Software-Lizenzen: Geld verdienen durch effektives Management
Auch Unternehmen bleiben nicht davon verschont – meist aus Unwissenheit heraus. Lizenzen können auslaufen oder überschritten sein und keiner bemerkt es. Vor der (Straftatbestands-)Falle Raubkopie schützen sich Unternehmen mit einem Software-Lizenzmanagement, gleichzeitig beugen sie damit einer Überdeckung an Lizenzen vor und sparen erhebliche Kosten.
Über beinahe alles wird in Unternehmen gründlichst Buch geführt: Über die Mitarbeiter genauso wie über den Fuhrpark oder den Umfang der Hardware. Nicht zuletzt der Gesetzgeber sorgt mit seinen Bestimmungen dafür, dass die Bestandsaufnahme lückenlos ist. Doch mit der Kontrolle der im Unternehmen eingesetzten Software hapert es häufig.
Immerhin ein Fünftel der deutschen Unternehmen führt nach einer Befragung der Consultinghauses KPMG ein „Lizenzinventar, das alle für ein Lizenzmanagement relevanten Informationen enthält". Im Lizenzinventar werden die Nutzungsrechte für die Software erfasst.
Gleichzeitig müsste ein Softwareinventar erstellt werden, um beispielsweise der Falle Raubkopie zu entgehen oder um dafür zu sorgen, dass nur autorisierte Software auf den Rechnern der Mitarbeiter gelandet ist. In diesem Inventar wird verzeichnet, welche Software tatsächlich auf den PCs installiert ist. Doch Tatsache ist nach der Beraterumfrage: 39 Prozent der Unternehmen führen keine aktuellen Softwareinventuren durch. Die Bestandslisten sind also nicht aktuell. Folge davon: Niemand im Unternehmen hat eine Übersicht, welche Programme sich tatsächlich auf den Computern an den einzelnen Arbeitsplätzen tummeln.
„Das kann ein Unternehmen teuer zu stehen kommen“, pointiert Axel Susen, Geschäftsführer von SusenSoftware in Aachen, und Sachverständiger für EDV-Software. Seine nachvollziehbare Argumentation, „nicht genutzte Softwareprodukte mit Lizenzen entsprechen einer kostenintensiven Überlizenzierung, umgekehrt kann auch die Unterlizenzierung teuer werden. Schließlich können Unternehmen bei Unterlizenzierung wegen Verletzens von Urheberrechten belangt werden.“ Sein klarer Rat: „Die stille Software, also die ungenutzten Lizenzen zu veräußern und dafür Sorge tragen, dass nicht mit Software gearbeitet wird, für die die Lizenzierung ausgelaufen ist“.
Den Überblick über die eingesetzte Software verschafft sich ein Unternehmen mit einem effektiven Software-Lizenzmanagement. Lizenzmanagement optimiert das IT-Controlling und „spart bis zu 50 Prozent der Lizenzkosten“, betont Softwarekenner Axel Susen.
Entscheidet sich ein Unternehmen für die Implementierung eines Software-Lizenzmanagements, müssen klare Regeln für das Nutzen von Software und Internet aufgestellt werden. Berücksichtigt werden sollte dabei beispielsweise, wie mit Software zu verfahren ist, die Mitarbeiter privat beschafft haben und ob es Mitarbeitern erlaubt ist, Programme aus dem Internet downzuloaden. Wie auch im Einzelfall diese Richtlinien aussehen: Immer muss darin enthalten sein, dass Software nur mir Kenntnis des Lizenzmanagements beschafft und installiert werden darf.
Im nächsten Schritt sind ein Hardware- und ein Softwareinventar erstmals zu erstellen oder zu aktualisieren. Anschließend kommt das Kernstück an die Reihe: das Lizenzinventar. Darin muss jede einzelne erworbene Softwarelizenz erfasst und fortlaufend aktualisiert werden, mit der Information über die jeweilige Version und eventuellen Besonderheiten der Lizenzbedingung.
Da die Rechner in Unternehmen nicht unbedingt gleich konfiguriert sind, empfiehlt Axel Susen, den einzelnen Lizenzen exakt die Hardware und den Benutzer zuzuordnen. So kann durch Arbeitsplatzwechsel oder Ausscheiden eines Mitarbeiters eine freiwerdende Lizenz zeitnah genutzt oder veräußert werden. Keine Lizenz bleibt so ungenutzt, es entstehen keine stillen Reserven, über die niemand Bescheid weiß.
Die Vorteile eines Lizenzmanagements liegen auf der Hand: Gekaufte Softwarelizenzen können exakt verfolgt und effizient eingesetzt werden; weder kann eine Überdeckung noch eine Unterdeckung mit Lizenzen entstehen; rechtliche Probleme mit Urheberrechten werden vermieden und investiert wird nur in Lizenzen, die tatsächlich benötigt werden. Lizenzen, die im Unternehmen nicht mehr benötigt werden, können am Markt veräußert werden. Kurzum: Ein gutes Lizenzmanagement schützt das Unternehmen vor Problemen und senkt die Kosten.
Über beinahe alles wird in Unternehmen gründlichst Buch geführt: Über die Mitarbeiter genauso wie über den Fuhrpark oder den Umfang der Hardware. Nicht zuletzt der Gesetzgeber sorgt mit seinen Bestimmungen dafür, dass die Bestandsaufnahme lückenlos ist. Doch mit der Kontrolle der im Unternehmen eingesetzten Software hapert es häufig.
Immerhin ein Fünftel der deutschen Unternehmen führt nach einer Befragung der Consultinghauses KPMG ein „Lizenzinventar, das alle für ein Lizenzmanagement relevanten Informationen enthält". Im Lizenzinventar werden die Nutzungsrechte für die Software erfasst.
Gleichzeitig müsste ein Softwareinventar erstellt werden, um beispielsweise der Falle Raubkopie zu entgehen oder um dafür zu sorgen, dass nur autorisierte Software auf den Rechnern der Mitarbeiter gelandet ist. In diesem Inventar wird verzeichnet, welche Software tatsächlich auf den PCs installiert ist. Doch Tatsache ist nach der Beraterumfrage: 39 Prozent der Unternehmen führen keine aktuellen Softwareinventuren durch. Die Bestandslisten sind also nicht aktuell. Folge davon: Niemand im Unternehmen hat eine Übersicht, welche Programme sich tatsächlich auf den Computern an den einzelnen Arbeitsplätzen tummeln.
„Das kann ein Unternehmen teuer zu stehen kommen“, pointiert Axel Susen, Geschäftsführer von SusenSoftware in Aachen, und Sachverständiger für EDV-Software. Seine nachvollziehbare Argumentation, „nicht genutzte Softwareprodukte mit Lizenzen entsprechen einer kostenintensiven Überlizenzierung, umgekehrt kann auch die Unterlizenzierung teuer werden. Schließlich können Unternehmen bei Unterlizenzierung wegen Verletzens von Urheberrechten belangt werden.“ Sein klarer Rat: „Die stille Software, also die ungenutzten Lizenzen zu veräußern und dafür Sorge tragen, dass nicht mit Software gearbeitet wird, für die die Lizenzierung ausgelaufen ist“.
Den Überblick über die eingesetzte Software verschafft sich ein Unternehmen mit einem effektiven Software-Lizenzmanagement. Lizenzmanagement optimiert das IT-Controlling und „spart bis zu 50 Prozent der Lizenzkosten“, betont Softwarekenner Axel Susen.
Entscheidet sich ein Unternehmen für die Implementierung eines Software-Lizenzmanagements, müssen klare Regeln für das Nutzen von Software und Internet aufgestellt werden. Berücksichtigt werden sollte dabei beispielsweise, wie mit Software zu verfahren ist, die Mitarbeiter privat beschafft haben und ob es Mitarbeitern erlaubt ist, Programme aus dem Internet downzuloaden. Wie auch im Einzelfall diese Richtlinien aussehen: Immer muss darin enthalten sein, dass Software nur mir Kenntnis des Lizenzmanagements beschafft und installiert werden darf.
Im nächsten Schritt sind ein Hardware- und ein Softwareinventar erstmals zu erstellen oder zu aktualisieren. Anschließend kommt das Kernstück an die Reihe: das Lizenzinventar. Darin muss jede einzelne erworbene Softwarelizenz erfasst und fortlaufend aktualisiert werden, mit der Information über die jeweilige Version und eventuellen Besonderheiten der Lizenzbedingung.
Da die Rechner in Unternehmen nicht unbedingt gleich konfiguriert sind, empfiehlt Axel Susen, den einzelnen Lizenzen exakt die Hardware und den Benutzer zuzuordnen. So kann durch Arbeitsplatzwechsel oder Ausscheiden eines Mitarbeiters eine freiwerdende Lizenz zeitnah genutzt oder veräußert werden. Keine Lizenz bleibt so ungenutzt, es entstehen keine stillen Reserven, über die niemand Bescheid weiß.
Die Vorteile eines Lizenzmanagements liegen auf der Hand: Gekaufte Softwarelizenzen können exakt verfolgt und effizient eingesetzt werden; weder kann eine Überdeckung noch eine Unterdeckung mit Lizenzen entstehen; rechtliche Probleme mit Urheberrechten werden vermieden und investiert wird nur in Lizenzen, die tatsächlich benötigt werden. Lizenzen, die im Unternehmen nicht mehr benötigt werden, können am Markt veräußert werden. Kurzum: Ein gutes Lizenzmanagement schützt das Unternehmen vor Problemen und senkt die Kosten.