Chatbots: Drum ändere sich, wer kann!

Schneller, höher, weiter!? Dieser Slogan gilt in der Arbeitswelt immer öfter, wenn unter der Prämisse agiler Methoden eine zeitnahe Anpassung an aktuelle Veränderungen stattfindet. Microsoft hat gerade mit der Integration von Chat GPT in die Suchmaschine BING gezeigt, wie schnell dies funktionieren kann. Aber funktioniert das in der Arbeitswelt im Allgemeinen und im Projektmanagement im Speziellen so leicht? Change voranzutreiben, klappt bekanntermaßen nicht im Hauruckverfahren – schon gar nicht, wenn es um die Etablierung anderer „Ways of Working“ geht. Egal wie revolutionär, effizienzsteigernd oder ressourcenschonend eine Neuerung sein mag, in der Praxis stellt die Adaption von digitalen Tools und virtuellen Technologien wie ChatGPT People und Power Skills der Projektverantwortlichen nur allzu oft auf eine harte Probe. So können etwa skeptische Mitarbeitende mit gering ausgeprägtem digitalen Mindset den gesamten
Transformationsprozess torpedieren, wenn sie nicht von Anfang an mitgenommen werden. Daher heißt es: Digitalen Reifegrad des Unternehmens prüfen und die eigenen Power Skills schärfen. Schließlich sind laut aktuellem Pulse of the Profession Report des Projekt Management Institute (PMI) letztere Fähigkeiten ausschlaggebend für Erfolg von Projekten. Und das gilt umso mehr für Change-Projekte.

Achtung die Chatbots kommen

Bereits der 2018 veröffentlichte Bericht zu Next Practices von PMI zeigte, dass Organisationen mit einer ausgereiften Strategie für die digitale Transformation mehrheitlich auf dem Standpunkt stehen, die Einführung disruptiver Technologien wie Cloud Computing oder künstliche Intelligenz trage zu einer erheblichen Verbesserung bei der Erreichung oder Übererfüllung von Geschäftszielen bei. Die Pandemie fungierte als zusätzlicher Katalysator der Digitalisierung und veränderte die Art und Weise, wie Menschen und Organisationen miteinander arbeiten grundlegend. So haben sich, laut Global Megatrends Report des führenden Verbands für Projektfachleute, Unternehmen nicht nur beeilt, neue virtuelle Angebote auf den Markt zu bringen, sondern etwa auch in KI investiert, um Fähigkeiten wie Entscheidungsfindung, Datenanalyse und Wissensmanagement zu verbessern. Bis 2026, lautet die Prognose, wird der Einsatz fortschrittlicher Technologien mit künstlicher Intelligenz weiter zunehmen und sich im Vergleich zu 2021 (21%) fast verdoppeln (49%).

Chatbot als Unterstützung

Ziel ist es dabei, mithilfe von KI-gestützten Tools in bestimmten Bereichen menschliche Fähigkeiten zu ergänzen oder sogar zu übertreffen. Die logischen und zeitlichen Abfolgen des Projektmanagements eignen sich dabei hervorragend. So ermöglicht ChatGPT es etwa Projektleitenden, Aufgaben schneller und präziser zu erledigen. Indem sie dem System bei Bedarf Fragen stellen und in Echtzeit passende Antworten bekommen, behalten sie alle relevanten Daten für den Fortschritt eines Projekts wie Zeitpläne, Budgets oder andere Ressourcen immer Blick. Auf diese Weise verringert sich die Arbeitsbelastung, was dazu beitragen kann, Projekte erfolgreich und reibungslos ins Ziel zu bringen. Bekommt das Tool zudem noch Zugang zu Analysedaten vergangener Projekte, Kalendern und E-Mails, kann es helfen realistische Zeitpläne zu entwickeln, Prioritäten zu setzen, Ressourcen effizient zuzuweisen sowie eine Risikobewertung vorzunehmen. Außerdem lässt sich der Bot darauf trainieren, Projektdaten wie KPIs, Zeitpläne oder Budgetinformationen bei seinen Empfehlungen zu berücksichtigen und wiederkehrende Muster oder Tendenzen zu identifizieren, die menschliche Analytiker übersehen haben. Dadurch lassen sich nicht nur potenzielle Hindernisse frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen treffen, um etwa bei Problemen rechtzeitig gegenzusteuern, sondern auch Strategien optimieren und Kundenbedürfnisse besser verstehen. Dank einer zentralen Plattform zum Teilen von Ideen, Daten und Informationen, erweist sich die Applikation zudem als echtes Kommunikationstalent. Anstatt aufwendig zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln, um sich mit dem eigenen Projektteam auszutauschen, bietet ChatGPT alles aus einer Hand, was maßgeblich dazu beiträgt den Überblick zu behalten. 

Raus aus der Komfortzone

Wer ChatGPT nach einer Selbsteinschätzung in Sachen Projektmanagement fragt, bekommt prompt fünf Bullet Points aufgezählt, inwieweit das clevere Tool aufgrund seiner breiten Palette an Fähigkeiten und Möglichkeiten nützlich sein kann. Von der automatischen Aufgabenverwaltung über Telekommunikation bis hin zur proaktiven Problemlösung hängt das KI-gestützte Allround-Talent vermeintlich alle ab. Und genau das birgt ein ungeheures Konfliktpotential für Projektteams. Die Abkehr von routinierten Abläufen, das Ausbrechen aus der Komfortzone, Subsituierungsangst und Technologie-Misstrauen bilden dabei nur drei potenzielle Stolpersteine auf dem Weg in eine virtuelle Zukunft. Wer diese gekonnt für den großen KI-getriebenen Sprung nach vorne umschiffen möchte, muss sicherstellen, dass Mitarbeitende den Wandel verstehen und akzeptieren. Anstatt bei einer ChatbotImplementierung auf ein sequenzielles Vorgehen zu setzen und erst im allerletzten Prozessschritt die Unternehmenskultur umzukrempeln, sollten Unternehmen iterativ handeln, fortwährend die Bedürfnisse künftiger Anwendende berücksichtigen und auf einen kontinuierlichen Wandel im Hinblick auf Kultur und Mindset hinarbeiten. Dabei können bereits in der Projektplanung erste Maßnahmen ergriffen werden, um potenziellen Widerständen entgegenzuwirken und für Transparenz über den Umfang des geplanten Chatbot-Einsatzes sogen. So helfen etwa Expertenvorträge, E-Mail-Newsletter oder auch Intranetbeiträge die Funktionen des Chatbots aufzuzeigen. Abhängig von der Größe der Belegschaft und dem Budget können zudem Mitarbeitende in Pilotprojekten testen, welche Auswirkungen der Einsatz von KI auf ihre Arbeitsweise hat und so persönlich die Chancen der neuen Technologie entdecken. Dabei sollten jedoch nicht nur technische Aktivitäten im Vordergrund stehen. Eine erfolgreiche Integration neuer Tools ist oftmals abhängig vom Input der Mitarbeitenden. Sie gilt es zu motivieren ihr Wissen weiterzugeben, Prozesse mitzugestalten und auch nach der Implementierung des KI-Tools konstruktives Feedback zu geben. Nur so lassen sich gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, wenn sich herausstellt, dass bestimmte Aspekte der Einführung nicht den Erwartungen entsprechen. 

Kommunikation, Kooperation und Kollaboration 

Als treibende Kraft obliegt es bei Change-Projekten der Führungsetage gemeinsam mit dem mittleren Management, Sicherheit zu vermitteln, eine Fehlerkultur zu etablieren, die Teams zu motivieren auf ein Ziel hinzuarbeiten sowie konsequent auf Kommunikation, Kooperation und Kollaboration zu setzen. Insbesondere letztere, vermeintlich weichen Fähigkeiten, gelten seit langem als größtes, aber auch am meisten unterschätztes Kapital, wenn es um den Erfolg von Projekten geht. In der aktuellen Pulse-of-the-Profession-Umfrage von PMI gaben sogar 90 Prozent der weltweit mehr als 3.500 befragten Fachleute an, dass sie Soft Skills als eigentliche Power Skills verstehen, die ihnen helfen, Teams erfolgreich zu führen, diverse Interessengruppen einzubinden und Herausforderungen zu bewältigen. Sie machen es außerdem möglich, dass der Mensch sich künftig nicht nur als Ersatzspieler einer immer cleverer werdenden Technologie positionieren muss, sondern als handelndes Subjekt weiter den Input der Maschinen bestimmt.