Von der Planung bis zur Nachbereitung: So geht professionelle Messe-PR

Deutschland ist Messeland. Obwohl das vergangene Jahr gezeigt hat, dass es auch mal ‚ohne‘ geht, bleiben Messen in Zukunft ein bedeutendes Marketinginstrument für Unternehmen. Damit der Einsatz sich auszahlt, gibt es vieles zu beachten – auch in Sachen PR.

Die deutsche Messelandschaft atmet auf: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat das Auslandsmesseprogramm 2022 festgelegt. 296 Bundesbeteiligungen in 56 Ländern sind geplant, so viele gab es zuletzt im Jahr 1949. Und auch hierzulande werden sich die Messehallen wieder füllen.

Messen sind und bleiben damit ein zentraler Faktor der Unternehmenskommunikation. Unternehmen, die das Maximum aus ihrer Präsenz herausholen möchten, sollten bei der begleitenden Pressearbeit auf Folgendes achten:

 

Rechtzeitig planen

Eine Messe startet lange bevor der Aufbau beginnt und endet lange, nachdem die Stände bereits abgebaut sind. Das gilt für Messeteilnehmer ebenso wie für Fachmedien. Sie berichten gerne über Messen. Um von Medienvertretern wahrgenommen und als potenzieller Bestandteil einer Berichterstattung in Betracht gezogen zu werden, sollten Sie sich mit ausreichend Vorlauf bei Redaktionen und Journalisten melden. Die Redaktionsschlüsse der Printmedien liegen bis zu 2 Monate vor dem Erscheinen. Dies gilt es bei der Vorbereitung der Messe-PR zu berücksichtigen.

Unser Rat: Setzen Sie sich einmal im Jahr zusammen und gehen Sie alle wichtigen Messe-Termine und Redaktionspläne der relevanten Medien durch, um PR-Maßnahmen rechtzeitig zu planen.

 

Themen festlegen

Drei Monate vor Messebeginn sollten die konkreten Vorbereitungen starten. Was ist das Hauptziel der Messepräsenz? Welche Produkte oder Dienstleistungen will der Vertrieb präsentieren? Welche Ziele verfolgt das Marketing? Um all diese Fragen zu klären, sollten sich Marketing, Vertrieb und PR-Verantwortliche zusammensetzen und Themen sowie Maßnahmen festlegen.

 

Messe-PR: Von der klassischen Pressemappe bis zu Social Media

 

Pressemappe erstellen

Häufig totgesagt, doch auch in digitalen Zeiten ein fester Bestandteil der Messe-PR ist die Pressemappe. Sie dient Journalistinnen und Journalisten als eine Informationsquelle über Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen.

Hinein gehören: ein Unternehmensporträt, Berichte über Produktneuheiten, Hintergrundtexte und eventuell Entscheider-Porträts. Zusätzlich zu den gedruckten Unterlagen sollten Sie einen Datenträger mitliefern, auf dem alles noch einmal abgespeichert ist und auf dem auch druckfähige Fotos für eine Berichterstattung mitgeliefert werden.

Sorgen Sie dafür, dass Sie ausreichend Pressemappen am Stand vorrätig haben und diese auch in den Pressefächern (siehe nächsten Punkt) stets aufgefüllt werden.

 

Pressefächer nutzen

Die Pressefächer der Aussteller sind eine der ersten Anlaufstellen für Journalistinnen und Journalisten. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, sich zu präsentieren, leider nicht. Pressefächer können beim Veranstalter oft kostenlos gebucht werden und finden sich meist direkt im Pressebereich.

 

Pressegespräche oder -konferenzen organisieren

Sie nutzen die Veranstaltung, um ein neues Produkt vorzustellen oder eine andere echte Neuigkeit zu kommunizieren? Dann kann sich eine Pressekonferenz lohnen. Messen bieten dafür spezielle Räume an, die gebucht werden können.

Sollte eine Pressekonferenz zu hoch aufgehängt sein, laden Sie einzelne Pressevertreter auf Ihren Stand ein. Dort sollten sie von einem Presseverantwortlichen in Empfang genommen werden und die Möglichkeit haben, Interviews zu führen. Am besten richten Sie dazu auf Ihrem Pressestand eine ruhige Ecke ein, an dem ungestörte Gespräche möglich sind.

Ob Pressekonferenz oder Standgespräche, auch hier sollten Sie rechtzeitig planen und ausgewählte Medienvertreter rund vier Wochen vor Messebeginn ansprechen.

 

Social-Media-Kanäle bespielen

Begleiten Sie die Messetage mit regelmäßigen Posts und Updates in den sozialen Medien. Teilen Sie Fotos und Videos von Produktpräsentationen, Vorträgen oder dem Geschehen auf dem Messestand. Machen Sie Ihre Follower rechtzeitig auf Ihre Messe-Präsenz aufmerksam – beispielsweise, indem Sie den Aufbau oder die Anfahrt des Messeteams visuell begleiten. Vergessen Sie nicht, sie zum Teilen der Inhalte zu animieren.

 

Nachbereitung nicht vergessen

Die Messe ist vorbei, der Stand abgebaut – die Pressearbeit ist damit jedoch noch nicht getan. Jetzt gilt es die Messeerfolge zu kommunizieren. Neue Kunden oder gewonnene Kooperationspartner sollten nun im Rahmen einer Pressemitteilung bekannt gemacht werden.

Sie haben neue Medienkontakte knüpfen können? Pflegen Sie diese, indem Sie sie in Ihren Verteiler mit aufnehmen (sofern sie nicht bereits enthalten sind) und notieren Sie im CRM-System, was besprochen wurde und über welche Themen sie schreiben.

 

Fazit

Messe-PR ist effizient und effektiv, wenn sie professionell geplant wird. Wenn von der Planung bis zur Nachbereitung alles stimmt, können Unternehmen nachhaltige Kommunikationserfolge für sich verbuchen.

     

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