Präsentation: Alternativen zur Punktaufzählung in Powerpoint
Aus der Unternehmenskommunikation sind Powerpoint-Präsentationen kaum wegzudenken. Sie helfen in den Unternehmen, Konzepte zu dokumentieren, Pläne vorzustellen oder einfach Informationen weiterzugeben. Im Vertrieb werden den Kunden damit Produkte und Lösungen präsentiert. Powerpoint-Folien sind also ein sehr wichtiges Kommunikationsinstrument, das täglich wahrscheinlich viele Millionen mal eingesetzt wird.
Dennoch geben sich weder die Unternehmen, in Form ihrer Führungskräfte und Personalentwickler, noch die Mitarbeiter als Anwender von Powerpoint besondere Mühe, damit die Wirksamkeit dieses Instruments besser wird. Das zumindest meinen diejenigen, die frustriert, gelangweilt und genervt schlechten Präsentationen zuhören müssen. Und natürlich diejenigen, die sich von Berufs wegen mit der Kunst der Präsentation befassen. Doch trotz der unzähligen Ratgeber hat sich im Unternehmensalltag noch nicht viel getan. Das kann mehrere Gründe haben:
- Alle machen es sich bequem, scheuen den vermeintlichen Aufwand, neue Wege zu gehen; schließlich sind die anderen auch nicht besser.
- Mitarbeiter werden – wenn überhaupt – nur in den Softwarefunktionen geschult, nicht aber darin, wie ein Vortrag gestaltet werden sollte, sodass das Publikum aufmerksam zuhört.
- Moderne Softwareprogramme bieten viele Funktionen und Gimmicks, in denen sich ungeübte Anwender, die kein Designstudium absolviert haben, leicht verheddern.
- Das Marketing hat viel Geld investiert, um von einer Werbeagentur Powerpoint-Vorlagen gestalten zu lassen (auf jeder Seite das Logo und verwirrende Hintergründe); und jetzt sollen sich gefälligst alle daran halten.
- In vielen Unternehmen gibt es eine „Powerpoint-Kultur“; wer von der üblichen und meist langweiligen Form der Foliengestaltung abweicht, um sein Publikum wirksamer zu informieren, wird von Kollegen belächelt und von Vorgesetzten misstrauisch beäugt; der Vorwurf lautet dann: Man habe wohl zu viel Zeit, um solche Folien machen.
Beate Strauß von „Marketing am See“ ist eine Expertin für das Präsentieren mit Powerpoint. Sie weiß aus langjähriger Erfahrung, woran es vor allem hapert: „Viele, die Präsentationen halten, sind unzufrieden mit Powerpoint. Sie sind sich bewusst, dass der gewohnte Präsentationsstil keineswegs optimal ist. Doch neue Wege zu beschreiten, braucht Zeit zur Entwicklung und ist mit dem Loslassen gewohnter Abläufe verbunden. Dazu kommt ein Misstrauen gegen ‚neue Modewellen’. Die neue Art des Präsentierens ist aber keine Modeerscheinung, sondern besinnt sich wieder auf die Wirkung eines dramaturgischen Aufbaus und lernpsychologisch fundierter Visualisierungsprinzipien.“
In ihren Seminaren weist Beate Strauß auf die sechs häufigsten Fehler hin, die dazu führen, dass ein Vortrag sein Publikum nicht erreicht oder noch schlimmer: der Vortragende einen schlechten Eindruck hinterlässt und damit sein ganzes Vortragsthema in Misskredit bringt:
1. Standardpräsentationen: Es werden immer wieder die gleichen Folien herausgekramt, ohne vorher zu klären: Wer hört dieses Mal zu und welche Interessen hat das Publikum?
2. Zu wenig Emotionen: Im Vordergrund stehen Fakten – möglichst viele und erschöpfend im wahrsten Sinne des Wortes; die Zuhörer werden emotional nicht bewegt.
3. Zu viel Egozentrik: Der Redner redet über sich und geht zu wenig auf das Publikum ein.
4. Unverständliche Sprache durch Fachbegriffe, Abkürzungen, komplizierte Worte oder aufgesetztes Denglisch.
5. Zu viele Informationen und Details, die sowieso kaum jemand nachvollziehen oder behalten kann.
6. Punktaufzählungen und überfüllte Folien statt Unterhaltung, Verständlichkeit und Anregung.
Wenn jemand ein Thema präsentiert, verfolgt er im Allgemeinen zwei Ziele: Er will informieren und sein Publikum bewegen. Dafür hat jede Präsentation einen Inhalt, aber auch eine „Verpackung“. Beide sind wichtig. Mit dem Begriff Verpackung sind viele Elemente gemeint, die einen Vortrag kennzeichnen. Neben der Person des Vortragenden, seiner Sprache, seinem Auftreten gehört auch die visuelle Gestaltung des Vortrags, der Folien und ihrer Inhalte dazu.
(Powerpoint-Vorträge wird hier unabhängig von einem spezifischen Software-Programm als Oberbegriff für alle Vorträge verwendet, bei denen der Präsentierende nicht nur spricht, sondern Inhalte auch visualisiert und per Beamer oder Overhead-Projektor präsentiert.)
Vor dem Vortrag unbedingt klären
Wer sein Publikum erreichen will, muss im Vorfeld klären, wer das Publikum ist:
- Wer hört zu?
- Und warum hören diese Menschen zu?
- Welche Erwartungen hat das Publikum? Eventuell gibt es ganz unterschiedliche Erwartungen in der Zuhörerschaft.
- Wieso wurde gerade ich als Vortragender ausgewählt? Welche Erwartungen verbinden die Zuhörer mit der Person des Vortragenden?
- Was ist der grundlegende Sinn der Präsentation? Worauf kommt es besonders an?
- Was möchte ich als Vortragender beim Publikum bewirken? Soll zu etwas zugestimmt werden? Soll mich das Publikum als Experten anerkennen? Will ich alle auf den gleichen Informationsstand bringen? Sollen Fragen geklärt werden?
- Welche Medien und Techniken sind am besten geeignet, diese Wirkungen zu erzielen?
Vor jeder Ausarbeitung einer Präsentation sollte als zentrale Frage stehen: Was ist die wichtigste Aussage? Wenn sich ein Zuhörer nur an ein einziges Detail erinnern könnte, welches sollte das sein? Die Antwort auf diese Frage sollte so formuliert sein, dass sie das Publikum verstehen kann.
Außerdem sollten die Rahmenbedingungen geklärt werden.
- Wo findet der Vortrag statt?
- Hat der Raum spezielle Vor- oder Nachteile?
- Welche Technik steht (nicht) zur Verfügung?
- Wann soll der Vortrag gehalten werden? Am Morgen, nach dem Mittagessen, am Abend?
- Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
Mit dem Powerpoint-Vortrag positiv in Erinnerung bleiben
Gerade im „konzeptionellen Zeitalter“ spiele die Fähigkeit, gut präsentieren zu können, eine große Rolle; Sie sei im Beruf eine Schlüsselkompetenz, sagt Garr Reynolds, der zu den weltweit angesehensten Koryphäen in Sachen Präsentation gehört. Am erfolgreichsten sind die Menschen, deren Ideen oder Themen beim Publikum haften bleiben. Jeder erinnert sich an einen Vortrag, der ihn so begeistert hat, dass er sich auch lange Zeit an die wichtige Botschaft – oder noch besser: an den Vortragenden selbst – erinnert.
Dazu muss die Geschichte stimmen. Hilfreich sind Schlichtheit und Greifbarkeit. Der Vortragende sollte sich auf die wichtigen Aspekte konzentrieren und konkrete statt abstrakte Bilder (oder Vergleiche) verwenden. Wer seine Inhalte in eine Geschichte verpackt, spricht sein Publikum eindrucksvoller an. Genauso wichtig: Emotionen ansprechen, mit passenden Fotos trockene Zahlen und Fakten lebendig machen.
Besonders wirkungsvoll ist, wenn der Vortragende glaubwürdig ist. Wenn das Publikum merkt: Der weiß, wovon er spricht, der bringt eigene Erfahrungen mit, der kennt sich im Thema sehr gut aus. Doch hier zeigt sich auch eine gefährliche Falle: Experten sprechen über ihr Thema oft so, dass ihnen niemand folgen kann, der sich im Thema nicht so gut auskennt. Unverständliche oder missverständliche Fachbegriffe, die keiner kennt, durchziehen den Vortrag. Das Ergebnis: „Alle verstehen nur Bahnhof“.
Warum das Logo nicht auf jede Folie muss
Typische Präsentationen haben zwei hervorstechende Merkmale: Das Logo des Unternehmens auf jeder Folie und viele schwarze Punkte als Aufzählungszeichen mit dem jeweiligen Text dahinter. Wer diese beiden Fehler vermeidet, ist schon einen wichtigen Schritt weiter.
Es reicht aus, das Logo nur auf der ersten und letzten Folie zu platzieren; dort, wo das Unternehmen und der Vortragende sich vorstellen oder verabschieden. Schließlich wiederholt der Vortragende auch nicht auf jeder Folie seinen Namen. Oder doch?
Was tun mit den Aufzählungszeichen?
Das beliebteste und oft einzige visuelle Element vieler Powerpoint-Vorträge ist das Aufzählungszeichen, meist als schwarzer Punkt. Dahinter ist dann viel Text geschrieben, der eine Wiederholung dessen ist, was der Vortragende auch sagt. Die Zuhörer müssen also gleichzeitig lesen und zuhören – und sind damit meist überfordert.
Deshalb: Aufzählungszeichen so sparsam wie möglich, mit Bedacht oder am besten gar nicht einsetzen. Besser ist:
- strukturierende Elemente wie einfache (!) Boxen, Tabellen oder Prozessdiagramme nutzen und aus dem Text eine Grafik machen, die Zusammenhänge aufzeigt;
- sich auf eine Kernbotschaft pro Folie beschränken und sie durch ein Zahlendiagramm, ein Foto oder eine Zeichnung unterstreichen; wichtig ist, dass Botschaft und Bild gleichzeitig dargestellt werden.
Leichter tun sich die Vortragenden, die häufiger Flipcharts statt Powerpoint nutzen. Dieses Medium zwingt zur Beschränkung auf eine Kernbotschaft und zur Visualisierung von Zusammenhängen. So lässt sich die neue Form der Präsentation üben.
Manche Mitarbeiter berichten, dass sie dann mit ihren Vorgesetzten ein Problem bekommen. Denn diese messen den Fleiß und das Arbeitspensum ihrer Untergebenen daran, wie viele Aufzählungspunkte und Text sie in einem Vortrag unterkriegen. Grafische Aufbereitungen, Bilder oder Fotos gelten als Zeitverschwendung.
Die größte Zeitverschwendung dürfte aber sein, wenn zahlreiche Mitarbeiter und Führungskräfte in einem Raum sitzen und sich einen Vortrag anhören, an den sie sich schon fünf Minuten später nicht mehr erinnern können. Doch auch hier ist eine Verallgemeinerung gefährlich. Denn immer noch gilt: Maßgeblich sind das Publikum und die Zielgruppe. Der Köder muss dem Fisch schmecken.
Wie Powerpoint-Folien wirkungsvoll gestaltet werden können
Garr Reynolds beschreibt in seinem Buch „Zen oder die Kunst der Präsentation“, wie Powerpoint-Vorträge wirkungsvoll visualisiert und gestaltet werden sollten. Seine Kernbotschaft für folienbasierte Präsentationen lautet: „Die Inhalte müssen so elegant wie möglich angeordnet werden. Auf überflüssige Dekoration ist zu verzichten. Die Präsentation des Inhalts ist einfach, ausgewogen und schön anzusehen.“
Foliengestaltung ist eine Kunst, aber immer auch Handwerk, das sich im erforderlichen Maß von fast allen erlernen lässt. Dabei gibt es kein eindeutiges „richtig“ oder „falsch“. Maßgeblich sind immer das Publikum und der Zweck der Präsentation. Dennoch gibt es einige Grundregeln, die allgemein beherzigt werden sollten. Reynolds erläutert sie mit vielen Beispielen untermalt in seinem Buch:
Zeichen vs. Unschärfe: Viele Folien sind mit Informationen überfrachtet, die eigentlich gar nicht wichtig sind. Unnötiger Text, viele Linien und dann auch noch Fotos oder Grafiken aus der Clip-Art-Bibliothek. All das lenkt von der wichtigen Botschaft und Information ab; erzeugen Unschärfe. Also raus damit. Allenfalls können Fotos, die sehr gut passen, eine Kernbotschaft visualisieren und unterstreichen.
Überlegenheit des Bildes: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Denn sie machen Argumente kräftiger und Geschichten anschaulicher. Mit Bildern sind Fotos, Zeichnungen oder Grafiken gemeint. Die meisten menschlichen Gehirne bringen Gedanken und Ideen in Bilder. Der Vortragende kann ihnen dabei helfen. Ein weiterer Vorteil: Zuhörer können Bilder schneller erfassen und dann dem Vortragenden zuhören – anstatt nebenbei den Text von den Folien lesen zu müssen.
Leerraum: Er spielt bei der Gestaltung eine sehr wichtige Rolle. Leerraum wirkt. Doch viele versuchen, den Platz ihrer Folie bis auf den letzten Quadratzentimeter auszunutzen. Dabei hilft der Leerraum, die wenigen Elemente einer Folie ins Gleichgewicht zu bringen. So erzeugt er Eleganz und Übersicht.
Gegensatz: Mit diesem Prinzip können einzelne Objekte besonders hervorgehoben werden. Das Wichtige wird ganz groß – und alles andere ganz klein dargestellt. Genauso kann Farbe dafür verwendet werden.
Wiederholung: In einer Powerpoint-Präsentation sollte ein Element in identischer oder ähnlicher Form immer wieder wiederholt werden. Das sorgt für ein Gefühl der Einheit, erhöht die Konsistenz und verstärkt die Bindung. Auch hier gilt: Einsatz in Maßen und nicht im Übermaß.
Ausrichtung: Alle Elemente einer Folie sollten so positioniert sein, dass sie durch eine unsichtbare Linie miteinander verbunden und aneinander ausgerichtet sind. Raster können dabei helfen.
Nähe: Was auf einer Folie zusammengehört, muss auch beieinanderstehen. Der Betrachter darf nicht gezwungen werden, selbst zu überlegen, was wie zusammengehört.
Worauf es letztlich ankommt? Der verstorbene Werbeprofi Paul Arden bringt es auf den Punkt: „Je besser Ihre Präsentation aussieht, desto mehr Menschen werden sich daran erinnern. Noch wichtiger ist, dass sie sich an Sie erinnern.“
Allen, die ihre Powerpoint-Präsentationen in Zukunft wirksamer gestalten wollen und die bereit sind, sich von Punktaufzählungen zu lösen, sei geraten: Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Entfernen Sie sich nicht zu weit von den Erwartungen Ihres Publikums. Aber seien Sie mutig genug, bei Ihrem Publikum einen „Wow-Effekt“ auszulösen. Beate Strauß rät: „Das Wichtigste ist, die Philosophie dieser neuen Präsentationstechnik zu verstehen. Die guten Redner reden mit ihrem Publikum, der Schwerpunkt liegt auf dem Vortrag, dem Dialog mit dem Publikum. Sie benützen die Folien, wenn sie etwas visualisieren, plakativer machen oder erklären möchten. Sie benützen sie auch, um Atmosphäre zu zaubern, denn für eine erfolgreiche Präsentation ist das gute Bauchgefühl ebenso wichtig wie das kognitive Verständnis.“
Profis lösen sich komplett von ihren Folien – ohne dann weitschweifig und unstrukturiert zu reden. Das erfordert viel Übung. Eine Vortragsstrategie, die dem Pecha Kucha-Prinzip folgt. Eine besondere Form der Präsentation ist das sogenannte Pecha Kucha, das vor rund fünf Jahren von zwei amerikanischen Architekten in Japan vorgestellt wurde. Dabei werden 20 Folien vorbereitet, die bei der Präsentation jeweils genau 20 Sekunden eingeblendet werden. Damit hat der Vortragende exakt 6 Minuten und 40 Sekunden Zeit, sein Thema zu präsentieren. Das trainiert die Beschränkung und Fokussierung bei Vorträgen. Inzwischen gibt es weltweit Pecha Kucha-Events.
[Jürgen Fleig]
Dennoch geben sich weder die Unternehmen, in Form ihrer Führungskräfte und Personalentwickler, noch die Mitarbeiter als Anwender von Powerpoint besondere Mühe, damit die Wirksamkeit dieses Instruments besser wird. Das zumindest meinen diejenigen, die frustriert, gelangweilt und genervt schlechten Präsentationen zuhören müssen. Und natürlich diejenigen, die sich von Berufs wegen mit der Kunst der Präsentation befassen. Doch trotz der unzähligen Ratgeber hat sich im Unternehmensalltag noch nicht viel getan. Das kann mehrere Gründe haben:
- Alle machen es sich bequem, scheuen den vermeintlichen Aufwand, neue Wege zu gehen; schließlich sind die anderen auch nicht besser.
- Mitarbeiter werden – wenn überhaupt – nur in den Softwarefunktionen geschult, nicht aber darin, wie ein Vortrag gestaltet werden sollte, sodass das Publikum aufmerksam zuhört.
- Moderne Softwareprogramme bieten viele Funktionen und Gimmicks, in denen sich ungeübte Anwender, die kein Designstudium absolviert haben, leicht verheddern.
- Das Marketing hat viel Geld investiert, um von einer Werbeagentur Powerpoint-Vorlagen gestalten zu lassen (auf jeder Seite das Logo und verwirrende Hintergründe); und jetzt sollen sich gefälligst alle daran halten.
- In vielen Unternehmen gibt es eine „Powerpoint-Kultur“; wer von der üblichen und meist langweiligen Form der Foliengestaltung abweicht, um sein Publikum wirksamer zu informieren, wird von Kollegen belächelt und von Vorgesetzten misstrauisch beäugt; der Vorwurf lautet dann: Man habe wohl zu viel Zeit, um solche Folien machen.
Beate Strauß von „Marketing am See“ ist eine Expertin für das Präsentieren mit Powerpoint. Sie weiß aus langjähriger Erfahrung, woran es vor allem hapert: „Viele, die Präsentationen halten, sind unzufrieden mit Powerpoint. Sie sind sich bewusst, dass der gewohnte Präsentationsstil keineswegs optimal ist. Doch neue Wege zu beschreiten, braucht Zeit zur Entwicklung und ist mit dem Loslassen gewohnter Abläufe verbunden. Dazu kommt ein Misstrauen gegen ‚neue Modewellen’. Die neue Art des Präsentierens ist aber keine Modeerscheinung, sondern besinnt sich wieder auf die Wirkung eines dramaturgischen Aufbaus und lernpsychologisch fundierter Visualisierungsprinzipien.“
In ihren Seminaren weist Beate Strauß auf die sechs häufigsten Fehler hin, die dazu führen, dass ein Vortrag sein Publikum nicht erreicht oder noch schlimmer: der Vortragende einen schlechten Eindruck hinterlässt und damit sein ganzes Vortragsthema in Misskredit bringt:
1. Standardpräsentationen: Es werden immer wieder die gleichen Folien herausgekramt, ohne vorher zu klären: Wer hört dieses Mal zu und welche Interessen hat das Publikum?
2. Zu wenig Emotionen: Im Vordergrund stehen Fakten – möglichst viele und erschöpfend im wahrsten Sinne des Wortes; die Zuhörer werden emotional nicht bewegt.
3. Zu viel Egozentrik: Der Redner redet über sich und geht zu wenig auf das Publikum ein.
4. Unverständliche Sprache durch Fachbegriffe, Abkürzungen, komplizierte Worte oder aufgesetztes Denglisch.
5. Zu viele Informationen und Details, die sowieso kaum jemand nachvollziehen oder behalten kann.
6. Punktaufzählungen und überfüllte Folien statt Unterhaltung, Verständlichkeit und Anregung.
Wenn jemand ein Thema präsentiert, verfolgt er im Allgemeinen zwei Ziele: Er will informieren und sein Publikum bewegen. Dafür hat jede Präsentation einen Inhalt, aber auch eine „Verpackung“. Beide sind wichtig. Mit dem Begriff Verpackung sind viele Elemente gemeint, die einen Vortrag kennzeichnen. Neben der Person des Vortragenden, seiner Sprache, seinem Auftreten gehört auch die visuelle Gestaltung des Vortrags, der Folien und ihrer Inhalte dazu.
(Powerpoint-Vorträge wird hier unabhängig von einem spezifischen Software-Programm als Oberbegriff für alle Vorträge verwendet, bei denen der Präsentierende nicht nur spricht, sondern Inhalte auch visualisiert und per Beamer oder Overhead-Projektor präsentiert.)
Vor dem Vortrag unbedingt klären
Wer sein Publikum erreichen will, muss im Vorfeld klären, wer das Publikum ist:
- Wer hört zu?
- Und warum hören diese Menschen zu?
- Welche Erwartungen hat das Publikum? Eventuell gibt es ganz unterschiedliche Erwartungen in der Zuhörerschaft.
- Wieso wurde gerade ich als Vortragender ausgewählt? Welche Erwartungen verbinden die Zuhörer mit der Person des Vortragenden?
- Was ist der grundlegende Sinn der Präsentation? Worauf kommt es besonders an?
- Was möchte ich als Vortragender beim Publikum bewirken? Soll zu etwas zugestimmt werden? Soll mich das Publikum als Experten anerkennen? Will ich alle auf den gleichen Informationsstand bringen? Sollen Fragen geklärt werden?
- Welche Medien und Techniken sind am besten geeignet, diese Wirkungen zu erzielen?
Vor jeder Ausarbeitung einer Präsentation sollte als zentrale Frage stehen: Was ist die wichtigste Aussage? Wenn sich ein Zuhörer nur an ein einziges Detail erinnern könnte, welches sollte das sein? Die Antwort auf diese Frage sollte so formuliert sein, dass sie das Publikum verstehen kann.
Außerdem sollten die Rahmenbedingungen geklärt werden.
- Wo findet der Vortrag statt?
- Hat der Raum spezielle Vor- oder Nachteile?
- Welche Technik steht (nicht) zur Verfügung?
- Wann soll der Vortrag gehalten werden? Am Morgen, nach dem Mittagessen, am Abend?
- Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
Mit dem Powerpoint-Vortrag positiv in Erinnerung bleiben
Gerade im „konzeptionellen Zeitalter“ spiele die Fähigkeit, gut präsentieren zu können, eine große Rolle; Sie sei im Beruf eine Schlüsselkompetenz, sagt Garr Reynolds, der zu den weltweit angesehensten Koryphäen in Sachen Präsentation gehört. Am erfolgreichsten sind die Menschen, deren Ideen oder Themen beim Publikum haften bleiben. Jeder erinnert sich an einen Vortrag, der ihn so begeistert hat, dass er sich auch lange Zeit an die wichtige Botschaft – oder noch besser: an den Vortragenden selbst – erinnert.
Dazu muss die Geschichte stimmen. Hilfreich sind Schlichtheit und Greifbarkeit. Der Vortragende sollte sich auf die wichtigen Aspekte konzentrieren und konkrete statt abstrakte Bilder (oder Vergleiche) verwenden. Wer seine Inhalte in eine Geschichte verpackt, spricht sein Publikum eindrucksvoller an. Genauso wichtig: Emotionen ansprechen, mit passenden Fotos trockene Zahlen und Fakten lebendig machen.
Besonders wirkungsvoll ist, wenn der Vortragende glaubwürdig ist. Wenn das Publikum merkt: Der weiß, wovon er spricht, der bringt eigene Erfahrungen mit, der kennt sich im Thema sehr gut aus. Doch hier zeigt sich auch eine gefährliche Falle: Experten sprechen über ihr Thema oft so, dass ihnen niemand folgen kann, der sich im Thema nicht so gut auskennt. Unverständliche oder missverständliche Fachbegriffe, die keiner kennt, durchziehen den Vortrag. Das Ergebnis: „Alle verstehen nur Bahnhof“.
Warum das Logo nicht auf jede Folie muss
Typische Präsentationen haben zwei hervorstechende Merkmale: Das Logo des Unternehmens auf jeder Folie und viele schwarze Punkte als Aufzählungszeichen mit dem jeweiligen Text dahinter. Wer diese beiden Fehler vermeidet, ist schon einen wichtigen Schritt weiter.
Es reicht aus, das Logo nur auf der ersten und letzten Folie zu platzieren; dort, wo das Unternehmen und der Vortragende sich vorstellen oder verabschieden. Schließlich wiederholt der Vortragende auch nicht auf jeder Folie seinen Namen. Oder doch?
Was tun mit den Aufzählungszeichen?
Das beliebteste und oft einzige visuelle Element vieler Powerpoint-Vorträge ist das Aufzählungszeichen, meist als schwarzer Punkt. Dahinter ist dann viel Text geschrieben, der eine Wiederholung dessen ist, was der Vortragende auch sagt. Die Zuhörer müssen also gleichzeitig lesen und zuhören – und sind damit meist überfordert.
Deshalb: Aufzählungszeichen so sparsam wie möglich, mit Bedacht oder am besten gar nicht einsetzen. Besser ist:
- strukturierende Elemente wie einfache (!) Boxen, Tabellen oder Prozessdiagramme nutzen und aus dem Text eine Grafik machen, die Zusammenhänge aufzeigt;
- sich auf eine Kernbotschaft pro Folie beschränken und sie durch ein Zahlendiagramm, ein Foto oder eine Zeichnung unterstreichen; wichtig ist, dass Botschaft und Bild gleichzeitig dargestellt werden.
Leichter tun sich die Vortragenden, die häufiger Flipcharts statt Powerpoint nutzen. Dieses Medium zwingt zur Beschränkung auf eine Kernbotschaft und zur Visualisierung von Zusammenhängen. So lässt sich die neue Form der Präsentation üben.
Manche Mitarbeiter berichten, dass sie dann mit ihren Vorgesetzten ein Problem bekommen. Denn diese messen den Fleiß und das Arbeitspensum ihrer Untergebenen daran, wie viele Aufzählungspunkte und Text sie in einem Vortrag unterkriegen. Grafische Aufbereitungen, Bilder oder Fotos gelten als Zeitverschwendung.
Die größte Zeitverschwendung dürfte aber sein, wenn zahlreiche Mitarbeiter und Führungskräfte in einem Raum sitzen und sich einen Vortrag anhören, an den sie sich schon fünf Minuten später nicht mehr erinnern können. Doch auch hier ist eine Verallgemeinerung gefährlich. Denn immer noch gilt: Maßgeblich sind das Publikum und die Zielgruppe. Der Köder muss dem Fisch schmecken.
Wie Powerpoint-Folien wirkungsvoll gestaltet werden können
Garr Reynolds beschreibt in seinem Buch „Zen oder die Kunst der Präsentation“, wie Powerpoint-Vorträge wirkungsvoll visualisiert und gestaltet werden sollten. Seine Kernbotschaft für folienbasierte Präsentationen lautet: „Die Inhalte müssen so elegant wie möglich angeordnet werden. Auf überflüssige Dekoration ist zu verzichten. Die Präsentation des Inhalts ist einfach, ausgewogen und schön anzusehen.“
Foliengestaltung ist eine Kunst, aber immer auch Handwerk, das sich im erforderlichen Maß von fast allen erlernen lässt. Dabei gibt es kein eindeutiges „richtig“ oder „falsch“. Maßgeblich sind immer das Publikum und der Zweck der Präsentation. Dennoch gibt es einige Grundregeln, die allgemein beherzigt werden sollten. Reynolds erläutert sie mit vielen Beispielen untermalt in seinem Buch:
Zeichen vs. Unschärfe: Viele Folien sind mit Informationen überfrachtet, die eigentlich gar nicht wichtig sind. Unnötiger Text, viele Linien und dann auch noch Fotos oder Grafiken aus der Clip-Art-Bibliothek. All das lenkt von der wichtigen Botschaft und Information ab; erzeugen Unschärfe. Also raus damit. Allenfalls können Fotos, die sehr gut passen, eine Kernbotschaft visualisieren und unterstreichen.
Überlegenheit des Bildes: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Denn sie machen Argumente kräftiger und Geschichten anschaulicher. Mit Bildern sind Fotos, Zeichnungen oder Grafiken gemeint. Die meisten menschlichen Gehirne bringen Gedanken und Ideen in Bilder. Der Vortragende kann ihnen dabei helfen. Ein weiterer Vorteil: Zuhörer können Bilder schneller erfassen und dann dem Vortragenden zuhören – anstatt nebenbei den Text von den Folien lesen zu müssen.
Leerraum: Er spielt bei der Gestaltung eine sehr wichtige Rolle. Leerraum wirkt. Doch viele versuchen, den Platz ihrer Folie bis auf den letzten Quadratzentimeter auszunutzen. Dabei hilft der Leerraum, die wenigen Elemente einer Folie ins Gleichgewicht zu bringen. So erzeugt er Eleganz und Übersicht.
Gegensatz: Mit diesem Prinzip können einzelne Objekte besonders hervorgehoben werden. Das Wichtige wird ganz groß – und alles andere ganz klein dargestellt. Genauso kann Farbe dafür verwendet werden.
Wiederholung: In einer Powerpoint-Präsentation sollte ein Element in identischer oder ähnlicher Form immer wieder wiederholt werden. Das sorgt für ein Gefühl der Einheit, erhöht die Konsistenz und verstärkt die Bindung. Auch hier gilt: Einsatz in Maßen und nicht im Übermaß.
Ausrichtung: Alle Elemente einer Folie sollten so positioniert sein, dass sie durch eine unsichtbare Linie miteinander verbunden und aneinander ausgerichtet sind. Raster können dabei helfen.
Nähe: Was auf einer Folie zusammengehört, muss auch beieinanderstehen. Der Betrachter darf nicht gezwungen werden, selbst zu überlegen, was wie zusammengehört.
Worauf es letztlich ankommt? Der verstorbene Werbeprofi Paul Arden bringt es auf den Punkt: „Je besser Ihre Präsentation aussieht, desto mehr Menschen werden sich daran erinnern. Noch wichtiger ist, dass sie sich an Sie erinnern.“
Allen, die ihre Powerpoint-Präsentationen in Zukunft wirksamer gestalten wollen und die bereit sind, sich von Punktaufzählungen zu lösen, sei geraten: Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Entfernen Sie sich nicht zu weit von den Erwartungen Ihres Publikums. Aber seien Sie mutig genug, bei Ihrem Publikum einen „Wow-Effekt“ auszulösen. Beate Strauß rät: „Das Wichtigste ist, die Philosophie dieser neuen Präsentationstechnik zu verstehen. Die guten Redner reden mit ihrem Publikum, der Schwerpunkt liegt auf dem Vortrag, dem Dialog mit dem Publikum. Sie benützen die Folien, wenn sie etwas visualisieren, plakativer machen oder erklären möchten. Sie benützen sie auch, um Atmosphäre zu zaubern, denn für eine erfolgreiche Präsentation ist das gute Bauchgefühl ebenso wichtig wie das kognitive Verständnis.“
Profis lösen sich komplett von ihren Folien – ohne dann weitschweifig und unstrukturiert zu reden. Das erfordert viel Übung. Eine Vortragsstrategie, die dem Pecha Kucha-Prinzip folgt. Eine besondere Form der Präsentation ist das sogenannte Pecha Kucha, das vor rund fünf Jahren von zwei amerikanischen Architekten in Japan vorgestellt wurde. Dabei werden 20 Folien vorbereitet, die bei der Präsentation jeweils genau 20 Sekunden eingeblendet werden. Damit hat der Vortragende exakt 6 Minuten und 40 Sekunden Zeit, sein Thema zu präsentieren. Das trainiert die Beschränkung und Fokussierung bei Vorträgen. Inzwischen gibt es weltweit Pecha Kucha-Events.
[Jürgen Fleig]