Die Krise als Weg in eine neue Arbeitswelt?

Autor Oliver Blüher, Leiter Vertrieb, Slack Deutschland gibt Tipps.

Fernarbeitsoptionen, flexible Arbeitszeiten und die Nutzung von Kollaborationswerkzeugen: Die aktuelle Situation zwingt die Unternehmen, von einem Tag auf den anderen umzudenken. Ganze Unternehmen arbeiten derzeit von zu Hause aus und damit wird das, was sich viele Mitarbeiter schon lange gewünscht haben - und laut einer Studie des Bundesverbandes digitale Wirtschaft (BVDW) immer noch tun - plötzlich Realität. Sind die aktuellen Ereignisse also auch eine Chance, den ersten Schritt in eine neue Arbeitswelt zu gehen? Führt die aktuelle Situation zu einem langfristigen Umdenken in den Unternehmen?

Wenn auch unfreiwillig: Die aktuellen Ereignisse haben uns gezeigt, dass es endlich an der Zeit ist, auf neue Technologien zu setzen und ihren Teams mehr Verantwortung, Selbstorganisation und flexiblere Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Slack und andere Kollaborationswerkzeuge sorgen bereits heute für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit - nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch über so genannte Shared Channels mit externen Partnern oder Kunden.

Ist die aktuelle Situation also eine Chance, langfristig einen großen Schritt in Richtung einer Neugestaltung der Arbeitswelt zu machen? Meine Antwort: Ja, und es gibt einige gute Gründe, genau das jetzt zu tun.

Hier sind einige Tipps, wie Führungskräfte Vertrauen schaffen, für Klarheit sorgen und die Leistung ihrer Teams steigern können, während sie aus der Ferne zusammenarbeiten:

(1) Bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt:

Nehmen Sie sich trotz eines stressigen Tages Zeit für Einzelgespräche. Es ist entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie immer für sie erreichbar sind - auch wenn sie alle an verschiedenen Standorten arbeiten. Regelmäßige "Temperaturkontrollen" wirken Wunder für die Moral und die Leistung des Teams. Und: Zögern Sie nicht, Ihre Mitarbeiter zwischendurch anzurufen, am besten per Video-Chat: Eine Menge wichtiger nonverbaler Kommunikation findet statt, wenn Menschen zusammen in einem Raum sind. Wenn diese völlig fehlt, können leicht Missverständnisse entstehen oder wichtige Informationen auf der Strecke bleiben. Wenn Sie sich von Zeit zu Zeit über den Bildschirm sehen, können Sie dem entgegenwirken.

(2) Kommunizieren Sie weiter und bleiben Sie verfügbar:

Für Ihre Mitarbeiter ist es entscheidend, dass sie wissen, dass sie Hilfe und Unterstützung bekommen können, wann immer sie diese benötigen. Machen Sie immer wieder deutlich, dass niemand Probleme allein lösen muss, nur weil jeder an einem anderen Ort arbeitet. Mit den richtigen Werkzeugen für die Zusammenarbeit kann jeder mit anderen bezüglich der möglichen Herausforderungen transparent bleiben und gemeinsam eine Lösung finden.

(3) Führen Sie virtuelle Bürozeiten ein, die Zeit für die Koordination lassen:

Während dieser Zeiten können die Teams mit Zoom mit ihren Managern chatten und laufende Projekte koordinieren. Erstellen Sie eine Checkliste der Personen, mit denen Sie jeden Tag sprechen möchten - selbst wenn es nur darum geht, zu fragen, wie es ihnen geht, oder um sich einen allgemeinen Überblick über die Teammoral zu verschaffen. Um die Koordination zu verbessern, können Sie Ihren eigenen Slack-Arbeitsbereich jederzeit anpassen, indem Sie die Werkzeuge, die Sie täglich benutzen, an einem passenden Ort verbinden. Zusätzlich zum Zoom, das eines von mehreren ähnlichen Programmen ist, können Sie auch Google Drive oder Dropbox sowie Trello integrieren.

(4) Schaffen Sie Klarheit und vermeiden Sie Missverständnisse:

Stellen Sie keine Vermutungen über Dinge und Fakten und gehen Sie nicht von etwas aus, nur weil es Ihnen selbst offensichtlich erscheinen mag. Klare Worte und kontinuierliche Kommunikation sind unerlässlich: Sagen Sie in klaren und leicht verständlichen Worten, was Sie meinen - auch wenn Sie glauben, dies schon unzählige Male getan zu haben. Nicht jeder hat immer die gleichen Informationen wie Sie. Hier sind ein paar Punkte, die Ihnen dabei helfen sollen:

• Stellen Sie sicher, dass Nachrichten, die Sie auf Kollaborationsplattformen wie Slack senden, korrekt sind und einen Sinn ergeben, wenn Sie sie nochmal neu lesen.
• Stellen Sie explizite Fragen.
• Setzen Sie klare und unmissverständliche Fristen. Das schafft Klarheit und gibt Ihrem Team Struktur.

(5) Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse - nicht auf die Zeit:

Führung aus der Ferne zu leisten, erfordert eine andere Denkweise, die sich von der Konzentration auf die Zeit, die die Mitarbeiter für ihren Output benötigen, abwendet. Stattdessen zählen ihre Ergebnisse - nicht, wie lange es dauert, sie zu erreichen. Um Sie unter dieser Prämisse bei der Zeitplanung zu unterstützen, ist vor allem eines wichtig: Legen Sie zu Beginn der Woche klare Ziele fest und machen Sie deutlich, welche Ergebnisse erreicht werden sollen. Nur wenn allen klar ist, was in den nächsten Tagen erledigt werden soll, können die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt, alle Beteiligten informiert, andere Aufgaben entsprechend verteilt und die Ergebnisse schnell und effizient erreicht werden. Sobald die Ziele für alle klar sind, sollten Sie Kanäle einrichten, die Ihnen helfen, die Projekte voranzutreiben. Kanäle können auf alles fokussiert werden - Projekte, Teams, Planung, Bürostandorte, Geschäftsbereiche, Funktionsbereiche, temporäre Kanäle für Dinge wie die Planung eines Off-Site usw.

Zusammenarbeit als Weg in eine neue Arbeitswelt

Auch wenn die digitalen Möglichkeiten den persönlichen Kontakt nie ganz ersetzen können und auch nicht ersetzen sollen: Das Beharren auf einer ständigen Präsenz vor Ort und das Festhalten an den gewohnten Wegen und Kommunikationsmitteln wird Unternehmen früher oder später an ihre Grenzen bringen. Wie in der aktuellen Situation besteht die Gefahr, dass Unternehmen im Notfall weitgehend handlungsunfähig werden. Angesichts all dieser Veränderungen bietet Slack neue Wahlmöglichkeiten und eine bessere Art der Zusammenarbeit. Alle wichtigen Informationen schnell und umfassend allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen und flexibel koordinieren zu können, ist die gemeinsame Herausforderung aller Unternehmen in einer agilen und disruptiven Arbeitswelt.