Neue Mitarbeitende mit Empathie und Expertise begleiten

Wer schon mal im Meeting mit Kolleg:innen saß, die nicht die gleiche Sprache beherrschen, wird mit der Serienprotagonistin „Emily in Paris“ an ihrem ersten Arbeitstag mitfühlen können. Doch auch andere Mehrteiler und Hollywoodfilme zeigen uns viele Arten von urkomischen und verrückten Onboarding-Missgeschicken, knallharten, ersten Tagen, seltsamen Mitarbeiter-Einführungen, aber auch charmanten Teammomenten,  von denen wir vieles lernen können. Seit nunmehr einem Jahr verlagern Unternehmen weltweit ihre Einweisungsprozesse von neuen Mitarbeitenden ins Digitale. Hätte Andy in „Der Teufel trägt Prada“ ihre Chefin Miranda Priestly auch aus dem Homeoffice überzeugen können? Und wie würde ein Mittagessen zwischen dem neuen Mitarbeiter Jordan und seinem Kollegen Mark, gespielt von Leonardo DiCaprio und Matthew McConaughey, aus „The Wolf of Wall Street“ aussehen, wenn es über Zoom stattfände? Julia Beyer ist Head of Onboarding bei der Berliner Agentur für PR und Brand Storytelling und teilt ihre Tipps, damit die virtuelle Einarbeitung ein filmreifes Happy End findet.

Ein Mentorenprogramm als Kick-Start 

  Erste Arbeitstage sind für alle Beteiligten aufregend. Nun kommt allerdings erschwerend hinzu, dass aufgrund von ortsunabhängiger Beschäftigung, internationalen und dezentralen Büros oder einem aktiven Lockdown die Einarbeitungszeit in erster Linie online stattfindet. Wenn die morgendliche Begrüßung bei einem Kaffee mit dem Team und ein warmes „Hallo!“ am Schreibtisch der neuen Kolleg:innen wegfällt, bleiben für Neuankömmlinge auch wichtige Eckpfeiler beim ersten Zusammentreffen auf der Strecke. Ein:e Mentor:in an ihrer Seite ist – wie im Face-to-Face-Onboarding – auch beim Remote Kennenlernen entscheidend.    Genau wie die allwissende Donna aus der Anwaltsserie „Suits“, die mit ihrem Charme und Organisations-talent jedem ratlosen Gesicht auf den langen Fluren helfend zur Seite steht, sollten auch im virtuellen Raum aufmerksam die Fühler ausgestreckt werden. So gibt Julia Beyer folgendes mit auf den Weg: „Der Schlüssel liegt in der Erreichbarkeit. Neue Teammitglieder müssen eine:n feste:n Ansprechpartner:in haben, die oder der sie in alle Prozesse einführt und auch in den ersten Wochen erreichbar bleibt.“
  Oft geht es nicht nur um fachliche Fragen, manchmal steht im Remote Office ein technisches Problem im Weg, das schnell behoben werden kann. Daher muss es jemanden geben, der sich auch solch scheinbar kleinen Hürden annimmt und der:m neuen Kolleg:in zur Seite steht, bevor schlechte Laune aufkommt und die Arbeit nicht fortgesetzt werden kann. Der bzw. die Mentor:in sollte für die Einführung im Idealfall auch genügend Zeit haben, um die nötige Offenheit und Hilfsbereitschaft auszustrahlen. Stehen ohnehin alle schon unter Zeitdruck, spürt das auch die oder der Newbie und traut sich unter Umständen nicht, Probleme anzusprechen.  

Guides und feste Strukturen für eine gemeinsame Wissensbasis

Wer „Men in Black“ gesehen hat, weiß: Die geheime Regierungsorganisation zur Kontrolle von Außerirdischen verbringt kaum Zeit damit, ihre Neulinge einzuarbeiten. Gleich am ersten Tag muss Will Smith ein Alien-Baby gebären - mit chaotischem Ergebnis. Die Person, die sich um die Einarbeitung kümmert, sollte dem neuen Mitarbeitenden nicht schon am ersten Tag zu viel zumuten. Hier bietet sich zum Beispiel ein Einführungsplan an, in dem festgehalten wird, welche Aufgaben an welchen Tagen gezeigt werden. Video-Tutorials helfen Kolleg:innen, sich Infos zu Abläufen und Tools in Ruhe anzuschauen und gegebenenfalls zu wiederholen, wenn etwas unklar ist. Im besten Fall gibt es auch die Option, den oder die Mentor:in dazu näher zu befragen und einzelne Tools gemeinsam durchzugehen. So finden sich Newcomer einfacher in ihre neue Rolle ein und auch die oder der Onboarding-Beauftragte erhält so eine gute Planbarkeit.  

Kreative Ideen für digitale Nähe

Doch wie lernen sich Neuankömmlinge und Kolleg:innen kennen, die zum Beispiel in einem anderen Team arbeiten? Obwohl gemeinsame Pausen oder die Happy Hour wegfallen, gibt es andere kreative Möglichkeiten, sich abseits von Arbeitsthemen zu beschnuppern. Ein Lunch-Roulette beispielsweise würfelt Mitarbeitende im besten Fall zusammen, die sich im Daily Business nicht so häufig sehen. Gespräche auf der Terrasse eines französischen Cafés wie bei Emily in Paris sind zwar aktuell nicht möglich, aber auch bei einem digitalen Mittagessen oder einem guten Kaffee zu zweit erzählt es sich viel einfacher als bei großen offiziellen Meetings. Und wer weiß, vielleicht lieben die zusammengewürfelten Mitarbeitenden die gleichen Hollywoodfilme oder Netflix-Serien? So werden Newbies gut ins Team integriert und Nähe wird trotz der Barriere Bildschirm aufgebaut und gelebt.

Fazit: Gutes Onboarding geht nach dem Recruiting weiter

Um Neulingen den Online-Einstieg und die ersten Wochen zu erleichtern, sind Teamgefühl und Erreichbarkeit gefragt. Denn die Gefahr ist groß, dass sich neue Kolleg:innen im Homeoffice schnell alleingelassen fühlen und davor scheuen, Fragen zu stellen. Ein ausgewogener Plan mit täglichen Check-Ins, Erklärvideos und Guidelines sind die idealen Begleiter:innen für die erste Zeit. „Nicht nur in Hollywoodfilmen sind Mentor:innen eine wichtige Stütze an der Seite der Held:innen“, weiß Julia Beyer. Auch für den beruflichen Beginn oder Wechsel braucht es ein:e Wegbegleiter:in auf der Heldenreise der gewonnenen Mitarbeitenden. Damit wird der bevorstehende Abschnitt zum Abenteuer mit Happy End statt tränenreicher Tragödie.