Kaltakquise in 2024: Erlaubt oder verboten?

Was ist Kaltakquise?

Die Kaltakquise ist eine erfolgskritische Methode der Neukundengewinnung, bei der Unternehmen proaktiv potenzielle Kunden ansprechen, die bisher keinerlei Interesse oder Kontakt zum Unternehmen bekundet haben. Im Gegensatz zur Warmakquise, bei der bereits eine bestehende Beziehung oder zumindest ein gewisses Interesse besteht, zielt die Kaltakquise darauf ab, völlig neue Kunden zu gewinnen, die bisher noch keine Verbindung zum Unternehmen hatten.

Kaltakquise — Definition

“Kaltakquise ist die allererste Ansprache potentieller Neukunden, bei der es bis zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme keine Geschäftsbeziehungen und keine persönliche Kenntnis gab. Es ist also der Erstkontakt ohne vorherige Beziehung.”

Die Kernmerkmale der Kaltakquise

Ein wesentliches Merkmal der Kaltakquise ist der ungefragte Erstkontakt. Dies kann durch verschiedene Mittel wie telefonische Anrufe, E‑Mails oder andere direkte Anspracheformen erfolgen. Das Hauptziel besteht darin, das Interesse des potenziellen Kunden zu wecken und ihn von den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens zu überzeugen.

Rechtliche Aspekte der Kaltakquise in Deutschland

Es ist von großer Bedeutung zu betonen, dass Kaltakquise in Deutschland bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen (DSGVO) einhalten, sofern dies erforderlich ist. Ein bewusstes und rechtskonformes Vorgehen ist unabdingbar, um potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden.

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Sie regelt den Datenschutz und die Datenverarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen, Vereine, Behörden, sonstige juristische Personen oder Einrichtungen sowie und natürliche Personen in der Europäischen Union. Die DSGVO soll Bürgern mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten geben und den internationalen Datentransfer regeln. Sie legt strenge Regeln für die Verwendung persönlicher Daten fest und sieht hohe Bußgelder bei Verstößen vor.

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Welche Rolle spielt die DSGVO bei der Kaltakquise?

Die DSGVO spielt eine entscheidende Rolle im Kontext der Kaltakquise, da sie die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Unternehmen, die Kaltakquise durchführen, müssen sicherstellen, dass sie die Bestimmungen der DSGVO vollständig und umfassend erfüllen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass hinsichtlich der elektronischen Kommunikation unter der DSGVO weiterhin die EU-Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (besser bekannt als ePrivacy-Richtlinie) gilt und somit auch für die Kaltakquise unter Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel zu beachten ist. Als Richtlinie findet diese ihre Umsetzung auf Ebene der Mitgliedsländer im Rahmen der jeweiligen nationalen Gesetzgebung, in Deutschland vom dem Hintergrund werblicher Ansprache insbesondere im Telemediengesetz (TMG), im Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG ) und im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

Rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten

Gemäß der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur auf rechtmäßige und transparente Weise verarbeitet werden. Das bedeutet, dass Unternehmen vor der Kaltakquise sicherstellen müssen, eine legitime Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zu haben. Die Einwilligung des Betroffenen ist eine mögliche Rechtsgrundlage, insbesondere bei Kaltakquise mittels Telefon oder elektronischen Medien..

Transparenz und Informationspflichten

Transparenz und Informationspflichten sind ebenso relevante Aspekte. Unternehmen müssen die betroffenen Personen darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck auf welcher Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert und an wen sie ggf. übermittelt werden. Außerdem sind die Betroffenen über ihre Rechte, den Verantwortlichen und ggf. den Kontakt zum Datenschutzbeauftragten aufzuklären. Klare und verständliche Kommunikation dieser Informationen ist entscheidend, um die Rechte der Betroffenen zu wahren.

Recht auf Widerspruch

Ein weiterer bedeutender Punkt ist das Recht auf Widerspruch im Falle der Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung sowie auf Widerruf einer ggf. zuvor erteilten Einwilligung. Unternehmen müssen solchen Anfragen des Betroffenen entsprechen, sofern sie keine gesetzlich legitimierten Gründe dafür anführen können, diese abzuweisen.

Sicherheit der verarbeiteten Daten

Die Sicherheit der verarbeiteten Daten ist ein unerlässlicher Aspekt. Unternehmen müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

 

Was sind (rechtliche) Unterschiede zwischen B2C und B2B Kaltakquise? B2C-Kaltakquise: Gezielte Ansprache für Endverbraucher

In der B2C-Kaltakquise liegt der Fokus auf dem Endverbraucher. Hier spielen Massenansprachen, wie zum Beispiel telefonische Werbeanrufe an eine breite Zielgruppe, oft eine bedeutende Rolle. Da die Entscheidungsprozesse im B2C-Bereich tendenziell kürzer sind und der Bedarf oft unmittelbarer entsteht, ist die Ansprache auf emotionaler Ebene oft wirksam. Schnelligkeit und direkte Ansprache sind hier entscheidend, um das Interesse des Verbrauchers zu wecken.

Rechtliche Aspekte der B2C Kaltakquise

Im B2C-Bereich unterliegt die Kaltakquise strengen rechtlichen Regelungen, die darauf abzielen, Endverbraucher vor unerwünschten Belästigungen und einer unerwünschten Datenverarbeitung zu schützen. Hierbei ist es grundsätzlich erforderlich, dass Unternehmen vor dem Telefonieren oder Versenden von Werbematerialien über elektronische Medien die ausdrückliche Zustimmung der Verbraucher einholen. Diese Einwilligung muss klar und deutlich sein, und Verbraucher haben das Recht, sich von der Kaltakquise abzumelden.

B2B-Kaltakquise: Strategische Ansprache und Individualität

Im Gegensatz dazu erfordert die B2B-Kaltakquise eine strategischere Vorgehensweise. Die Zielgruppen sind Unternehmen, und die Entscheidungsprozesse können komplexer und länger sein. Hier ist eine gezielte und individualisierte Ansprache unerlässlich. Die Fokussierung auf die Geschäftsbedürfnisse, Problemlösungen und die Schaffung von langfristigem Mehrwert stehen im Mittelpunkt. Der Aufbau von Geschäftsbeziehungen durch professionelle Kommunikation und die Betonung von geschäftlichen Vorteilen sind hier entscheidende Erfolgsfaktoren.

Rechtliche Aspekte der B2B Kaltakquise

Im B2B-Bereich sind die rechtlichen Anforderungen im Vergleich dazu weniger streng. Unternehmen werden als professionelle Akteure betrachtet und gelten nicht im gleichen Maße als schutzbedürftig wie Endverbraucher. Dennoch müssen Unternehmen, die B2B-Kaltakquise betreiben, sicherstellen, dass sie sich an branchenspezifische Gesetze und Bestimmungen halten. Hierzu gehören auch nationale Regelungen zum Datenschutz- und Telekommunikationsrecht.

 

Brauche ich immer eine Einwilligung für Kaltakquise?

Bei der Beantwortung der Frage, ob und inwiefern eine Einwilligung für die werbliche Ansprache und insbesondere die Kaltakquise erforderlich ist, ist wie oben bereits angedeutet in erster Linie zwischen B2C und B2B zu unterscheiden. Dies wollen wir nachfolgenden genauer herausarbeiten. 

DSGVO & Co. und B2C-Kaltakquise

Gemäß der DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann rechtmäßig, wenn eine belastbare Rechtsgrundlage vorliegt. Die Einwilligung des Betroffenen ist eine solche Grundlage, sofern sie unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen eingeholt wurde. Diese ist bei Kaltakquise mittels Telefonanruf oder sonstigen elektronischen Medien zwingend erforderlich. Lediglich bei der klassischen Briefpost ist keine Einwilligung erforderlich, ebenso gemäß UWG bei Verwendung elektronischer Kommunikationsmedien, wenn man sich mit werblicher Ansprache an Bestandskunden bzgl. ähnlicher Produkte oder Dienstleistungen wendet, die der Kunde bereits in der Vergangenheit vom Unternehmen erworben und der Kunde dieser Werbung bisher nicht widersprochen hat. Bei Letzterem handelt es sich aber nicht um Kaltakquise und ist somit nicht Gegenstand dieses Artikels. 

B2B-Kaltakquise und berechtigte Interessen

Im B2B-Kontext gestaltet sich die Situation etwas flexibler. Hier können berechtigte Interessen als rechtliche Grundlage dienen. Wenn Unternehmen ein hinreichend begründbares berechtigtes Interesse daran haben, mit Vertretern anderer Unternehmen in telefonischen Kontakt zu treten, können sie dies ohne vorherige Einwilligung tun. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein geeigneter Ansprechpartner gezielt nach Funktion, wie beispielsweise Einkäufer oder Geschäftsführer, ausgewählt wird. Des Weiteren ist es wichtig, dass das Interesse an einer Geschäftsanbahnung dokumentiert und ein passender Angebotsinhalt gewählt wird, beispielsweise mit einer Referenz aus derselben Branche. Dies gilt auch im Rahmen von Kaltakquisetätigkeiten oder erst recht im Zshg. mit Vertragsverhandlungen, beispielsweise wenn ein konkreter Anlass wie eine Ausschreibung vorliegt. Im Gegensatz zur telefonischen Kaltakquise benötigen dagegen Kontaktaufnahmen über sonstige elektronische Kommunikationskanäle, wie z.B. E‑Mail, auch bei B2B eine vorherige Einwilligung. Und in jedem Fall ist zu beachten, dass jegliche (wiederholte) Kontaktaufnahme nur so lange zulässig ist, wie der Kontaktierte dieser nicht widersprochen hat. Hierfür genügt bereits die Bekundung von Desinteresse.

Einwilligung als Vertrauensbildung

Es ist nicht nur in den meisten Fällen eine rechtliche Anforderung, sondern auch darüber hinaus von hoher Bedeutung, die Einwilligung einzuholen, um das Vertrauen potenzieller Kunden zu stärken. Transparente Kommunikation über den Zweck der Kontaktaufnahme und die Option, sich von weiteren Kontaktaufnahmen abzumelden, schafft eine positive Wahrnehmung und respektiert die Privatsphäre der Kontakte.

 

Fazit

Die Kaltakquise ist und bleibt eine wichtige Methode der Neukundengewinnung. Allerdings darf dieser Prozess nie auf Kosten des Datenschutzes oder der Privatsphäre potenzieller Kunden gehen. Wie gezeigt wurde, spielen insbesondere die DSGVO- und damit in Verbindung stehende Gesetze bei der Kaltakquise eine entscheidende Rolle. Um rechtssicher zu handeln, sollten Unternehmen im B2C-Bereich immer die ausdrückliche Einwilligung potenzieller Kunden einholen. Im B2B-Kontext sind bei telefonischer Kaltakquise häufig berechtigte Interessen als Rechtsgrundlage ausreichend. Unabhängig davon ist Transparenz für den langfristigen Erfolg unerlässlich. Nur durch gesetzeskonformes und respektvolles Vorgehen kann dieses wichtige Instrument sein volles Potenzial als Kontaktmethode entfalten und neuen Kundenkreisen die eigenen Vorzüge näherbringen.

 

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Was wir bei der Kaltakquise unter der DSGVO beachten:

• Adress- und Kontaktdaten, die uns von unseren Kunden zur Verfügung gestellt werden, werden von ihnen auch direkt in die Customer Relations Management Instanz von salesforce.com übertragen. Dadurch werden keine Daten dieser Art mehr per Mail oder andere Wege versendet.
• Wir verwerten ausschließlich Daten von Unternehmen und Ansprechpersonen, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit stehen. Informationen über Urlaube, Krankheit, Mutterschutz und vergleichbare private Dinge werden nicht vermerkt.
• Wir stellen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen die Vertraulichkeit und Integrität sämtlicher Daten sicher, insbesondere schützen wir diese wirksam gegen jeglichen unbefugten Zugriff.
• Wir schulen unsere Mitarbeiter und sensibilisieren sie für die Einhaltung unserer Richtlinien und der DSGVO bzw. des BDSG.

Mit dem von uns genutzten CRM von salesforce.com und unseren auch auf Datenschutz geschulten Sales Experten können wir garantieren, dass die von triveo Telemarketing durchgeführte telefonische Kaltakquise sämtlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht.

Die Themen DSGVO, UWG und telefonische Kaltakquise unterliegen zu Recht einem besonderen Interesse. Wir nehmen uns selbstverständlich die Zeit, um Ihnen konkrete Möglichkeiten in Ihrem Business aufzuzeigen und gehen gerne auf Ihre Fragen bezüglich des Datenschutzes und sonstige Fragen ein. Kontaktieren Sie uns per Telefon, Email oder Chat und lassen Sie sich überzeugen.

*Dieser Artikel soll nicht als Rechtsberatung verstanden werden. Wir übernehmen keine Verantwortung auf tatsächliche Vollständigkeit. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.