Interne Kommunikation mit Digital Signage transformieren – über den Einsatz von vernetzten Bildschirmen

Die digitale Transformation der internen Kommunikation ist im Gange, Unternehmen nutzen bereits Technologien wie Blogs, Intranet, Social Media und Apps. Es gibt eine Technologie, die viele Kommunikationsprofis der internen Kommunikation noch relativ selten auf dem Schirm haben: Digital Signage. Damit sind Bildschirme und Infostelen gemeint (auch in interaktiven und touchfähigen Varianten verfügbar), auf denen dynamisch Informationen gezeigt werden.

Digital Signage verändert die Kommunikation im Unternehmen. Reichten früher die mittlerweile sprichwörtlichen schwarzen Bretter und Aushänge an neuralgischen Stellen, erwarten Mitarbeiter heute wesentlich mehr, um Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu erfahren, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind.

Vor der Herausforderung, ihre interne Kommunikation zu digitalisieren, stehen vor allem Unternehmen, die Mitarbeiter in sehr unterschiedlichen Bereichen haben, teilweise ohne festen PC-Arbeitsplatz. Und die noch viel über Plakate und Aushänge kommunizieren müssen. In Frage kommt Digital Signage für Unternehmen jeder Größe, besonders wichtig ist es bei Firmen mit vielen Standorten und Produktionsstandorten sowie Konzernen. Aber selbst mittelgroße Unternehmen nutzen erfolgreich Digital Signage in ihren Meetingräumen, Empfangsbereiche und in Kantinen.

Vorteile von Digital Signage in der internen Kommunikation

Mit Digital Signage vermittelt man die wichtigsten Informationen unterschwellig, quasi beim Vorbeigehen oder in einer Wartesituation. Es ist schnell, aktuell und dynamisch.
Digital Signage erlaubt in der internen Kommunikation auch ein mehr an Interaktivität, etwa durch touchfähige Systeme oder die Integration von Smartphones. Digital Signage arbeitet stark visuell und mit Bewegtbild, das wirkt besser als statische Motive und Text. Schnittstellen zu allen Datenbanken jeder Art machen daraus ein mächtiges Werkzeug, um die Inhalte aus Kanälen wie Social Media, Blogs, Wikis, Kalender, Wetterdaten und Unternehmensseiten zu nutzen und zu verlängern.

Wie aufwändig ist die Installation eines solchen Informationssystems?

Der Aufwand für die Umsetzung hängt davon ab, ob man als schlanke Lösung „nur“ Bildschirme aufhängt oder eben auch interaktive Kiosksysteme haben möchte. In den meisten Fällen sollte man ein Jahr Projektdauer planen. Dies schließt eine Pilotphase bereits mit ein. In dieser Umsetzungsstufe wird die Lösung auch getestet.

Die folgenden Zeitspannen dienen der groben Orientierung:

• Konzeption von Zielen und Inhalten (1-2 Monate)
• Entwicklung eines Protottypen (1-2 Monate)
• Pilotphase (bis zu 6 Monate)
• Optimierung des Prototypen (1-2 Monate)
• Roll-out in ausgewählten Standorten (pro Standort ca. 1-3 Tage)
• Evaluationsphase (anschließend an Roll-Out, dauerhaft begleitende Maßnahme)

Zu den Kosten: Für eine Einsteigerlösung mit Digital Signage (z.B. mit der Ausstattung für einen Bereich mit drei Bildschirme) ist mit bis zu. 10.000 Euro für Hard- und Software zuzüglich Montage zu rechnen (ca. 1.000 Euro). Eine zusätzliche Ausgestaltung und das Einbinden weiterer Lösungskomponenten geht mit einer Kostensteigerung einher.

Wie funktioniert die Verbreitung der Informationen?

Die Grundfunktionalität ist bei allen Digital Signage-Modulen zunächst gleich. Die Steuerung der Inhalte übernimmt ein Computer im Miniaturformat (Player), der mit dem Internet verbunden ist, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. Die abgerufenen Inhalte wie Werbung oder allgemeine Informationen gibt der Player dann an einen oder mehrere angeschlossene Bildschirme weiter.

Als Redakteur nutzt man eine Content Management Software für Digital Signage Netzwerke wie etwa kompas. Mit der Software kann man Vorlagen nutzen, Inhalte buchen und terminieren, Playlisten erstellen, regelbasiert buchen, Rechte verwalten, Standorte einrichten und das Netzwerk überwachen. Das Tolle: viele Informationen müssen nicht einzeln händisch eingepflegt werden, man kann dynamische Inhalte aus diversen Quellen wie Social Media, dem Intranet, Nachrichtenquellen etc. einbinden und automatisiert ausgeben lassen. Das A und O ist auch bei dieser Form der Kommunikation ein konzeptionelles Vorgehen!

Auch bei Digital Signage gilt: Redaktionsplanung ist die halbe Miete

Am Anfang steht klassische Konzeptarbeit: welche Ziele und Zielgruppen will ich erreichen, welche Botschaften vermitteln? Darauf fußen dann alle Maßnahmen und die konkrete Umsetzung vor Ort. So hat beispielsweise  EnBW bei der Einführung von Digital Signage in der Mitarbeiterkommunikation zunächst ein neues dreistufiges Redaktionskonzept entwickelt: Die in den verschiedenen Unternehmensstandorten installierten Digital Signage Screens stellen konzernübergreifende Corporate News, Informationen aus den einzelnen Geschäftsbereichen und Neuigkeiten zu den einzelnen Standorten dar. So erhalten Mitarbeiter im Vorbeigehen Informationen wie Unternehmensnachrichten, Statistiken, Hinweise zu Veranstaltungen, Kantinen-Speisepläne sowie einen Nachrichten-Ticker und das Wetter auf einen Blick. Durch das Digital Signage System werden die Mitarbeiter auf die Themen im Intranet aufmerksam gemacht. 

Digital Signage ist bei EnBW als Medienkanal in die Redaktionsplanung der internen Kommunikation integriert. Inhalte aus dem konzernweiten Intranet werden auf die grundsätzliche Botschaft verkürzt und zeitgleich zur Veröffentlichung ausgestrahlt. Für einzelne Themen werden Spots mit speziellen Animationen oder Videos erstellt (z.B. Bewerbung der neuen Mitarbeiterzeitschrift, Kampagnenstart) und exklusiv nur auf den Infobildschirmen ausgespielt. Digital Signage ersetzt das Intranet nicht, sondern erweitert es und erhöht die Aufmerksamkeit dafür sogar bei Mitarbeitern, die selten das Intranet nutzen.

Über den Autor: Ibrahim Mazari ist Soziologe und Psychologe und PR-Chef des Kölner Unternehmen dimedis. Das 1996 in Köln gegründete Software-Unternehmen entwickelt webbasierte Softwarelösungen. Schwerpunkte sind Digital Signage, digitale Wegeleitung sowie Besucher- und Einlassmanagement von Messen und Events. Mehr Infos zur Digital Signage Softwarelösung kompas: www.kompas-software.de