kann er sie nun auf Knopfdruck einsehen. Ich musste mich dafür zwar in Themen wie Kontenrahmen erst einarbeiten, aber das hat sich gelohnt.
Zu meiner großen Freude verlief die Entwicklung insgesamt eher sanft. Damit meine ich, dass es nicht ständig Releases gibt, die man unbedingt haben muss. Wir können selbst entscheiden, welche der regelmäßigen Updates und neuen Funktionen wir installieren wollen und trotzdem ist alles abgebildet in der Software. Bemerkenswert ist die Entwicklung der Geschwindigkeit: Wenn ich mich daran erinnere, mit welchem Tempo anfangs Berichte erstellt wurden … da gab es so ein blau-gelbes Rädchen, das hat sich dann ewig gedreht – einfach aufgrund von Performance-Mangel. Heute erhalte ich auch komplexe Arbeitsberichte und Auswertungen und viele Übersichten auf Knopfdruck – toll.
Auf alle Fälle, sonst würden wir es nicht schon so lange nutzen! Ein Wechsel kam für uns nie infrage. Die Software ist sehr gut durchdacht. Kunden oder ehemalige Kollegen, denen ich easyJOB vorstelle, entscheiden sich danach meist auch dafür. Einige Agenturen nutzen aber grundsätzlich keine Software, da ihnen die Einrichtung und Pflege zu mühsam ist.
Hin und wieder ist für mich nicht alles selbsterklärend, dann suche ich den einen oder anderen Befehl. Oder das Stunden eingeben kommt uns teilweise etwas mühsam vor. Da wünschen wir uns eine noch bessere Benutzerführung, wissen aber auch, dass es der Komplexität des Programmes geschuldet ist. Wenn es mal Unklarheiten oder Probleme gibt, rufe ich einfach meinen Berater an, der mir schnell und kompetent hilft. Insgesamt sind wir also sehr zufriedene easyJOB-Anwender.
Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.
Herr Mathauer, wo liegen Ihre Schwerpunkte und was zeichnet die Agentur aus?
Veit Mathauer: Der Fokus bei Sympra liegt auf erklärungsintensiven Themen aus dem B2B-Bereich. Wir begleiten unsere Kunden von der strategischen Beratung über die Medienarbeit bis zum Publishing – und das Ganze auch international.
Sie sind Mitglied im GPRA. Was ist das und wie profitieren Sie davon?
Die GPRA ist ein Zusammenschluss von knapp 40 führenden Kommunikationsagenturen mit „PR-DNA“ in Deutschland. Bevor man beitritt, gibt es einen Zertifizierungsprozess, das stellt ein bestimmtes Qualitätslevel sicher. Die Mitglieder haben also eine hohe Professionalisierung in der Branche. Durch die unterschiedlichsten Agenturen ist die GPRA eine sehr gute Plattform zum Austausch und für Erfahrungszuwachs. Die GPRA ist auch sehr aktiv bei der Bearbeitung von Branchenthemen und geht in die Diskussion z.B. mit Hochschulabsolventen. Für uns alles in allem eine sehr fruchtbare Vereinigung.
Wie kommen Sie an Nachwuchskräfte mit Engagement und Talent?
Die finden wir vor allem an den Hochschulen. Hier in Stuttgart haben wir mit der Universität Hohenheim, der Hochschule der Medien und der Macromedia Hochschule gleich eine ganze Reihe renommierter Ausbildungsstätten. Praktikanten, Trainees und Volontäre finden wir also relativ einfach. Schwierig wird es jedoch, wenn wir einen Consultant oder gar Senior Consultant in Festanstellung haben möchten. Denn es gibt viel Konkurrenz durch große lokale Unternehmen wie Daimler, Bosch oder Porsche, die einen enormen Bedarf an Fachkräften haben. Außerdem haben wir auch spezielle Anforderungen an unsere Mitarbeiter. Die Themen, die wir für unsere B2B-Kunden aufbereiten, sind sehr stark technisch geprägt und liegen nicht jedem. Daher bilden wir gern selbst aus – viele von unseren Trainees machen später Karriere bei Sympra.
Sie halten selbst Vorlesungen an der Universität Hohenheim – liegt es in der Verantwortung von Unternehmen, in die Bildung von Nachwuchskräften zu investieren?
Ja, unbedingt! Zum einen, um sicherzustellen, dass es überhaupt genug junge Talente für unsere Branche gibt und dann, um ihnen auch gleich das nötige Rüstzeug für den Berufseinstieg mitzugeben. Zudem ist es ein wertvoller Beitrag von Unternehmen, ihr Praxiswissen an den Bildungseinrichtungen mit einzubringen. Generell nehmen wir die Ausbildung sehr ernst, egal ob das jetzt Praktikanten oder Trainees sind. Im Vordergrund steht zuerst einmal, dass die Leute etwas bei uns lernen. Unser Ziel ist es, dass die Trainees dann nach 15 Monaten direkt als Junior Consultants durchstarten können.
Ihre Agentur zeigt auch in anderen Bereichen soziales Engagement, wie kam es dazu?
Natürlich arbeiten wir seit der Agenturgründung gewinnorientiert, möchten aber auch an den Stellen Not lindern, wo es möglich ist. Sei es finanziell oder einfach dadurch, dass wir unser Know-how einbringen. So haben wir beispielsweise den Förderverein krebskranker Kinder mit unserer PR unterstützt sowie eine Sozialunternehmerin, die sich um Biogasrucksäcke für Entwicklungsregionen in Afrika bemüht. Auch das Hochschulengagement zählt für uns dazu. Insgesamt beteiligen wir uns an vielen kleinen Projekten, etwa dem Stuttgart-Lauf. Vom Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg wurden wir deshalb auch als soziales Unternehmen ausgezeichnet.
Klingt nach viel Arbeit … Wie erleichtert Ihnen easyJOB den mitunter stressigen Agenturalltag?
Wir haben unsere Agentur 1992 gegründet und schon drei Jahre später easyJOB eingesetzt. Am Anfang haben wir nur eine Lösung gesucht, um Arbeitsberichte schnell zu erstellen. Aber schon nach kurzer Zeit haben wir gemerkt, dass easyJOB uns noch viel mehr Möglichkeiten bietet. Als Controlling-Instrument haben wir es eigentlich erst nach Jahren genutzt. Zuerst wollten wir im Grunde einzelne Vorgänge vereinfachen, jetzt bilden wir alle relevanten Prozesse mit easyJOB ab und managen damit beispielsweise Kunden, Leistungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Finanzbuchhaltung. Wir haben mit der Software wirklich einen durchgängigen Workflow etabliert. Der Agenturalltag ist für uns ohne easyJOB gar nicht mehr vorstellbar. Wir möchten nicht zurück zu endlosen Excel-Tabellen.
Sie kennen die Software schon sehr lange – wie stark hat sich easyJOB in diesen knapp 25 Jahren verändert?
Einerseits ist die Software immer komplexer geworden, indem beispielsweise Tools aus dem Werbebereich dazu gekommen sind. Gleichzeitig wurde sie über die Jahre aber auch immer bedienerfreundlicher. Wir entdecken regelmäßig neue Funktionen, die wir einsetzen können, etwa die FIBU-Schnittstelle. Da war es zwar anfangs mühsam, die Konten einzutragen und es gab ein paar Fehlermeldungen, aber mittlerweile läuft das glatt. Das ist ein entscheidender Schritt zu mehr Digitalisierung. Wir sind froh, dass wir unsere Dokumente nicht mehr in Leitz-Ordnern durch die Gegend fahren müssen. Wenn unser Steuerberater die Rechnungen der letzten anderthalb Jahre prüfen will, kann er sie nun auf Knopfdruck einsehen. Ich musste mich dafür zwar in Themen wie Kontenrahmen erst einarbeiten, aber das hat sich gelohnt.
Zu meiner großen Freude verlief die Entwicklung insgesamt eher sanft. Damit meine ich, dass es nicht ständig Releases gibt, die man unbedingt haben muss. Wir können selbst entscheiden, welche der regelmäßigen Updates und neuen Funktionen wir installieren wollen und trotzdem ist alles abgebildet in der Software. Bemerkenswert ist die Entwicklung der Geschwindigkeit: Wenn ich mich daran erinnere, mit welchem Tempo anfangs Berichte erstellt wurden … da gab es so ein blau-gelbes Rädchen, das hat sich dann ewig gedreht – einfach aufgrund von Performance-Mangel. Heute erhalte ich auch komplexe Arbeitsberichte und Auswertungen und viele Übersichten auf Knopfdruck – toll.
Würden Sie easyJOB auch heute noch weiterempfehlen?
Auf alle Fälle, sonst würden wir es nicht schon so lange nutzen! Ein Wechsel kam für uns nie infrage. Die Software ist sehr gut durchdacht. Kunden oder ehemalige Kollegen, denen ich easyJOB vorstelle, entscheiden sich danach meist auch dafür. Einige Agenturen nutzen aber grundsätzlich keine Software, da ihnen die Einrichtung und Pflege zu mühsam ist.
Hin und wieder ist für mich nicht alles selbsterklärend, dann suche ich den einen oder anderen Befehl. Oder das Stunden eingeben kommt uns teilweise etwas mühsam vor. Da wünschen wir uns eine noch bessere Benutzerführung, wissen aber auch, dass es der Komplexität des Programmes geschuldet ist. Wenn es mal Unklarheiten oder Probleme gibt, rufe ich einfach meinen Berater an, der mir schnell und kompetent hilft. Insgesamt sind wir also sehr zufriedene easyJOB-Anwender.
Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.